◇整合信息源
在沒有實施HR軟件的企業(yè)中，員工的個人信息、合同信息等可能被存放在不同的電子文檔或整理成紙制文件存放在文件柜中。這樣分散的信息源，在信息更新和整理時會帶來極大的工作量，對于人力資源管理人員來說就像是一場惡夢。如果領(lǐng)導(dǎo)需要一份報表時，需要將分散的信息匹配和整合起來，其工作量可想兩知。采用HR軟件后，就可以通過集中式的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機的聯(lián)系起來，有效減少信息更新和查找中的重復(fù)工作。
◇方便的查詢功能
HR軟件改變了人力資源部門的工作方式，由依賴于人改為依賴于計算機系統(tǒng)。通過大量數(shù)據(jù)的自動處理、服務(wù)共享等信息化手段，使得許多事務(wù)性工作變得快捷方便。比如當需要某統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，之前需要再找到相關(guān)人員，再去堆積如山的檔案文件中查找，最后進行匯總，如果相關(guān)人員不在的話，會導(dǎo)致工作無法及時完成。而現(xiàn)在只需登陸HR軟件系統(tǒng)后輕輕一點就可輕松獲得。通過HR軟件系統(tǒng)實現(xiàn)的“一點一現(xiàn)”的查詢方式，既節(jié)省了人力資源部門的時間，也使人力資源管理人員有更多的時間參與到企業(yè)的戰(zhàn)略管理。
◇靈活的企業(yè)員工溝通渠道
通過HR軟件，使人力資源管理的觸角成功地延伸到了每一位員工的身邊，保證信息傳遞暢通有效。無論是高層想要對基層員工情況的了解，還是基層員工需要向高層領(lǐng)導(dǎo)的信息反饋和信息交流，通過HR軟件系統(tǒng)都能夠非常快速方便的傳達信息，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部員工間的有效溝通，也提高了員工的滿意度。更重要的是，HR軟件系統(tǒng)可以保證信息傳遞過程的安全性和準確性，保證信息準確的從信息源傳遞至接收者。避免了傳統(tǒng)人事管理中出現(xiàn)的信息傳遞緩慢、易變形和衰減，導(dǎo)致貫徹中的走樣變形或難以實現(xiàn)等問題。
◇有利于發(fā)揮人才優(yōu)勢，避免人才流失
不少企業(yè)都不同程度存在著人才流失現(xiàn)象。人才流失除了因為薪酬因素之外還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、升職機會和個人前途等。應(yīng)用HR軟件后，人力資源管理人員在某個崗位需要人時，可以通過HR軟件系統(tǒng)先搜索一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選，從而實現(xiàn)人才在企業(yè)內(nèi)流動。既避免了人才流失，也使員工能真正調(diào)崗到最能發(fā)揮作用的崗位。同樣在員工升職或評選優(yōu)秀員工時，可以非常公正的根據(jù)個人的知識技能和績效來評選，這體現(xiàn)出的公平原則會激勵每位員工的工作積極性。
◇降低企業(yè)成本
HR軟件通過減少人力資源管理人員工作的操作成本、減少行政性管理人員、減少通訊費用等達到降低企業(yè)運作成本的目的。辦公無紙化在辦公用品等開支方面的減少是顯而易見的。由于行政性工作的自動化，也直接減少了行政性管理人員的費用開支。
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