技術預算的藝術
來自財務領導者的建議常常會對非財務領導者在預算決策和計劃中投下負面的影響。然而，重要的是要記住，裁員和預算削減并不是節流成本的唯一策略。利用技術預算提供了一個可行的解決方案。這一策略使得首席信息官能夠在不裁員或削減預算的情況下降低成本，同時保留員工并繼續可能被取消的項目。
包括CRM、云服務和數據服務、計費、軟件、網絡存儲、業務流程外包、電信服務和數據中心技術等類別在內的技術及技術相關支出，代表了重大的開支。這一領域減少開支將帶來實質性的節省。
大西洋航空公司的故事
最近，我與大西洋航空公司的首席信息官Tracy Mozena進行了一次深入的交談，她分享了她在管理技術預算方面的經歷。大西洋航空公司是航空地面支持服務行業的領導者，其案例生動地展示了組織通過利用技術預算可以獲得的顯著財務收益。
Tracy曾在一個擁有五家企業的管理公司擔任IT職務，并為這一集團公司做出技術決策，以便從規模經濟中受益。新冠疫情的影響觸發了所有這些公司的剝離，大西洋航空是倒數第二個被出售并被KKR收購的實體。在那筆交易之后，Tracy隨大西洋航空一起轉移。
為五家公司合并后制定的技術決策，對于大西洋航空在剝離后的前進策略來說，未必是最佳選擇。他們引入德勤對情況進行評估，德勤的分析后建議進行相當多的外包。Tracy的團隊大約有30人，無法支持這種模式。
大西洋航空的首席財務官引入了他過去合作過的AIQ，來評估他們的技術開支。大西洋航空的采購團隊僅有兩人，主要專注于采購燃料——公司最大的成本，而不是IT。這一舉措加深了Tracy對于變化過快的初步擔憂。然而，她對AIQ數據驅動的過程以及他們推動的顯著成本節約印象深刻，這讓她相信有潛在的大幅節約空間。令人鼓舞的是，少數幾個技術類別對費用節約有顯著影響。
AIQ與大西洋航空的合作涵蓋了對技術開支的高層評估、識別潛在節省最大的技術類別、執行多個采購拍賣，并提供準備執行的談判合同。Tracy贊賞的不僅僅是成本的關注，還包括服務水平協議（SLA）和支持。她需要考慮她的小團隊支持并推出任何變更的能力。AIQ甚至幫助他們以正確的價格和支持級別找到了合適的合作伙伴。Tracy認為結果非常顯著：
• 到目前為止，總節省已超過100萬美元（還有更多即將到來），盡管項目只完成了部分，但已超過大西洋航空對其私募股權的節省承諾。
• 對四個技術類別進行了拍賣：托管語音、移動性、硬件和安全攝像頭。這些平均節省了30%以上，其中一個類別節省了70%以上，另一個幾乎節省了50%。
關鍵收獲
大西洋航空的故事強調了幾個重要點：
1. 創新的商業策略：采購咨詢和采購拍賣不是IT和采購常用的策略。然而，大西洋航空的成功證明了其在推動顯著成本節約方面的有效性。
2. 擁抱數據驅動的決策制定：AIQ嚴格的數據驅動過程建立了信任，并使大西洋航空更容易接受變化。
3.合作至關重要：在金融、采購和IT部門之間的跨部門合作對于技術成本收割計劃的成功至關重要。
4.關注價值，不僅是價格：最低出價者并不總是贏家。還需要考慮非價格因素，例如維持業務連續性的重要性。
5.變更管理至關重要：一個明確定義的變更管理計劃可以幫助減少干擾，并確保順利過渡到新供應商。
當我詢問Tracy對其他首席信息官的建議時，她說，“對使用像AIQ這樣的公司持開放態度。不要抵觸對你的合同和成本進行審查。技術變化如此之快，即使是兩年前的決策也可能值得重新評估，因為競爭和定價動態變化迅速。此外，你必須愿意在所有談判之后做工作，因為在企業中變更技術是一項艱苦且耗時的工作。不要貪多嚼不爛。”
通過跟隨大西洋航空的引領并實施以數據驅動的技術預算資本化方法，企業可以實現顯著的成本節約，而不犧牲質量或服務，這種方法可以釋放資本用于推動增長和盈利能力的戰略投資。
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