在全球信息化時代，使用OA辦公系統實現辦公動化已成為政府單位和企事業現代化管理的必然趨勢。而如何選型OA系統已逐漸成為各家CIO需要面對的難題。那么今天筆者將與各位共同分析CIO應如何選型OA系統以協助企業提高辦公效率、管理決策、管理水平和競爭能力。
筆者認為，對于企事業來說，選型OA辦公系統應分成五步走。
第一步，企業應做好項目規劃和管理，嚴格控制項目目標、項目實施、項目成本、驗收標準、后續服務等內容。選型OA系統對于企業來說并不是小事，相關人員需提前做好相應的計劃。計劃、組織、控制，是管理的三項職能，而作為計劃，是管理工作之先。一項工作，首先要具有計劃，才會有后續的組織和控制，沒有計劃的工作，不叫管理工作。當然，計劃也不是一蹴而就的。它是一個由宏觀到微觀、由粗到細逐漸分解逐漸細化的過程，需要CIO對于OA系統有深入的了解與充分的思考。
第二步，企業應該選擇專業化的OA辦公系統廠商，盡量避免其他軟件開發商或系統集成商。因為OA辦公系統不是這些公司的主業，他們通常采用項目定制的方式來實施，會導致實施周期長、成本高，穩定性和適用性差，后期的服務和二次開發都非常不便，后續費用也很高。而專業的OA辦公系統廠商則會避免這些問題，協助企業在原有管理模式的基礎上決定采用信息化的手段對企業資源進行統一管理和整合，使所有員工能夠協同工作，提高整體運營效率。例如OA行業內三駕馬車——泛微、致遠以及華天動力均能協助企業實現這一目標。
第三步，企業選型的OA辦公系統應該是非常成熟、穩定性、實用性、開放性、易用性都較強的，能夠滿足大規模用戶同時在線使用，并且訪問速度快。在許多公司中，數據孤島、信息孤島、應用孤島，已經成為多年信息化建設后的后遺癥，而解決這些孤島的關鍵因素在于OA系統的開放性，所以CIO選型OA系統應將開放性列入重要標準之中。此外，系統的實施應該簡單，對于標準化的功能，可以快速實施，并簡單培訓后就可以使用，以降低實施周期和成本。在這里，筆者建議各位CIO能夠參考華天動力OA，華天動力OA系統在OA行業內可謂是一股清流，其易用性、開放性、穩定性等方面是許多OA廠商的表率。
第四步，系統應該具有門戶的特點，滿足企業的多層級使用，同時具有嚴密的權限設置和安全防護措施，讓不同級別的用戶可以安全使用。系統應該具有很強的流程管理功能，滿足企業流程規范和流程優化的需求。提到流程，就不能不提到OA行業內的致遠OA與華天動力OA，兩家廠商都提出了工作流概念。華天動力OA作為行業內的工作流管理專家，以工作流為核心，形成開放自定義平臺、智能報表三大核心技術。致遠OA則是提出二元工作流，但是其實只是標準流程和自由流程的別稱。
第五步，系統需要具有平臺化的特點，采用多層架構，具有很強的開放性和靈活性。因為大型企業通常掌握一定的軟件開發技術，因此OA辦公系統最好是能夠提供一個開放性的平臺，讓IT人員利用這個平臺搭建個性化的應用系統，并實現和其他系統的數據整合。類似于華天動力的自定開發平臺就具有這個特點。華天動力OA辦公系統采用Java+多數據庫+B/S+C/S可選的技術組合，具有速度快、系統簡潔、操作簡便、安全性高、容易實施和維護、成本低等一系列突出優勢。
筆者希望通過上述的“五步走”，能夠幫助各位正在選型的CIO解決OA選型的難題。更多OA辦公系統信息請點擊http://www.oa.8000.com
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