啟動一個新的IT項目總是充滿挑戰。再加上疫情大流行、業務不確定性、經濟不穩定以及人員分散，這使得工作變得更加艱巨。
盡管在當今的困難時期，項目主管面臨著諸多障礙，但仍有可能組建一支一流的團隊，以達到甚至超出預期的績效，降低預算和縮短預計時間。其秘訣在于堅持不懈，強大的管理能力以及對最終目標的高度把握。以下七個技巧可有助于您開始工作。
1.開始規劃
在組建新的項目團隊之前，主管需要根據計劃的預期時間、目標和預計的企業價值，確定企業的存在理由。醫院IT咨詢公司HCTec的首席信息官Rob Dreussi說：“界定工作范圍、內部和外部利益相關者、所需的技能和必要的工作量，這對于實現項目目標和確定團隊需求至關重要。”
必須先完成項目規劃，然后再進行任何其他工作，否則企業在開始工作之前就會有很嚴重的問題。安永美洲會計師事務所(EY Americas)咨詢顧問部門的技術轉型主管塔米·阿萊里斯(Tammy Alairys)解釋說：“對于主管而言，在項目開始時這樣做至關重要，從而可確保所有相關人員都與項目目標和預期成果保持一致。”
2.尋找和選擇團隊成員
在設定和理解了項目的任務和目標之后，就該開始組建一支精干的團隊，該團隊會使企業成功完成其目標。項目主管面臨的最大挑戰之一是選擇具備適當產品、技術和協作技能的團隊成員。
“首先尋找幾個在這三個(領域)都具有很高技能的人，然后再尋找其余的團隊成員，他們在一個或兩個領域中具備很高的技能，并且可以優勢互補，”技術研究和咨詢公司ISG的計劃和項目管理總監克里斯·范霍克(Chris VanHoeck)建議道。“不要輕視那些技術強但安靜內向的人，他們可能是具有出色團隊合作精神的人。”
IT托管服務和人員招聘服務提供商Entrust Solutions的IT主管布拉德·威爾曼(Brad Willman)建議，雖然招募擁有各種技能的團隊成員總是好事，但請盡量招募具備軟件或系統專業知識的人員，因為完成項目必須擁有這些知識。他說：“還要尋找那些在工作經歷中具有高效率和團隊溝通能力的成員。”
Mitel公司的IT業務技術副總裁Nicole Athanassiadis表示，她側重于使團隊成員與項目目標相匹配。“我關注于團隊中所需的技術技能。”Athanassiadis認為，每個團隊都應配備一名業務分析師。此人可以與項目主管一起工作，以了解與項目目標相關的業務流程，并可與業務相關者和主題專家進行互動，以了解他們的關注點和需求。她補充說：“該業務分析師可能來自IT組織內部，或來自業務部門團隊，或來自協助實施解決方案的第三方供應商。”
3.指派任務
有多種給團隊成員分配任務的方式。最適合使用的方式取決于項目的復雜性、規模以及是否有第三方(例如供應商或業務合作伙伴)參與。瀑布模式和敏捷模式是使用最廣泛的方式。“傳統上，在瀑布方式中，任務是根據依賴性和工作量來分配的，”阿萊里斯說。“最近，敏捷方法使Scrum團隊和成員擁有更大的自主權來優先處理自己的任務。”
無論使用哪種模式，所有任務都應該是開放的和完全可見的。Dreussi建議：“應該以電子方式分配各項任務，以在整個團隊中建立可見性和問責制。”“一個好的項目管理工具可以顯示整個項目組合中的所有任務，包括預期時間、實際時間和接近實時的里程碑工作的進展情況。”
在項目一開始就告知參與者的確切職責也很重要。Athanassiadis說：“每個團隊成員都應該了解他們所扮演的角色，以及對他們角色所承擔的預期目標。”在管理大型團隊(其中可能包括一些職責重疊的成員)時，任務和角色的認知尤其重要。
4.鼓勵合作
開放、透明的溝通對于成功合作至關重要。范霍克建議：“定期的團隊會議，包括每日站立會議，應關注于手頭的工作以及任何阻礙團隊工作推進的問題。”他解釋說：“當團隊主管鼓勵成員找出(待解決的)問題，然后通過團隊成員的幫助或在必要時尋求團隊外部支援來幫助他們制定解決方案，這就鼓勵了協作，并促進了反饋。”
