尋求通過技術投資來推動業務增長的IT領導者往往背負著巨大的預算負擔，這使得他們增加收入和利潤的任務具有挑戰性，而這在2023年似乎也沒有什么不同。
盡管預計2023年IT預算將平均增長5.1%，但研究機構Gartner公司指出，預計6.5%的全球通貨膨脹率、持續的人才短缺和持續供應中存在的問題是首席信息官在今年實現科技投資價值的三重挑戰。該調查收集了全球81個國家和所有主要行業的2203名首席信息官的調查數據。
雖然有些人會認為，無論分配了多少預算，似乎都不夠多，但事實并非如此。無論獲得的IT預算是多少，只要管理得當，技術決策者就可以有效地利用企業的資源實現巨大的業務利益。為了幫助他們做到這一點，以下是一些來自不同地區和行業的IT領導者關于充分利用IT預算提出的建議。
1.基于收益價值來做出決策
那些沒有大幅增加預算的首席信息官們可能會思考他們需要削減成本的地方(特定的項目、人力資源、某些采購)，以便他們能夠在關注的一些領域支出費用。這就是總部位于印度孟買的Piramal Capital&Housing Finance公司的首席技術官Saurabh Mittal希望IT領導者仔細進行區分的地方。
他說，“企業的技術領導者如果想最大限度地利用有限的預算，就必須區分成本和投資。IT領導者為沒有任何影響力的領域支付費用顯然是成本，而投資則是他們現在支出以在未來獲得數倍回報的領域。技術領導者應該有這種明確的區分，然后積極地降低長期成本，增加投資。”
Mittal表示，當然要做到這一點很有挑戰性，而且是一項需要時間來培養的技能。他所在的公司正在采取技術優先、云原生的方法來轉變貸款服務。
他說，“我花費了一些時間才意識到如何做出正確的技術選擇，需要采用什么系統以及如何擁有它們會影響長期成本。例如，首席信息官可以購買現成的系統，如果現在的許可費是X，只要使用它，那么每年的費用是X的20%，或者他們可以選擇以一種方式來構建系統，其成本是X的1.5倍，長期運營成本只有X的2%，而不是X的20%。保持盡可能低的長期成本總是會為企業創造越來越多的空間來進行有影響力的投資。”
總部位于弗吉尼亞州里士滿的Estes Express Lines公司的數據戰略、商業智能和分析高級總監Bob Cournoyer對如何區分成本和投資進行了闡述。他說：“我們的很多預算決策都是基于收入價值，投資于某項特定技術會給企業帶來什么價值。”
對于貨運公司來說，商業智能是IT技術可以產生頂級影響的一個領域。
Cournoyer說：“我們在倉庫的搬運車輛上安裝了遠程信息處理設備，在叉車上安裝了平板電腦，還有掃描貨物的掃描儀，所有這些都為我們提供了至關重要的商業智能信息。他最近圍繞邏輯數據結構重組了Estes Express Lines公司的數據運營業務，以更好地為客戶服務。他說，“我們顯然不會削減在這里的投資，而是投資那些能夠帶來收益的業務領域。對我來說，問題是如何用更靈活、更具成本效益的新技術取代舊技術。”
2.制定清晰的技術愿景
人們需要對現在的位置和要去的地方有一個清晰的看法，有助于正確地看待一切。正如澳大利亞旅游運營商Journey Beyond公司的IT總經理Madhumita Mazumder所說，“如果我們為IT部門制定了符合企業愿景的適當的戰略計劃，我們就可以在預算范圍內完成任務，并解決六個月或一年之后可能出現的一些問題。”
Mazumdar舉例說明了這一方法，她說：“我們在追求云計算優先戰略方面非常明確。擁有100%云計算基礎設施的愿景使我們能夠在將第三方數據中心遷移到云計算環境中時大幅降低其成本。”
同樣，Mazumdar對外包與內包的爭論也很清楚。她說：“我非常喜歡內包，并支持組建一個團隊，讓他們在內部完成工作。例如，擁有一個內部團隊可以確保所有的網絡設備都能及時100%地打補丁。打補丁是在企業不運營重要業務的情況下的時間進行。如果進行外包，與供應商的協調會變得非常困難，而且很有可能出現問題。例如企業的內部團隊可能在與供應商一起通宵達旦地工作，這似乎是一種浪費，因為可以只支付內部團隊的費用，而不是支付兩者的費用。”
