提高IT團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力始終是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，然而在當(dāng)今非凡的業(yè)務(wù)環(huán)境中，確保IT達(dá)到或超過所定義的目標(biāo)確實(shí)是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。
這是一個(gè)考驗(yàn)IT領(lǐng)導(dǎo)者勇氣的時(shí)代。好的一面是，任何能夠熟練地帶領(lǐng)自己的部門渡過當(dāng)前困境的人，都將從當(dāng)前的危機(jī)中脫穎而出，并能夠擁有在極端壓力下取得成功的可靠聲譽(yù)。
以下是7種可以用來提高IT團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力的方法：
1.保持系統(tǒng)的開放和可用
現(xiàn)在不是躲在緊閉的辦公室門后的時(shí)候了。“當(dāng)下，領(lǐng)導(dǎo)力的軟肋對(duì)生產(chǎn)力的影響比任何其他的事情都要來的更大。”分析軟件公司SAS的首席信息官Jay Upchurch表示。Upchurch建議，要盡早、頻繁地與團(tuán)隊(duì)成員溝通，要有同理心，每天花點(diǎn)時(shí)間表達(dá)對(duì)員工辛勤工作的感激之情。“如果我們致力于這個(gè)模型，我們的IT生產(chǎn)力在這個(gè)困難時(shí)期應(yīng)該就可以保持高水平。”他說。
現(xiàn)在也不是揮舞大棒的時(shí)候。支付解決方案提供商Ingenico的全球?qū)W習(xí)主管Steph Crowe表示，雖然時(shí)限和其他指標(biāo)會(huì)是有用的績(jī)效指標(biāo)，但它們應(yīng)該更被視為一種支持和規(guī)劃?rùn)C(jī)制，而不是懲罰機(jī)制。“現(xiàn)在是和你的員工一起匯報(bào)的時(shí)候了，而不是去檢查他們。”
2.保持冷靜和穩(wěn)定
IT團(tuán)隊(duì)希望領(lǐng)導(dǎo)者能夠提供指導(dǎo)和支持，所以不要失去控制或顯得猶豫不決是很重要的。“你必須認(rèn)真覺察自己和自己的焦慮情緒。”錫拉丘茲大學(xué)的馬丁•J•惠特曼管理學(xué)院負(fù)責(zé)營(yíng)銷/溝通的副院長(zhǎng)兼首席信息官Kevin J. Bailey建議。不要讓你的焦慮去影響微觀管理。“如果你的團(tuán)隊(duì)感覺到你不相信他們能完成他們的工作，會(huì)讓他們非常沮喪。”他說。
即使是在這個(gè)全球混亂的情況下，維持一個(gè)穩(wěn)定的現(xiàn)場(chǎng)和遠(yuǎn)程工作環(huán)境也是很重要的。“每個(gè)人都在處理與這場(chǎng)大流行有關(guān)的個(gè)人問題，因此，努力保持冷靜并向團(tuán)隊(duì)提供指導(dǎo)，幫助他們適應(yīng)移動(dòng)員工的隊(duì)伍是很重要的。”電子郵件安全服務(wù)提供商Zix的首席信息官Sheila Carpenter表示。“在業(yè)務(wù)方面，制定危機(jī)計(jì)劃并確保業(yè)務(wù)連續(xù)性是最重要的。”
3.與你的團(tuán)隊(duì)保持密切聯(lián)系
在當(dāng)前的危機(jī)中，IT團(tuán)隊(duì)能否通過溝通和協(xié)作技術(shù)(如Zoom、WebEx、Slack和Microsoft teams)來與領(lǐng)導(dǎo)和同事保持持續(xù)的聯(lián)系是至關(guān)重要的。準(zhǔn)確的項(xiàng)目、票據(jù)和任務(wù)管理對(duì)于確保每個(gè)人都在優(yōu)先處理最重要的項(xiàng)目也非常重要。
