OA系統如何重要的話題已經無需討論了，現在，人們更關心的是，怎么做才能讓OA系統達到預期效果。

這并不是一件很容易的工作，事實上，很多企業投資不菲上馬了OA系統，卻不知道怎么去用好，使得OA系統的價值遠未發揮出來，不但沒有達到預期效果，甚至于對OA系統還產生了誤解和懷疑。

在國內領先的OA系統品牌華天動力的項目總監萬先生看來，OA系統的使用是一項系統工程，項目失敗往往是一系列原因疊加的結果。從項目的生命周期來梳理，企業需要在每一個階段認真、細致的做好每一項工作，才能確保項目的成功。

具體包括哪些階段和哪些工作呢，萬先生做了詳細的解釋：

1、 預期是什么?

既然說要達到預期效果，那么首先需要清楚的就是：預期目標是什么?

這個目標必須是清晰、細致、量化的，而不是籠統、模糊、龐大的。如果說你的目標是提升辦公效率，那么就要清楚是提升哪些工作的效率，提升到什么程度;

如果說你的目標是規范辦公流程，那么就要清楚是規范哪些辦公流程，這些流程現存的問題是什么，要如何實現規范和效率的統一;

如果說你的目標是實現知識管理，那么就要清楚什么是知識管理，隱形知識怎么管理，顯性知識怎么管理，知識管理的體系、文化、目標是什么……

需要注意的是，OA系統只是一個管理工具，制定目標時不能太理想化，而要結合企業的實際，制定可行的目標。

2、 產品要對路

任何美好的愿望，都要落實在產品上。選對了產品，就是成功的一半，選錯了產品，就會繞很多彎路，甚至完全迷路。

目前市場上的OA系統產品雖然很多，但是成熟、專業的卻只有幾家而已，包括華天動力、泛微、致遠等。這些產品都有自己的特點，有的適合你，有的卻并不適合你，企業要根據自己的需求、預算、實力來選擇對路的產品，才能在后期的實施、使用、服務等工作中事半功倍。

3、 實施要講政治

OA系統的實施是一項非常講究方法和策略的工作，最要不得的就是眉毛胡子一把抓，不分輕重緩解，把實施周期搞得很長，弄得人人怨聲載道。

所以項目主管必須設置清晰的階段目標，先易后難，循序漸進，重點突破，要能夠讓企業的管理者和員工在最短的時間內了解系統，感受到系統帶來的便利性，而不是感到麻煩，為后續使用打好基礎。

4、 軟硬兼施的保障

OA系統實施后，需要企業制定相應的規章制度來保障落實，而不只是口頭上的鼓動和約束，也不是發一則通知了事。

這項制度應該是“軟硬兼施”的，對OA系統的主要功能、使用方法、使用規范，以及相關責任人都應該有明確的規定。對好的行為給予獎勵，對不遵守規定的行為進行處罰，核心目的在于培養員工使用OA系統辦公的習慣和氛圍。

5、 動車效應

OA系統的使用和動車的運行如出一轍，我們稱之為“動車效應”。

首先，最高管理者就像火車頭一樣，要帶動整個列車的前進，以前有句老話叫“火車跑得快，就靠車頭帶”。OA系統是否能否用好，最高管理者的帶頭作用非常關鍵。

其次，中層管理者就像車廂之間的動力一樣，連接起各個車廂(員工)，并為列車增加多重持續動力，讓列車跑得更快。

如果說傳統的辦公方式就像馬車，那么使用OA系統后就像火車，而良好的使用就能達到動車的效果。