Mazumdar表示，能夠預見到這些額外的成本是確保有足夠的預算來支付費用的關鍵。
她說：“這種關于技術路線圖的清晰性可以使首席信息官防止浪費支出，并更有效地部署節省下來的資本。”
3.充分利用談判技巧
談判技巧對于在商業技術角色中取得成功一直很重要。為了節約投資，IT領導者在新的一年將不得不越來越多地依賴它們。
Cournoyer說：“當維修協議需要續簽時，回到談判桌前，努力協商合理的價格將會有所幫助。”無論是續簽維護協議還是采購任何新的技術解決方案，Cournoyer都傾向于在談判前利用Gartner公司的專業知識。
他說，“作為Gartner公司的合作伙伴，我們從他們的分析師那里得到一些建議，可能是某個特定解決方案的行業普遍價格區間、相關的某些指導方針，甚至是購買補充產品的建議。這為我們在與服務和解決方案提供商打交道時提供了一些有價值的信息，從而有助于節省資本支出。”
技術指導平臺MentorKart公司的董事長、Hero MotoCorp公司的前首席信息官Vijay Sethi表示，削減螺旋式增長的成本的另一種方法是與供應商簽訂長期(三年)合同。隨著成本談判時間的延長，首席信息官們將獲得更好的折扣。
4.只購買自己需要的產品
企業技術領導者正在越來越多地從單一應用程序轉向模塊化應用程序。Cournoyer說，“使用單一應用程序不僅成本高昂，而且無法實現其承諾的價值。雖然首席信息官為了節省成本而向模塊化應用程序轉型，但如果沒有經過深思熟慮，這種轉變可能會對其目的產生不利影響。”
他說，像ERP系統這樣的大型項目就是一個很好的例子。
他說，“我看到很多ERP供應商試圖將他們的解決方案宣傳得更有吸引力，以吸引首席信息官購買。他們的觀點是，首席信息官們應該以折扣價投資于整個解決方案，即使他們不必一次性實現所有模塊化應用程序。”
在這種情況下，銷售策略是首席信息官現在可以實現模塊集價值的最大化，然后供應商可以在首席信息官希望的任何時候回來實施其他模塊。Cournoyer說：“這種方法是有缺陷的，因為首席信息官們仍然在為他們不使用的產品支付費用，只是為了獲得價格折扣，并在這個過程中阻礙了他們的支出。”
5.持續評估基礎設施和項目
軟件構成了企業IT基礎設施成本的主要部分。因此，首席信息官必須評估所部署軟件的最佳使用情況。Mazumdar說，“云計算服務提供商不斷推出更好、更快、更便宜的服務。改用這些平臺有助于節省成本。”他最近將Journey Beyond公司轉型為其聯絡中心的云通信平臺。
他說，“首席信息官們還應該問自己這樣的問題，例如，‘我們是否使用了部署的所有信息?是否使用了正確的云平臺?備份策略是什么?采用了什么存儲設備?’如今，市場上有很多經濟高效的存儲解決方案，可以讓首席信息官免費存儲大量信息。”
MentorKart公司的Sethi表示，在項目層面也可以顯著降低一些隱性成本。
他說，“一個項目可能會被推遲導致首席信息官支付額外的咨詢費用。由于決策緩慢、用戶不可用、需求頻繁變化，甚至團隊成員缺乏能力，也可能會產生額外的成本，從而導致大量返工。隱藏成本的數量巨大，如果控制得當，可能會節省大量成本，從而為首席信息官做創新項目留下資金。”
6.采用分階段的方法
即使預算可能會分配給重要的計劃，首席信息官仍然需要節省他們的支出。這可以通過評估是否可以對項目采取分階段的辦法來實現。Sethi表示：“首席信息官們需要判斷，一個至關重要的全企業項目能否在最初只推廣到一些部門或地點，然后逐漸擴大到其他部門或地點。例如，老舊筆記本電腦的更新是否可以推遲，或者是否可以在某些情況下增加內存，并將這樣的資產壽命延長一兩年?”
諸如此類的延遲策略可以幫助為更多旨在實現頂級業務目標的創新活動留出一些預算，使IT領導者即使在預算緊張時也能進行創新。
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