作為建設最早，用戶最多、最常用的管理信息化系統(tǒng)之一，OA系統(tǒng)在國內(nèi)大中型企業(yè)中已經(jīng)得到了普遍應用，并成為這些企業(yè)進行組織管理、知識管理、流程管理和集團管控等不可或缺的工具。經(jīng)過多年的發(fā)展，許多企業(yè)的業(yè)務規(guī)模、管理模式已經(jīng)發(fā)生了顯著變化，并由此產(chǎn)生一些新的應用需求，很多原有的OA系統(tǒng)面臨著優(yōu)化、升級。
對此，國內(nèi)知名OA企業(yè)北京慧點科技有限公司（簡稱慧點科技）的OA產(chǎn)品經(jīng)理李小娟指出，OA系統(tǒng)建設不是“一次性”工程，系統(tǒng)建成后的應用深化、系統(tǒng)完善不容忽視。定期檢查OA應用現(xiàn)狀并進行針對性的改善，不僅有助于保持系統(tǒng)的健康、穩(wěn)定運行，更有利于企業(yè)辦公和管理效能的提升。
慧點科技OA產(chǎn)品經(jīng)理 李小娟
避開升級的五大誤區(qū)
李小娟認為，OA系統(tǒng)升優(yōu)化、升級的驅(qū)動力是企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標。但是從目前的情況來看，很多企業(yè)在對OA系統(tǒng)進行優(yōu)化、升級的時候，存在一些誤區(qū)。這些誤區(qū)的存在，使得升級后的OA系統(tǒng)效果通常不盡如人意。這些誤區(qū)主要包括：
其一，為了優(yōu)化而優(yōu)化，盲目地追求技術的先進性，而忽略了企業(yè)的應用需求現(xiàn)狀，造成IT系統(tǒng)和管理現(xiàn)狀不匹配，導致“大馬拉小車”的資源浪費。
其二，過于謹慎、保守，沒有充分考慮技術和管理理念的前瞻性，出現(xiàn)“一上線就落后”的尷尬局面。
其三，過分拘泥于原有系統(tǒng)的操作和部署模式，沒有充分利用先進技術、新模式所帶來的操作便捷和靈活部署優(yōu)勢。這樣做雖然用戶對升級后操作的變化感覺不大，但升級后系統(tǒng)的效率、應用便捷性和用戶體驗的提升卻受到局限。
其四，過于強調(diào)滿足業(yè)務操作層面的需求，而沒有充分考慮企業(yè)管理層的決策需求，造成系統(tǒng)應用無法與企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略相匹配，不能很好地為管理決策提供支持。
其五，系統(tǒng)優(yōu)化、升級工程龐大，對管理層和用戶層的使用習慣改變過大，影響了系統(tǒng)推廣效率和企業(yè)的日常運營管理。
“OA系統(tǒng)與企業(yè)的管理理念和戰(zhàn)略發(fā)展是密不可分的，不能單獨考慮OA系統(tǒng)是否要優(yōu)化、升級。所以，OA系統(tǒng)的優(yōu)化、升級是一項非常復雜的系統(tǒng)工程，要建立在對企業(yè)管理的方方面面再次審視的基礎之上。”李小娟說，“OA系統(tǒng)是企業(yè)管理理念的展示平臺和管理觸角的延伸，OA建設不能脫離企業(yè)管理現(xiàn)狀，而是要滿足企業(yè)的組織架構、人力資源、企業(yè)戰(zhàn)略等方面的管理訴求，成為業(yè)務發(fā)展的IT基礎支撐平臺。”
她補充說，慧點科技長期致力于國內(nèi)大型企業(yè)的OA系統(tǒng)規(guī)劃和建設，已經(jīng)為40余家央企為代表的千余家大型企業(yè)提供了產(chǎn)品與服務，能夠為企業(yè)帶來穩(wěn)定、先進的系統(tǒng)，以及豐富的企業(yè)管理和系統(tǒng)建設經(jīng)驗。
關注大協(xié)同、移動化和數(shù)字化
李小娟認為，企業(yè)在優(yōu)化、升級OA系統(tǒng)時，既要考慮技術的先進性，又要綜合評價企業(yè)的實現(xiàn)需求，充分考慮各個層面的IT訴求，讓OA系統(tǒng)成為一個協(xié)同工作、資源共享、決策支持的管理平臺。
就當前的技術和管理發(fā)展趨勢來看，李小娟認為，OA系統(tǒng)優(yōu)化、升級時應該關注大協(xié)同、移動化和數(shù)字化。“未來改變集團型企業(yè)管理模式的關鍵因素就是IT系統(tǒng)帶來的管理的大協(xié)同、移動化和數(shù)字化。這三個因素將改變企業(yè)內(nèi)部運營管理模式，打破企業(yè)傳統(tǒng)的層級企業(yè)管理模式，推動企業(yè)組織的網(wǎng)絡化和管理創(chuàng)新。”李小娟說。
