在“協同辦公類”專場活動中，高端制造、新能源、汽車、醫藥、消費零售等多個領域的CIO及IT決策者們匯聚一堂，展開了熱烈討論與深刻反思。
會議期間，現場氣氛活躍，精彩觀點層出不窮，以下為本次吐槽大會協同辦公篇的主要觀點匯總。(以下涉及到廠商品牌處均以“某”代替。為了讓分享嘉賓能毫無顧慮地展開有深度和廣度的分享，確保現場觀眾能充分汲取實踐經驗和專業知識，D1net不再對大會進行現場直播。如需了解具體內容，未來請現場參加D1net的各類CIO大會。)
IM
1、 國內某知名OA、移動辦公廠商，應用功能與需求不符。以智能合同為例，購買后發現很多需求無法滿足，即使升級到旗艦版也無法解決所有問題。同時，該平臺的應用背后綁定了特定的服務商，限制了我們的選擇。因此，即使該平臺在生態和應用市場上做得很好，但應用功能與實際需求存在差距，且存在綁定銷售的問題。
2、 我們在選型企業溝通工具時遇到了困境。一方面，子公司作為一線與客戶溝通，更傾向于使用微信和企業微信，因為企業微信能更好地滿足他們與客戶貼近的需求。另一方面，作為國資委下屬企業，我們的辦公相關系統需要使用釘釘，因為釘釘與浙江省政府系統集成較好，如浙政釘等。
因此，我們面臨如何整合這兩套體系的困境。目前，子公司已經在企業微信上集成了業務系統，如客服、銷售管理、打卡等，并通過自研方式與企業微信綁定。同時，我們也在考慮與釘釘的集成，如與EHR系統、財務系統的集成，以滿足薪酬、考勤等需求，并考慮到釘釘在浙江省內的政府性背景。
然而，我們仍面臨如何打通企業微信和釘釘的困境，這可能是一個偽命題，因為完全打通兩個封閉的體系難度很大。我們目前還在研究這個問題，并認為可能需要先從業務上考慮是否有必要這么做。
3、我們使用釘釘時，遇到了與ERP或其他第三方系統對接的問題。在釘釘專業版中，有一個叫連接器的功能，它是免費的，可以用于與各種系統進行數據打通和對接。然而，在對接某個特定功能(如合同功能)時，可能會遇到該功能未對外開放或需要額外收費的情況。
在對接過程中，我們可能首先會接觸到釘釘的服務商或代理商，他們可能會提供收費的服務，但經過我們自己的研究發現，連接器功能實際上是免費的。這就讓我們覺得被“坑”了。我們成功地使用連接器功能打通了多個系統，包括金蝶等，而且在這個過程中沒有編寫任何代碼。因此，我們認為，在對接過程中，需要仔細了解釘釘的各項功能和服務，以避免不必要的費用支出。同時，這也提醒我們在選擇和使用企業服務時，要保持警惕，避免被誤導。
4、在前期的選型過程中，我們會特別注意平臺的架構是否支持橫向集成，并且會確保相關的授權和費用在合同中明確寫出，以避免未來的糾紛和后患。
5、我們之前使用企業微信和釘釘作為協同辦公工具。后來，領導決定引入其他協同辦公工具，但面臨以下問題：
(1)三個事業部使用的協同辦公工具不統一，導致信息無法打通。
(2)后引入的工具未與我們的業務系統集成，大部分員工只使用了其基礎功能，且成本上不具優勢。
因此，在選擇協同辦公工具時，要充分考慮自己公司的現有環境和未來發展方向，選擇一個適合自己公司的工具，以更好地提高工作效率和團隊協作能力。
6、協同工具與IM工具的主要區別在于，協同工具更注重流程管理和規范，而IM工具則主要用于日常通訊和信息交互。
協同工具的核心在于“協”，即流程管理。國內企業由于個體思維活躍，需要將這些思維盡量規范并固化為流程，以便在控制范圍內進行變化。而協同工具，如泛微、藍凌、致遠等，都能幫助企業實現這一目標。
飛書發源于互聯網企業，并倡導網狀管理模式。然而，傳統企業很難將管理模式從垂直管理轉變為網狀管理。飛書的一些功能，如公開的工作日歷和飛躍會，需要企業具備相應的管理文化才能用好。因此，企業在選擇協同工具時，需要思考自己的管理模式是否適合該工具。
此外，我認為思維模式的轉變至關重要，尤其是董事長和總經理層面的思維轉變。他們需要看到工具背后的管理文化，并思考自己的企業是否具備使用這些工具的前提條件和變革能力。如果企業能夠灌輸相應的思維模式，并選擇合適的協同工具，就能實現數字化轉型和快速發展。
7、我們如何陪乙方去成長，發現問題以后，如何讓乙方成為我們的左膀右臂，幫我們提供價值，這是關鍵。
OA
1、在協同辦公軟件的選擇上，我認為低代碼平臺是一個很好的選擇。這樣的平臺允許我們自己做一些定制化的工作，不完全依賴乙方。通過學習和實踐，我們能夠更好地實施和優化協同辦公軟件。
此外，我認為選擇一個開放性的平臺也很重要，通過與ERP等系統的集成，我們可以實現更多的功能，如采購價格的歷史查詢和趨勢分析等。
