在企業中進行協作并不是什么新鮮事，但是當今組織可以使用的無數工具，無論是從簡單的聊天應用到成熟的項目管理平臺，都給IT領導者和最終用戶帶來了新的機遇和挑戰。不幸的是，大量的協作軟件也讓許多員工有了應用程序過載的感覺，因為越來越多的工具需要有持續的監控和輸入。
如果你認為電子郵件不夠好，那就試著在一個由通知和工作流組成的復雜網絡中瀏覽幾個不同的應用程序吧，你會發現每個應用程序都有自己的優點和局限性。
這些工具中的許多都來自于小團隊，在團隊和部門中有機地增長，但有時會與其他團隊使用的工具出現重復或重疊。隨著協作工具數量在各個組織中的激增，CIO們正試圖通過在全公司范圍內推出一個或幾個工具來重新獲得控制權，而且還不能干擾原本可行，有效的工作流程。
Park Place Technologies的首席信息官MichaelCantor表示，這往往需要做出艱難的決定。Park Place Technologies是一家提供數據中心硬件維護服務的公司。他說:“一個首席信息官最終可能會擁有多種工具，并且必須戰略性地為其組織確定最佳工具，這意味著需要強制評估和停止使用某些工具。”
定制服裝制造商custom Ink的網絡運營總監John Peterson表示，在公司選擇想要擴大規模的工具時，傾聽利益相關者的意見并將他們的意見考慮進去是很重要的。“我們的工程師固執地使用著一些應用程序，它們已成為了他們日常工作不可或缺的一部分，”他說。“而其他的一些工具，則可能看起來有點抽象，或者反而可能會帶來更多的復雜性而非價值。”為了實現規模，IT領導者需要了解該工具的使用方式，以及誰將最頻繁地使用它，他補充道。
專家表示，需要注意的是，并非所有企業都需要圍繞一個單一的協作平臺進行聯合。對一個業務單元有效的方法對另一個業務單元來說可能并不是最佳的。為正確的團隊擴展正確的工具可以極大地提高生產力和溝通能力。
這種動態在當今各種類型的企業中都將發揮作用，因此，IT領導者需要在學習如何支持團隊協作的同時實施可以擴展這些工具的策略和實踐。對于那些正在努力擴展團隊協作工具的組織，我們從CIO和IT顧問那里收集了6條建議，它們將幫助企業及其各自的員工從協作應用程序中獲得最大的價值。
制定詳細的以用戶為中心的采用計劃
IT咨詢公司World Wide Technology的實踐主管Joe Berger表示，在規劃過程的早期就考慮采用這種方法是非常關鍵的。
“當你正處于研究新技術或推出新產品的計劃階段時，請確保其中包含了采用活動的預算或方法，或者確保它已經被視為了部署周期和成功所需的一部分，”他說。
Berger補充說，團隊協作工具的采用計劃是必要的，因為與數據中心或存儲等后端系統不同，協作是特定于終端用戶的。“確保最終用戶理解為什么他們需要這樣做以及它將如何使他們受益是至關重要。”
為此，組織應采取一個整體性的方法，在整個公司范圍內繪制業務案例，以便根據企業中每個角色的具體需求量身定制采用計劃，Change Champions Consulting的創始人兼首席執行官Agustin Del Vento說到。“引入協作工具需要真正的文化變革，”他說。“一種新的溝通和合作方式能夠改變人們根深蒂固的日常工作習慣。”
從小事做起，慢慢積累動力
雖然新工具可以在組織中產生許多令人興奮的東西，但是從一個小型試點小組開始可以幫助企業在可管理的范圍內了解平臺的細節。
副總裁兼首席信息官MarcKermisch表示，當Red Wing Shoes開始使用Microsoft Teams時，這種方法在該公司非常有效。他表示:“我確實認為，從單個團隊做起，獲得早期勝利，并建立起對產品的動力和興奮感，讓我們的前進道路變得更平坦了。”
Kermisch說，因為測試是從一小群員工開始的，他們在廣泛傳播之前就已經發現了潛在的挑戰。例如，當第一個團隊開始使用Teams時，員工非常興奮，于是創建了幾十個團隊通道，這些團隊通道重復工作，并最終在幾個月后被放棄了。
他建議:“在創建子頻道之前，先嘗試創建一個通用頻道。如果你真的需要一個子頻道，那就讓對話來決定吧。如果你在運行一個大項目，你有不同的項目團隊，這是有意義的，但是如果你的團隊中有8個人，你不需要子通道來管理你的溝通。”
Del Vento也警告不要過快地進行擴張。“改變是困難的。人們需要時間來接受新的技術，”他說。“向新的協作工具邁進……需要跨越一座長長的橋梁，而有些人需要一步一步地來完成。”
以身作則
