相對于OA辦公系統來說，協同辦公系統的概念更顯得“高大上”。
的確，嚴格的說，協同辦公系統的理念和應用全面超越了OA辦公系統。但是協同辦公系統畢竟從后者進化而來，二者具有相同的基因，不應該過分放大協同辦公系統的理念和作用，搞得像無所不能的神系統一樣，那只會把協同辦公系統吹成一個氣球。
作為行業中的領導型廠商，華天動力創造了“智慧協同”的理論，對協同辦公的理念進行了前瞻性的探索。但華天動力的市場總監陳先生認為，目前乃至未來一段時間內，協同辦公系統的應用仍然建立在OA辦公系統的基礎之上，只是在一些重要領域有了很大的提升，比如工作流管理、門戶管理、數據集成、知識管理、任務管理、移動辦公等方面。
我們知道，OA辦公系統的核心是“OA”，也就是Office Automation(辦公自動化)，主要指通過計算機來代替手工操作。而協同辦公系統的核心是“協同”，這是一個比較復雜的概念，由此衍生出“協同學”、“協同效應”、“協同系統”、“協同戰略”等各種新興的學科和技術。
“協同”大大發掘了OA辦公系統的內涵和外延，為OA辦公系統打開了一個無限廣闊的發展空間。但是，如果不能把握一個合適的度，就會把“協同”變得虛化和泛化，反而不利于OA辦公系統的發展。
在陳先生看來，應該把復雜的事情簡單化。“協同”的含義從字面上理解就是協作和同步，前者是人員和組織的協作，后者是信息和數據的同步，協同辦公系統的工作正是圍繞這兩方面進行。
以“智慧協同”為例，所謂“智慧”，就是說協同辦公系統要開放、智能、靈便、隨需而變，實現工作流統一化管理和數據整合，即時響應、動態適應企業管理和發展的需求。
而所謂“協同”，則包括四個方面：
1)人員的協同：打破部門、崗位和層級的限制，以項目和事務為核心，實現團隊成員間無障礙的溝通和協作。
2)流程的協同：整合、規范、簡化辦公流程，并實現多系統間辦公流程的整合，減少重復工作，提供工作效率和精度。
3)數據的協同：既實現協同軟件內部的數據整合，又實現協同軟件和其他業務系統之間的數據整合，消除信息孤島。
4)資源的協同：讓團隊成員隨時隨地的分享、獲取有價值的知識和經驗等資源，實現知識管理的積淀、傳承和發揚。
通過以上的分解，我們就發現協同辦公系統并不是抽象的，也不是高深的，更不是全能的，它只是一個實實在在的工具，幫助企業實現更有效、更高效的溝通、協作和管理。
據陳先生介紹，“智慧協同”體現在協同辦公系統上，也是有對應的功能和應用，而不是純理論化的產物。“智慧協同”的體系由下至上依次為魔方架構、智慧流程、智慧管理和智慧決策。
其中魔方架構是指協同辦公系統的體系架構必須開放和靈活，智慧流程是指工作流系統，智慧管理是指自定義開發平臺，智慧決策是指智能報表，他們分別面向企業的執行層、管理層和決策層，同時又將各個層級有機整合起來，實現高度一體化的協同辦公。
協同辦公系統的理論雖然已經比較成熟，但客觀的說，協同辦公系統的研發和應用還有很長的路要走，凡事都需要一個過程，這個過程需要廠商和用戶一起來完成。
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