2、 我們在選型和實施協同辦公軟件時，需要充分考慮企業的實際情況和管理文化，選擇適合的軟件，并讓業務部門自發地感受到OA系統的好處。同時，管理人員需要冷靜分析需求，確保系統的實施能夠真正提高企業效率和價值。
3、國內某數字化運營平臺，功能強大，但是本地服務很弱，這可能是因為本地服務團隊的能力不夠強。同時，該平臺的升級遇到了問題，原因是底層架構編碼設計存在缺陷。盡管能理解產品更新中的不足，但售后服務不到位讓我難以接受。我建議面對OA產品大版本升級時，先觀望，因為首批嘗鮮者往往面臨較多困擾。
人力
1、某人力資源科技公司，其SaaS產品雖然有豐富的標準功能，但二次開發困難，不支持企業特殊需求，如雙組織架構等，且開發周期長，令人失望。
2、某企業數智化軟件與服務提供商，其產品沒有滿足我們生產計劃與人力資源管理的難題，升級后問題未解反增新困擾，HR系統數據的準確性需要我們反復核對。
我們現在需要費控預算一體化軟件，希望實現銀企互聯、稅務發票池管理、預算費控功能，并且實現全系統協同。
3、某人力資源管理某廠商，我們在與其合作時，歷經四任項目經理最終才得以上線，但薪資自動核算功能未達到預期效果。之后我們換了兩家供應商，現在基本實現了薪資自動化，但是部分數據需要手動導入。我們計劃明年與OA打通，實現全面主動核算。
在財務共享項目上，我們選擇了某專注于協同管理軟件領域的廠商，承諾提供包括人力、電采等在內的所有軟件系統，但在實施過程中，提供的咨詢顧問質量不佳，導致整個項目推進困難。
4、人力資源管理軟件某廠商，其底層架構存在兩大問題：表命名不清晰，讓人難以明確每個表的具體用途;存儲冗余，系統中存在大量的存儲，這給開發工作帶來了很大的困擾和不便。
為此，我們采取的解決方案是：直接進行數據庫對接，沒有采用復雜的接口，而是直接將數據操作做到表中，以簡化開發流程和提高效率。
5、對于人力、財務系統的看法：
(1)主數據升級需謹慎：人力平臺作為公司內部全協同能力的核心組成部分，其主數據的升級需特別小心，因為這將直接影響公司內部的整體協同效率。
(2)避免SaaS閉源風險：選擇系統時，需考慮其開放性和靈活性。SaaS閉源系統可能導致業務形態無法被充分支撐，如只有一套組織架構而無法滿足企業實際管理需求中的法人架構和管理架構兩套體系。
(3)確保系統兼容性和產品化：在升級或選擇系統時，需確保系統具有良好的向下兼容性和歷史數據兼容性。同時，產品化不應僅是一錘子買賣，而應考慮到系統的長期穩定性和可持續性。
(4)重視人員穩定性和專業性：乙方團隊的人員穩定性和專業性對甲方項目的支撐和賦能至關重要。頻繁更換項目經理等關鍵人員會給項目帶來重大挑戰。
(5)加強頂層共識和體系建設：在與乙方合作時，需尋找頂層的共識，確保雙方對項目目標和需求有清晰的認識。同時，構建一張網的布局和體系化的建設也很重要，通過組合拳的方式為項目賦能，而不僅僅是解決單一的人力資源基本信息管理問題。
費報系統
1、我們使用的系統和某供應商提供的費控報銷管理系統在對接上存在問題。進行二次開發之后，一旦項目科目或部門架構發生變化時，系統就無法自動推送報表，需要聯系系統方和該軟件服務供應商兩方進行二次開發，不僅增加了經濟成本，還延長了時間成本。
項目管理
1、某知名軟件研發管理軟件，其宣傳靈活可配，但實際操作中，因包含眾多規則，難以與我們的項目流程順利結合。尤其在流程串聯方面，如需求、bug與流程的關聯方面表現不佳。
CRM
1、某CRM軟件服務提供商，其平臺本身很好，但在實施過程中，老板的需求過于靈活和開放，導致該平臺無法滿足需求。
2、作為通用軟件產品，不可能完全匹配個性化需求，為解決這些問題，企業應該自開發。自開發是低成本、高適配的解決方案，對企業做大做強至關重要。我認為IT部門不能完全依賴乙方，而是要采用自開發方式，推動企業正向發展。我們需要有老板思維，從根本上解決問題。
合同管理
1、某電子合同平臺，系統不夠靈活，初期說能定制，結果只有幾個模板。企業發展后，合同條款需微調，但系統不支持，造成困擾。
2、合同的智能審查可以通過AI技術外掛來解決，而不是集成到現在的合同管理體系中。
如何解決乙方廠商報備的問題?一種是用公司不同的法人主體，找本地公司及其支持團隊報價，前提是內部IT財務支出能支持。另外，可以選擇自己組建團隊。
3、尋找源頭廠商或乙方服務商，最快捷的方式是通過圈子找。例如找范總，他手里資源豐富，有口碑背書。圈子對CIO們很重要。
(未完待續)
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