在上一篇文章中，我們邀請OA系統(tǒng)行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)廠商華天動力的市場總監(jiān)陳先生，談了免費OA系統(tǒng)的兩個問題：有哪些免費OA系統(tǒng)？免費OA系統(tǒng)有什么好處？
今天，我們繼續(xù)談?wù)劻硗鈨蓚€問題：
3、免費OA系統(tǒng)有什么問題？
凡事總是有利有弊，既然你享受了“免費”的好處，總要在其他方面承擔“免費”帶來的問題、風(fēng)險和代價。這是很正常，也很合理的事情。
那么，免費OA系統(tǒng)會有什么問題呢？
1）價值問題
在上文中，我們提到絕大多數(shù)免費的OA系統(tǒng)功能都很簡單，技術(shù)也比較低端，無法滿足用戶的個性化需求、復(fù)雜的流程管理需求，和全面協(xié)同辦公的需求，這樣的系統(tǒng)能夠能給企業(yè)帶來多大的價值，都值得商榷。
有的企業(yè)抱著“試試看”的想法，使用了免費OA系統(tǒng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)功能太簡單，沒什么大的作用，還以為所有的OA系統(tǒng)都這樣，覺得OA系統(tǒng)不過如此，這就造成了很大的誤解。
2）安全問題
無論是哪種類型的免費OA系統(tǒng)，都在安全性上存在很大問題，包括數(shù)據(jù)的安全性以及運行的安全性。
作為企業(yè)內(nèi)部溝通和管理的工具，企業(yè)必然要在OA系統(tǒng)中傳遞、共享大量的業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)和各類文檔，而免費OA系統(tǒng)通常架構(gòu)脆弱，漏洞多發(fā)，是否存在后門也是未知，如果這些資源外泄，必將給企業(yè)帶來嚴重的損失。
由于免費的OA系統(tǒng)設(shè)計不完善，很容易發(fā)生宕機、掉線、丟失數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，這也會給日常使用造成很大困擾。
3）服務(wù)問題
OA系統(tǒng)的服務(wù)可以分為三大類，一類是日常使用的支持，比如有哪些功能不會用了，可以尋求廠商的支持；第一類是個性化開發(fā)的支持，比如有什么個性化的需求，請廠商來做二次開發(fā)；第三類是系統(tǒng)升級的服務(wù)，保證系統(tǒng)處于最佳狀態(tài)和最新功能。
對這三類服務(wù)來說，免費OA系統(tǒng)都很難做到。相對來說，云OA的服務(wù)更有保障一些，因為它是提供統(tǒng)一在線服務(wù)的，可以實時維護、更新云平臺。但是對于第二類服務(wù)，他就比較難辦了，有的收取很高的開發(fā)費用，有的根本就無法提供。
4）數(shù)據(jù)遷移問題
免費OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移和保存是個大問題，傳統(tǒng)OA廠商提供的免費版通常采用了和主打產(chǎn)品不同的技術(shù)平臺，如果你想升級到更高的版本，并且把數(shù)據(jù)也直接遷移過去，對不起，實現(xiàn)不了。只能重新購買，重新設(shè)置，重新錄入。
而云OA中的數(shù)據(jù)遷移和保存同樣比較困難，你的數(shù)據(jù)被全部保存在廠商的云服務(wù)器上，只要你使用了這套系統(tǒng)，要么一直用下去，要么完全丟掉不用。
至于破解版的OA系統(tǒng)，更是難說了，不知道哪一天就會丟掉所有數(shù)據(jù)。
5）隱形成本問題
免費OA系統(tǒng)真的免費么？不見得。
我們知道，免費OA系統(tǒng)通常只提供了最低保障的許可用戶數(shù)和功能，如果你要增加用戶，拿錢；如果你要增加功能，拿錢；如果你要做一點個性化開發(fā)，拿錢；如果你要一次單獨的服務(wù)或培訓(xùn)，拿錢。
別以為每次拿的錢不多，累積起來，可能足夠你購買一套終身授權(quán)的專業(yè)OA系統(tǒng)。
而且，免費OA系統(tǒng)一旦出了問題，可能給整個企業(yè)帶來難以挽回的損失，這些損失包括經(jīng)濟成本、時間成本、精力成本等等，這就更得不償失了。
4、什么企業(yè)在使用免費OA系統(tǒng)？
目前，免費OA系統(tǒng)的主要用戶群體是小微企業(yè)、工作室、虛擬團隊、服務(wù)行業(yè)內(nèi)的小企業(yè)，以及大企業(yè)中的小部門。他們的共同特點就是人數(shù)少，需求簡單，基本上只要能實現(xiàn)信息、文件的傳遞和共享就可以了。
看來，天下沒有免費的午餐，尤其是對于企業(yè)級應(yīng)用來說。免費OA系統(tǒng)看起來很美，但也隱藏著大量的風(fēng)險和成本。
要省錢，還是要省心，企業(yè)還是根據(jù)自己的情況謹慎選擇吧。
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