“IT團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該針對(duì)最關(guān)鍵的最終用戶問題來建立一個(gè)分類流程，”虛擬法律公司VLP law Group的創(chuàng)始人兼管理合伙人Tim Bowers建議。“我們的IT團(tuán)隊(duì)還在使用一種特定的方法來跟蹤和記錄票據(jù)以及任務(wù)的進(jìn)度，這樣當(dāng)某個(gè)人需要將任務(wù)傳遞下去時(shí)，另一個(gè)人就可以從最后一個(gè)人離開的地方無縫地接起任務(wù)了。”
作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，要謹(jǐn)慎而有規(guī)律地進(jìn)行簽到。惠特曼管理學(xué)院的IT部門在每個(gè)工作日的早晨都安排了一個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)議。“每個(gè)人都有自己的攝像頭，所以我們可以使用facetime。”Bailey說。“這是一個(gè)讓每個(gè)人都能得到他們所需要的答案的時(shí)間，讓他們的一天有一個(gè)最好的開始。”
他努力保持著有規(guī)律的生活習(xí)慣，以提高工作效率、職業(yè)精神和其他積極的行為，Bailey說。“我希望我的團(tuán)隊(duì)在每次會(huì)議上都能出現(xiàn)在鏡頭前。”他說。除了允許員工和管理層設(shè)定和跟蹤目標(biāo)、討論任務(wù)和解決問題外，視頻會(huì)議還會(huì)鼓勵(lì)與會(huì)者穿得體的衣服。“這會(huì)讓他們?cè)谛睦砩蠟?lsquo;上班’做好準(zhǔn)備。”Bailey指出。
4.保持協(xié)調(diào)
由于業(yè)務(wù)優(yōu)先級(jí)處于不斷變化的狀態(tài)，IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該努力確保所有團(tuán)隊(duì)成員都知道他們的任務(wù)，并且知道他們應(yīng)該如何以及在何時(shí)處理這些任務(wù)。
“優(yōu)先級(jí)已經(jīng)發(fā)生了變化，你不應(yīng)該假設(shè)你的團(tuán)隊(duì)知道在這個(gè)轉(zhuǎn)變期間什么是重要的。”管理服務(wù)和云服務(wù)提供商Carousel Industries的首席技術(shù)官Jason Viera表示。“明確列出優(yōu)先事項(xiàng)，讓每個(gè)人都能夠知道如何衡量進(jìn)展和獲取成功。”Viera還建議讓工作人員隨時(shí)了解已完成的工作和未來的任務(wù)。“這可以讓每個(gè)人都專注于正確的目標(biāo)。”他解釋道。
Viera還強(qiáng)調(diào)了將工作組限制在可管理范圍內(nèi)的重要性。“如果你的會(huì)議平臺(tái)有休息室功能，那就利用它，這樣人們就可以在較小的小組中討論目標(biāo)問題，而不會(huì)影響更廣泛的討論。”他建議說。團(tuán)隊(duì)成員也應(yīng)被要求避免在小組會(huì)議期間執(zhí)行諸如發(fā)電子郵件或短信之類的次要任務(wù)。“通過專注于討論，每個(gè)人都能完成更多任務(wù)。”Viera說。
5.建立高效的流程
Crowe說，她堅(jiān)信應(yīng)該使用分層的支持方法，將最艱巨的任務(wù)與擁有最高技能的IT團(tuán)隊(duì)成員相匹配。“應(yīng)該通過簡(jiǎn)短但相關(guān)的工作幫助或信息圖表，甚至是通過知識(shí)庫能夠輕松訪問的簡(jiǎn)短培訓(xùn)視頻，來支持操作查詢和重復(fù)出現(xiàn)的問題。”她指出。“讓IT團(tuán)隊(duì)成員能夠深入研究棘手的故障排除問題--這是我們大多數(shù)熱愛技術(shù)的人都會(huì)喜歡做的事情。”
雖然一個(gè)設(shè)計(jì)良好的票務(wù)系統(tǒng)可以在平時(shí)提高IT生產(chǎn)力，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員分散在不同的位置時(shí)，它也確實(shí)證明了它的價(jià)值。“系統(tǒng)或應(yīng)用程序不必是最高級(jí)的;它只需要有能力跟蹤請(qǐng)求，讓所有團(tuán)隊(duì)成員都可以被看到，指派IT人員參與工作，并在工作流程中更新工作狀態(tài)。”Ilona Davis建議道，他是會(huì)計(jì)和咨詢公司Baker Newman Noyes的商業(yè)和技術(shù)實(shí)踐負(fù)責(zé)人。
