隨著世界各地的組織都在調(diào)整以適應(yīng)在家辦公，主管們想知道他們?cè)撊绾喂芾碜约旱膱F(tuán)隊(duì)。最終目標(biāo)是盡快實(shí)現(xiàn)最高工作效率，但如果沒(méi)有計(jì)劃，這是不可能實(shí)現(xiàn)的。我的團(tuán)隊(duì)已經(jīng)完全處于遠(yuǎn)程辦公方式超過(guò)15年了。我將在下面分享一些我們的經(jīng)驗(yàn)，但在此之前，我想請(qǐng)你先審視一下自己的組織，然后針對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)來(lái)提出這樣一個(gè)問(wèn)題：誰(shuí)是你們遠(yuǎn)程辦公方面的專(zhuān)家?在這種新的工作環(huán)境下，工作最高效的團(tuán)隊(duì)的主管是誰(shuí)?
我之所以首先要問(wèn)這個(gè)問(wèn)題，是因?yàn)槲遗c你分享的所有經(jīng)驗(yàn)都必須根據(jù)你的組織文化、規(guī)模、現(xiàn)有技術(shù)、安全要求等來(lái)調(diào)整。為什么不從組織內(nèi)部開(kāi)始尋找專(zhuān)業(yè)技能呢?你可以通過(guò)尋找高效團(tuán)隊(duì)所具備的一些跡象來(lái)找到這位主管，比如具有明確的工作角色、可交付的工作成果、績(jī)效指標(biāo)、工作量以及他們能夠既完成自己的工作還能幫助他人。他們可能會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議定期進(jìn)行交流(因?yàn)橹車(chē)鷽](méi)有“飲水機(jī)”)，可能會(huì)分享最佳實(shí)踐，以及互相幫助解決每天出現(xiàn)的新難題。他們還可能知道，如果一個(gè)或多個(gè)人生病，而且一段時(shí)間內(nèi)無(wú)法工作，誰(shuí)可以來(lái)?yè)?dān)任這一工作。
當(dāng)找到這個(gè)人后，你可以讓他或她來(lái)講解，管理一支高效虛擬團(tuán)隊(duì)實(shí)際上需要做哪些工作。然后，你可以讓他將這方面的知識(shí)傳授給需要幫助的主管。就像很多專(zhuān)家一樣，遠(yuǎn)程辦公方面的專(zhuān)家可能是本能地完成這項(xiàng)工作，你可能需要提示他來(lái)講解其中的秘訣。
我與我們的遠(yuǎn)程辦公專(zhuān)家特蕾莎·卡娜迪(Teresa Canady)進(jìn)行了交流，以了解她如何使其虛擬團(tuán)隊(duì)高效工作。以下是這次交談所聽(tīng)到的一個(gè)“任務(wù)和技能”列表。
• 為遠(yuǎn)程工作站(包括備用設(shè)備)進(jìn)行設(shè)置、測(cè)試和故障排除
• 預(yù)料到意外斷電，配備備用連接
• 設(shè)定和溝通整個(gè)團(tuán)隊(duì)的當(dāng)前工作量
• 使用RASCI(工作角色定義模型)來(lái)明確與當(dāng)前工作量相關(guān)的工作角色
• 在關(guān)鍵時(shí)刻準(zhǔn)備并主持簡(jiǎn)短的每日“站立”電話(huà)會(huì)議，以檢查工作，排除故障和分享最佳實(shí)踐
• 參加每周的項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r電話(huà)會(huì)議(針對(duì)一線人員)
• 在分配工作和對(duì)團(tuán)隊(duì)成員需求進(jìn)行回應(yīng)時(shí)，請(qǐng)考慮時(shí)區(qū)差異、溝通偏好和學(xué)習(xí)方式
• 與直接下屬和其他主要合作伙伴安排和舉行簡(jiǎn)短且定期的一對(duì)一在線會(huì)議
• 要求提供并回復(fù)每周200個(gè)字的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告
• 通過(guò)電子郵件對(duì)工作給予反饋
• 通過(guò)電話(huà)或視頻對(duì)工作給予反饋
• 為團(tuán)隊(duì)籌備和定期舉行繼續(xù)教育會(huì)議，以傳達(dá)新標(biāo)準(zhǔn)
• 作為虛擬團(tuán)隊(duì)來(lái)慶祝工作成果
• 重新設(shè)定和加強(qiáng)虛擬團(tuán)隊(duì)文化
請(qǐng)注意，每個(gè)短語(yǔ)都以一個(gè)行為動(dòng)詞開(kāi)頭，這樣你就可以告訴其他主管要“去做”某個(gè)項(xiàng)目。而且，每個(gè)任務(wù)都可以一次性解釋清楚。如果你已經(jīng)為這些項(xiàng)目制定了標(biāo)準(zhǔn)，則可以在每個(gè)項(xiàng)目后面附加一個(gè)鏈接。如果沒(méi)有制定標(biāo)準(zhǔn)，你可以通過(guò)讓你的“專(zhuān)家”講述他/她為使每個(gè)項(xiàng)目高效運(yùn)行做了哪些工作，從而有助于將相關(guān)知識(shí)傳授出去。他們只需回答以下問(wèn)題，就可以為每個(gè)問(wèn)題寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)短的文檔(500字)：
• 此任務(wù)的步驟有哪些?
• 其他人在執(zhí)行此任務(wù)時(shí)應(yīng)避免哪些錯(cuò)誤?
• 最佳做法是什么?
• 我怎么知道它是可行的?
可將此內(nèi)容發(fā)給組織內(nèi)的所有主管，以供他們遵循。此內(nèi)容也可以分享給一線的所有人員，以便他們可以幫助其主管提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的效率。
隨著你在居家辦公環(huán)境中不斷提高敏捷性和工作效率，你就可以編輯工作任務(wù)列表，可以改進(jìn)每個(gè)任務(wù)中的問(wèn)題答案，從而不斷提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力和士氣。我可以憑豐富的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)告訴你，如果你創(chuàng)建一些支持遠(yuǎn)程辦公的系統(tǒng)，那么你可以在世界任何地方使遠(yuǎn)程辦公成功高效地運(yùn)行。
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