今天的首席信息官感覺自己就像是一個馬戲團的表演者，需要同時處理多個項目，同時還要確保沒有一個項目會失敗。而這一流行病使得這一問題變得更加緊迫，在家工作的任務與加快數字化轉型的需要有了沖突。然而，很快的，當世界開始從新冠肺炎的大流行中擺脫出來時，隨著遠程工作、安全、數字化轉型 、自動化和其他緊迫的舉措開始要求重新被關注和迅速完成時，這種斗爭就將變得更加激烈。
因為壓力會變得很大，所以重要的是現在就制定策略，計劃如何在不犧牲時間、預算或質量的前提下管理多個重要項目。以下是能夠幫助你不會手忙腳亂的七個小技巧。
1.做一位項目領導，而不是經理
許多IT主管在管理多個項目時常犯的一個嚴重錯誤是，他們只將自己視為是項目經理，而不是領導者。“除了管理預算、進度、范圍、質量和風險之外，你還需要領導團隊成員，”國防公司Raytheon Intelligence and Space的網絡保護服務項目經理Byron Love Sr.解釋道。“認為自己能獨自管理項目的項目經理會導致團隊和組織的失敗。”
成功的領導者會指導團隊和單個項目的經理充當傳感器，如果某個項目遇到了嚴重問題，他們就會立即發出警告信號。“他們會激勵團隊和經理以保持項目正常進行的方式來應用他們的專業知識，”Love說。“項目越復雜，項目數量越多，成功就需要有越多的項目管理領導經驗和人才。”
2.考慮大局
當面對多個IT項目時，清楚地了解當前的企業優先級是非常重要的。通過了解哪些計劃是最迫切需要的，工作人員和其他資源就可以優先分配給高優先級的計劃，而不太重要的項目則可以繼續以較慢的速度前進。“組織對IT提出了許多要求，要求IT開展各種有趣且有影響力的項目，”匹茲堡市創新和績效代理總監Heidi Norman表示。“每一個請求都會有一種緊迫感，而且很多時候，細節都不是很清晰，這就是問題開始萌芽的地方。”
Norman建議與企業管理層和其他關鍵利益相關者建立牢固的聯系，滿足他們的需求和期望，并確定計劃的優先次序，使所有項目都能夠保持在正軌上。“缺乏溝通和對變革管理的過分關注往往是最大的錯誤，也可能是最常見的錯誤，”她說。
零售及消費品咨詢公司Parker Avery Group的高級經理David Birdsall認為，項目管理的成功80%都在于溝通。“你需要能夠報告狀態和關鍵要點，以便組織了解正在發生的事情，”他說。開放式溝通也有助于IT領導者了解哪些項目需要被立即關注，以及哪些項目可以在未來的某個時間點解決。
3.指定一名項目經理
當多個高優先級項目威脅到可用資源時，這可能就是任命一個永久或臨時項目經理的時候了。項目經理可以全職或兼職工作，直接向首席信息官報告，負責處理項目的狀態報告和開發流程，以識別和管理風險，處理行動項目，并在出現懸而未決的問題時予以解決。在許多組織中，項目經理還只是在處理資源和預算管理任務。
項目經理需要通過識別當前企業所面臨的任何關鍵約束或依賴關系來加快項目進度，你需要給單個項目經理更多的時間來專注于核心任務，Birdsall說。“此外，項目經理也可以向每個項目經理提供額外的監督或幫助，以確保任務能夠按計劃進行，”他補充說。
4.相信你的團隊
當一項計劃開始落后于規劃時，許多IT領導者會犯繞過項目經理并試圖自己對計劃進行微觀管理的錯誤。
“他們覺得有必要參與項目的每一個決策，而不是信任他們的團隊并委派責任，”SolarWinds的首席極客Chrystal Taylor說。SolarWinds是一家IT管理和網絡監控軟件提供商。“如果你不能信任團隊在項目中能夠有效地承擔任務，那么你就還沒有為這項工作組建合適的團隊，”她警告說。
除非這些項目恰好是緊密結合或相關的，否則就不要將員工指派到一個以上的項目當中。團隊成員需要能夠專注于手頭的任務，而不是被與另一個項目相關的問題分散注意力。讓團隊成員通過他們的經理來了解情況也很重要。“任務和項目優先級對他們來說不應該是未知或混亂的，”Taylor指出。“走出去，讓人們在自己的技能范圍內茁壯成長，只有在絕對必要的時候介入，指導或重新確定優先事項，才能為每個人帶來成功。”
5.利用自動化
未能使用自動化來加速項目開發的IT領導者從一開始就毫無必要地阻礙了他們的團隊。“尋求提高效率，特別是通過重復性任務的自動化，可以節省大量的時間和金錢，”Taylor說。
自動化可以使復雜的過程更容易重復，更不容易出錯，IT咨詢和技術提供商AIM咨詢公司的工程副總裁Kyle Mizell說。“自動化已經取得了許多進步，減少了人為干預，”他指出。“這些進步將有助于簡化和減少項目發布中的‘活動部件’數量。”
例如，機器人流程自動化(RPA)技術可以使用機器學習(ML)和人工智能(AI)來快速自動地執行許多不同類型的通常來說非常耗時的重復任務，特別是在數據提取和數據遷移的過程中。
6.避免重復
許多IT領導者養成了單獨檢查每個項目的習慣，因此未能主動檢查計劃之間的依賴性或共享交互。相反的，領導者應該與每個團隊領導商議，看看是否有辦法在正在進行的項目之間共享資源，從而加快開發和部署進度。
“處理多個IT項目的最好方法是從幾個不同的角度來分析它們，”軟件培訓公司DevelopIntelligence的IT項目管理講師Ruth Anne Guerrero說。“每一個角度都會檢查一組不同的項目特征，并揭示出可能的跨多個項目協同工作的機會。”
通過多個視角來觀察項目，還可以盡早發現冗余或沖突的需求，同時確保資源的有效利用并最大限度地減少最終用戶的困惑。“用不同的視角，把多個項目放在一起看，可能能夠發現捆綁軟件變更和簡化所有相關項目工作的機會，這對項目資源和他們的利益相關者來說都是有利的，”Guerrero說。
7.瞄準目標
雖然許多IT領導者對他們的多任務處理能力感到自豪，但試圖同時做太多事情會削弱判斷力，從而導致嚴重的錯誤，從長遠來看，實際上也會延長項目的開發時間。“當你分心或組織混亂時，試圖兼顧多個IT項目不僅會影響更廣泛的團隊，還可能會使組織在分配項目資源時更加混亂，”API管理和集成軟件平臺提供商Axway的首席創新和技術官Vince Padua解釋說。
為了實現秩序、結構和穩定性，聰明的IT領導者會拋開雜念，堅持為每個項目都制定一個詳細、一致的計劃。任務管理工具，如Trello和SmartSheet，也允許陷入困境的領導者觀察團隊進度，并將任務分配給特定的個人，同時跟蹤每個項目的每個步驟。
在監督多個項目時，Padua建議從設定目標開始。“知道什么是組織的優先事項，然后嚴格地將你的時間、團隊的努力和資源與總體目標保持一致，”他建議。“這將帶你度過那些需要平衡多個項目并且似乎特別令人生畏的混亂的時期。”
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