其中，大協(xié)同是OA價值的重要體現(xiàn)。OA系統(tǒng)的功能已經(jīng)從傳統(tǒng)的郵件和公文管理延伸到企業(yè)協(xié)同辦公和管控領域的方方面面，從傳統(tǒng)的電子化向協(xié)同化和關注管控性發(fā)展。協(xié)同化的OA系統(tǒng)有助于企業(yè)全面提升企業(yè)業(yè)務協(xié)同效率、深化協(xié)同領域的應用深度，同時能將企業(yè)的管理規(guī)范、業(yè)務規(guī)則、管控要求等有效地從原來的文檔直接嵌入到業(yè)務操作環(huán)節(jié)中落地。與此同時，隨著協(xié)同應用的深入，企業(yè)需要考慮各個應用間的連接，建立起業(yè)務系統(tǒng)協(xié)同工作、跨組織層級的運營管理協(xié)同的大格局。這樣，大協(xié)同下的OA應用不僅能固化業(yè)務流程，還能打破部門壁壘，實現(xiàn)以業(yè)務為導向的管理協(xié)同，提高企業(yè)的市場響應速度，強化競爭優(yōu)勢。
移動化已經(jīng)成為OA系統(tǒng)建設的必選項。OA移動化可以釋放管理效能，促進業(yè)務協(xié)同，同時還能簡化、強化內(nèi)部溝通，打造企業(yè)文化宣傳的入口和重要陣地。因為OA系統(tǒng)涉及到的業(yè)務流程較多，而企業(yè)管理還處在不斷調(diào)整、變化中，因此，企業(yè)在進行移動OA選型時，除了要關注移動平臺本身的安全性、響應速度、穩(wěn)定性和操作友好性外，還應該關注其與OA的匹配性。移動OA平臺要與OA系統(tǒng)保持高度一致，而不必因OA系統(tǒng)中的流程、表單的調(diào)整而引發(fā)系統(tǒng)重建，或者帶來大工作量的調(diào)整。據(jù)悉，慧點科技的集團型協(xié)同辦公產(chǎn)品可以幫助企業(yè)搭建一個集協(xié)同辦公、移動審批和在線溝通為一體的即時辦公環(huán)境，幫助企業(yè)建立起高效運營和符合內(nèi)控管理要求的監(jiān)管機制，使得企業(yè)內(nèi)部知識傳遞更加便捷、通暢。此外，慧點科技的移動OA采用配置化實施策略，開發(fā)者僅需對OA中需要移動化的流程或應用進行配置即可實現(xiàn)應用的移動化。
OA系統(tǒng)的數(shù)字化首先服務于企業(yè)內(nèi)部的管理決策支持，促進企業(yè)內(nèi)部管理流程的PDCA精益管理；其次還服務于供應商，這說明企業(yè)的OA系統(tǒng)不再局限于企業(yè)內(nèi)部管理，還強調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的協(xié)同、溝通，打通上下游產(chǎn)業(yè)鏈。李小娟透露，慧點科技的集團型協(xié)同辦公產(chǎn)品，在產(chǎn)品設計時就充分考慮了客戶的數(shù)字化需求，提供效能統(tǒng)計功能，幫助用戶構建能夠滿足各種決策需求的應用。
從源頭上避免推倒重來
隨著管理水平的提升和管理理念的變化，OA系統(tǒng)不可避免地需要升級和優(yōu)化。李小娟告訴記者，如果OA系統(tǒng)的平臺不支持迭代開發(fā)，系統(tǒng)在升級和優(yōu)化時，往往會采用推倒重來的方式，這給不僅給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟損失和升級周期的延長，而且?guī)砗芏嚯[性的損失。比如，管理不能延續(xù)，運營管控不能縱向貫穿，重建的系統(tǒng)不適用于所有成員企業(yè)，用戶使用習慣改變帶來的培訓成本居高不下，系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)孤島林立等。
因此李小娟認為，IT管理部門在做選型時，就應該選擇一個可以支持迭代開發(fā)、平滑升級的基礎平臺，這樣既能快速響應內(nèi)部需求，又能實現(xiàn)系統(tǒng)的平滑升級。她表示，慧點科技的OA系統(tǒng)平臺可以全面滿足集團型企業(yè)的這些需求，并已在大型集團企業(yè)中廣泛推廣應用。
李小娟強調(diào)，集團型企業(yè)具有管理方式和成員組成、業(yè)態(tài)模式多樣化的特點，很難用一個絕對標準來衡量和要求所有成員企業(yè)。因此，集團型企業(yè)的IT系統(tǒng)要充分適應企業(yè)管理的多樣性，既要滿足集團統(tǒng)一管控的發(fā)展要求，也要考慮不同業(yè)務單元的實際需求。OA系統(tǒng)建設按照多租戶方式進行部署，在共享基礎數(shù)據(jù)的前提下實現(xiàn)單個租戶應用和數(shù)據(jù)的獨立，就是一個很好的選擇。
李小娟總結道，慧點科技的OA系統(tǒng)平臺具有支持多租戶部署、移動化、數(shù)字化、迭代開發(fā)、平滑升級等特點，采用的高性能、可伸縮的集團化架構設計，能夠幫助集團企業(yè)建立全集團統(tǒng)一且兼顧各成員企業(yè)差異化的協(xié)同辦公平臺，實現(xiàn)“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設計、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一運維、統(tǒng)一升級、統(tǒng)一管理”的信息化管控目標，降低集團企業(yè)因系統(tǒng)升級優(yōu)化帶來的管理、運營成本和風險。
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