保險(xiǎn)公司Aflac的高級(jí)副總裁兼首席數(shù)字信息官Rich Gilbert說，當(dāng)前的危機(jī)迫使他徹底改變了他的敏捷團(tuán)隊(duì)的工作方式。“對(duì)于敏捷IT團(tuán)隊(duì)來說，這意味著需要使用Microsoft teams和Slack等協(xié)作工具來保持項(xiàng)目進(jìn)度。”他解釋道。“盡管疫情大流行帶來了破壞，但就我們所看到的交付情況而言，整體生產(chǎn)率卻沒有降低。”
自動(dòng)化是IT領(lǐng)導(dǎo)者在不依賴現(xiàn)場(chǎng)人員的情況下最大化生產(chǎn)力的另一種方式。“自動(dòng)化常見的任務(wù)和修復(fù)，遠(yuǎn)程監(jiān)控和管理機(jī)器，可以顯著提高效率。”Bowers說。“在我們的團(tuán)隊(duì)中，如果一臺(tái)遠(yuǎn)程筆記本電腦的磁盤空間警報(bào)較低，它就會(huì)自動(dòng)打開一張罰單，并啟動(dòng)一個(gè)腳本來清除不必要的臨時(shí)文件。”他說。VLP還在使用腳本自動(dòng)化來卸載遺留應(yīng)用程序并安裝新的替代程序。“這讓我們的團(tuán)隊(duì)可以在周末部署新應(yīng)用，而這對(duì)終端用戶來說影響較小。”
6.承認(rèn)和獎(jiǎng)勵(lì)成就
承認(rèn)成就，無論大小，通過肯定個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的工作都是重要和值得贊賞的，這可以鼓勵(lì)生產(chǎn)力。“這種類型的溝通在保持員工敬業(yè)度和整體生產(chǎn)力方面起著重要作用。”Gilbert建議。
Gilbert也承認(rèn)，由于目前只有少數(shù)團(tuán)隊(duì)成員在遠(yuǎn)程工作，他不得不想出一些有創(chuàng)意的方法來保持員工的參與度和鼓舞士氣。“我們?cè)谝曨l會(huì)議上度過了虛擬的快樂時(shí)光，我向整個(gè)部門發(fā)送了視頻信息。”他說。“我也會(huì)和我的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行個(gè)人簽到。”
Bowers建議，對(duì)于不同類型的成就，可以向團(tuán)隊(duì)成員提供小額獎(jiǎng)金。“例如，如果一個(gè)終端用戶給了一個(gè)技術(shù)支持一個(gè)良好的評(píng)級(jí)，這個(gè)技術(shù)支持就會(huì)獲得一些獎(jiǎng)金。”他解釋說。Bowers還喜歡這樣一個(gè)想法:如果團(tuán)隊(duì)成員為同事或客戶提供了超乎尋常的幫助，他們也可以給彼此提供小額現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)。“這些獎(jiǎng)勵(lì)可以兌換成禮品卡或其他獎(jiǎng)品。”他說。
7.提供支持
強(qiáng)調(diào)保持健康的工作和生活平衡的重要性可以讓團(tuán)隊(duì)成員感受到被支持和被欣賞。“在這段困難時(shí)期，提供靈活性，或表達(dá)對(duì)改變?nèi)粘贪才呕蚣彝ド顑?yōu)先事項(xiàng)的同事表示同情，將有助于員工保持高效率。”Carpenter建議。
可以考慮每個(gè)工作人員的獨(dú)特情況。比如，可能需要根據(jù)個(gè)人生活的需要而安排不同的工作時(shí)間，比如當(dāng)家里有孩子的時(shí)候，Davis說。“IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該擁抱那些支持遠(yuǎn)程工作環(huán)境的技術(shù)所帶來的靈活性，并相應(yīng)地調(diào)整預(yù)期。”她指出。
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