從上到下來設定期望將極大地改善組織的擴展工作軌跡。“每當你試圖讓一個新工具被組織所接受時，CIO必須以身作則。如果CIO不使用這個工具，人們就會注意到這一點，”Kermisch說。
相反的，當同事們看到高管們在使用一種新工具時，他們可能就會更快地采用它。Kermisch對電子郵件的憎恨是如此之深，以至于他決定讓Microsoft Teams成為了他主要的溝通方式;他指示Red Wing Shoes的每個人都只能在Microsoft Teams中與他聯系。他的收件箱仍然是每天都需要面對的戰場，但現在已經有所改善了，因為他的大多數同事都已經把Microsoft Teams作為聯系他的主要方式了。他說，公司里的其他人也有類似的積極結果。
Liberty Mutual Insurance的IT托管服務高級副總裁兼總經理Mark Cressey表示，他的公司也采用了類似的方法，以滿足員工對更多合作和透明度的強烈需求。他表示:“員工希望分享自己的經驗，并向其他人學習。我們的執行團隊轉向了Jive平臺，試圖以一種更加具有對話性的方式來提供更新并與他們的團隊進行交流。”
瞄準早期采納者和布道者
在組織內尋找早期采用者也可以減少擴展團隊協作工具時所需的繁重工作。Del Vento建議:“在IT團隊之外尋找對協作和技術真正感興趣的業務人員。”特別是在跨越多個時區或使用不同語言的企業中，尋找愿意接受變化并樂于使用新工具的用戶可以帶來巨大的吸引力。
早期采用者可以在他們自己的團隊或整個組織中有效地成為傳道者。通過選擇有影響力的和友好的用戶組，讓他們盡早地進入應用程序，并幫助他們設置好環境，可以讓企業相對輕松地獲得團隊協作應用程序的倡導者。
“你不可能單獨做到這一點，”Del Vento說。“尋求協作工具倡導者的支持對于推動整個組織的變革至關重要。你可以把一個倡導者想象成一個有組織影響力的人，一個能夠在對等級別上激發采納的人。”
Del Vento說，一旦確定了有影響力的人，就應該讓他們定期參加電話會議、調查以及培訓。
啟動認知和培訓計劃
“擴展團隊協作工具主要是一種變更管理的工作，它改變了人們工作、溝通和協作的方式，”Del Vento說。“作為一名變革推動者，你需要了解人們將如何通過變革來實現轉型，以及如何讓他們接受新的技術。”
許多員工對任何影響他們如何完成工作的變化都持抵制態度，但企業可以通過設計一種有效的培訓策略來克服這一挑戰，你可以展示一個新的或尚未完全被接受的應用程序將如何改進他們的工作流來解決這個問題。
Del Vento說:“盡管IT部門覺得自己有責任推出新的工具，但他們往往缺乏明確的協作和溝通策略。“因此，他們通常會采取被動的方法，讓員工自己決定如何使用協作工具，而不是提供足夠的指導或治理，或者沒有定義將應用程序與現有通信和協作解決方案聯系起來的架構。”
他說，一場引人注目的宣傳活動，再加上簡短、專注的培訓課程，將幫助企業破除混亂，贏得員工的興趣。
Berger對此表示贊同，他指出，培訓特定的用例有助于與用戶產生共鳴。
意識和培訓工作應該也包括內部的營銷和溝通，強調員工將如何使用這些工具。Del Vento表示，一些企業則會舉辦競賽或培訓課程，邀請人們在一個有趣而不那么正式的環境中使用新工具。
盡早以及經常性地進行標準化
如果工具由于缺乏監督或系統規劃而無法正常工作，那么擴展工作也可能因此以失敗告終。Berger說:“簡化流程是關鍵，但實現標準化也會很有幫助。”
Del Vento表示，對于初學者來說，需要花時間考慮誰應該擁有管理權限，應該對該工具應用哪些命名約定以及用戶需要在平臺內訪問哪些應用程序。 “每個應用程序都需要仔細考慮治理和安全性。”
同樣重要的是就核心模板和格式達成共識。Kermisch說，如果每個人都有不同的格式和結構，那么在多個團隊或多個渠道工作的員工可能會變得不堪重負。當不同的團隊都在使用wiki、文檔、幻燈片和存儲文件夾，而無法確定當前目標的最佳格式時，擴展是困難的。
不過，也不要做得太過火。相信你的同事是聰明和專業的。“我將提醒領導者們避免過于關注工具的重疊或對內容進行不必要的監管，”Cressey說。“不要試圖坐在一個房間里，就提前把所有的事情都搞定。根據需要來監控采用和使用情況，根據實際情況來解決問題。專注于解決企業當前面臨的問題，而不是預測那些可能永遠不會出現的問題。”
Cressey補充道，“允許我們的團隊進行開放和實時協作的價值遠遠超過了其被濫用所帶來的影響。”
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