盡管沒有什么能超越面對面交流的價值，但在當今疫情困擾的工作環境中，面對面交流往往是不可能的。當團隊成員分散在各個不同地點時，視頻會議提供了一個次優選擇，通常也是唯一的選擇。“無論是面對面或是視頻交流，定期的團隊會議和工作檢查對于協作和團隊士氣至關重要，”Dreussi說。
在計劃召開協作會議時，尊重與會者的個人需求和工作日程，這是非常重要的。時間問題通常可以通過全面考慮和靈活性來解決。Dreussi指出：“借助當今的協作技術，我們可以輕松地找到(在線)面對面會議和快速簽到之間的適當平衡。”
5.提供激勵
如果運用得當，激勵是一個強大的項目管理工具。領導者有責任通過將一些看似無關緊要的小任務放到更大的愿景中來激勵團隊。“當最終目標還很遙遠時，領導層應設法慶祝在中期完成的里程碑工作和小的成果，并讓團隊成員獲得應有的認可，以保持他們的動力，”阿萊里斯說。
Dreussi聲稱：“沒有什么神奇的秘訣。”他建議：“如果您想讓項目成功，就必須采用積極的強化工作。”領導者不能只是推出一個項目，然后退后一步，等待每周工作進度更新。“他們必須想辦法來幫助自己的團隊，并在可能的情況下創造出在最初工作范圍以外的更多價值。”
范霍克表示，人們通常認為只有優秀的演說家才能激勵團隊。他說：“雖然這項技能肯定會有所幫助，但當(團隊成員)清楚地看到自己的努力對團隊和組織的成功做出貢獻時，這才是激勵團隊的最好方式。”首先，根據具體情況來安排工作，并告知最終的目標。“此后，請確保每個人都認識到自己的努力如何與團隊和組織的目標相契合。”
商業和技術咨詢服務提供商SADA的首席技術官邁爾斯·沃德(Miles Ward)認為，沒有任何項目存在于真空中。“領導者要對他人進行引領，而不是指手畫腳和在后面閑逛。”
6.處理分歧
只有很少的項目團隊是在沒有經歷內部矛盾的情況下完成自己的目標。然而，這并不總是一件壞事。實際上，建設性的爭論通常可以作為成功解決難題的一個工具。其訣竅在于不允許讓分歧陷入個人爭論或延伸到與當前問題無關的領域。
威爾曼建議，要設法找出爭論的根源。他解釋說：“要明確問題是源于項目本身還是個人分歧，這有助于您找到解決方法。”“作為團隊主管，要明確在解決IT項目團隊的分歧上，你可以提供哪些建議或清晰的項目目標。”如果人際關系問題是問題的根源，威爾曼建議向人力資源部門尋求幫助。
Athanassiadis表示，平息分歧還需要傾聽團隊成員的意見，尊重所有人的觀點。 “所有團隊成員都有不同的觀點，因此，要傾聽，努力理解，然后讓團隊成員回到項目的共同愿景和目標上。”
7.獎勵團隊
慶祝成功是獎勵團隊出色完成工作的一種低成本、高影響力的方式。有形和無形的獎勵都可以幫助團隊成員輕松地回到自己的日常工作角色中，并能鼓勵他們參與未來的項目。Athanassiadis通過給項目參與者提供緩解壓力的機會來獎勵自己的團隊。她指出：“提供一點休息時間總會讓人們很感激。”
范霍克建議，金錢獎勵總會很受歡迎，但應通過人力資源部門及時分發。他解釋說：“在項目結束后等待六個月以獲得獎勵，這并不能帶來積極的強化作用，從而不會延續所期望的行為。”
Athanassiadis還喜歡給她的團隊一些內部和公開的認可。她說：“我通常會發布一些材料來宣傳團隊的工作。”Mitel公司還設有一個正式的表彰項目Bravo Rewards，該項目側重于團隊所取得的重要成就。她指出：“這是一個很好的方式，可以宣揚整個團隊的工作，也可以反映每個人的個人貢獻。”
要點
Athanassiadis指出，任何項目都是一段旅程。“一開始可能會遇到暴風雨，但是沒有什么比帶著成就感結束一個項目更好的了。”
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