什么是ERP項目實施文檔?
ERP實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結(jié)果進行描述、定義、規(guī)定及報告。例如，分階段實施計劃文檔、標準業(yè)務(wù)流程文檔、標準編碼及數(shù)據(jù)文檔、標準參數(shù)設(shè)置文檔、功能操作指南文檔等。這些文檔將會伴隨著ERP實施的各個階段逐漸充實、完善,也同時記載了整個實施的過程和成果。
從內(nèi)容上說，ERP項目實施文檔可分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據(jù)，以保證ERP項目的順利實現(xiàn);另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經(jīng)驗和失敗教訓了然于胸，從而對后續(xù)ERP日常運作、維護更加有的放矢。
常見的ERP實施文檔缺陷
一般來說，實施文檔是否規(guī)范和專業(yè)已成為ERP實施的重要評價指標之一。經(jīng)過深入分析，我總結(jié)這個項目主要存在這些缺陷：①文檔編寫不夠規(guī)范：主要表現(xiàn)為項目實施過程中，沒有對每一個階段的文檔進行分層次整理和管理，各類文檔資料缺少一致性。②文檔內(nèi)容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進行了編寫，但編寫的內(nèi)容經(jīng)常不夠完善;要么文檔極其簡單，相當于沒有文檔;要么文檔流于形式，沒有什么實際的價值，甚至于有的實施文檔與實施過程完全不相符。③文檔沒有統(tǒng)一入庫管理：隨著ERP系統(tǒng)的不斷優(yōu)化、升級，新需求的不斷產(chǎn)生，各種文檔越來越多，沒有建立一個文檔資料庫。不同時期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時非常困難。④只重視文檔的形式，實用性不強。在實際的實施過程中，編制人員沒有時間去關(guān)心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)，以免影響考核成績，這樣一來一些不實用的、重復的文檔不但阻礙ERP實施的可執(zhí)行性，而且還影響項目的整體進度。
文檔對項目實施起到什么作用？
與本項目前任負責同事溝通中了解到，他對實施文檔的作用存在非常多的誤解，認為實施的事情本來就多，有許多用戶抱怨的事情要處理，根本沒有時間來寫文檔。因為有了這樣的想法，就開始忽略文檔的編制。例如，認為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細寫。實際上，實施文檔是一種工具，是古語有云的"磨刀不誤砍柴功"。
(1)文檔能提高實施過程的能見度
規(guī)范、齊全的文檔會詳細記錄項目實施過程中發(fā)生的事件，便于實施人員掌握項目實施進度、實施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時，文檔還有助于實施人員與操作人員明確了解各自的職責，信息互通，共同把握實施過程的節(jié)奏。因此，實施成員用一定時間編制、整理實施文檔，可以使實施人員對各個階段的工作進行周密思考、理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質(zhì)量。例如，通過對文檔的檢查，在項目實施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯誤或不一致的地方，及時糾正以減少大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。
(2)文檔能規(guī)范實施問題的處理
實施過程中肯定會遇到各種各樣的問題需要解決，這類問題的處理和解決是關(guān)系到實施效果是否有效的標志。這類問題主要分兩種情況：①是重要的反饋遲遲得不到解決和回復，當文檔化做得好時，在出現(xiàn)問題的時候，打開文檔可以一目了然，責任不會被推卸。②是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現(xiàn)，簡單而又瑣碎的重復問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下。這時，一個文檔化的FAQ問題集對項目實施就顯得意義重大。
(3)便于項目成員之間的交流與合作
文檔是一種無聲的語言，它記錄了項目實施過程中有關(guān)軟件配置、運行、維護和培訓等方面的信息，有利于管理人員、實施人員、操作用戶之間的交流和合作。例如，明確的操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范化操作，強化培訓效果。因此，描述清楚、完備的文檔便于團隊成員了解實施過程中的各項指標，為企業(yè)領(lǐng)導與實施團隊之間架起的一座橋梁。
另外，文檔的重要性還表現(xiàn)在對于項目"傳承"的重要性。有了好的文檔，那么當項目有新成員進入，ERP實施文檔就可以承擔起指導新成員快速工作的作用，而不是單單詢問原來的成員，節(jié)省了大家的時間。而且當實施完成后，實施文檔可成為企業(yè)實施信息化的文字載體，為在后續(xù)人員培訓方面提供詳盡的素材。
(4)實施文檔是人員經(jīng)驗提升的最好途徑
善于學習，對于任何職業(yè)而言都是前進所必需的動力。對于ERP實施來說，這種要求就更加高了，項目文檔對于項目實施人員的素質(zhì)提升大有裨益的。目前不少企業(yè)在進行ERP項目實施時都會出現(xiàn)一個通病：由于人員素質(zhì)有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項目出現(xiàn)問題時往往顯得無所適從。而從本質(zhì)上講，項目文檔強調(diào)的是一種規(guī)范化管理，要求項目人員利用書面語言進行溝通表達，以指引項目運作。所以，實施人員不應該只為寫實施文檔而寫文檔，良好的文檔是思想交流、溝通的基礎(chǔ)，也是整理和理清思路的基礎(chǔ)。不懂得從經(jīng)驗中學習和成長，永遠不會有質(zhì)的提高。只有當每次完成一個實施任務(wù)時，都有目的的隨時總結(jié)和尋找不足，一個實施顧問才可能成長起來。因此，專業(yè)的實施文檔是涉及到一個實施顧問的做事能力和風格，不但是體現(xiàn)實施顧問能力的標志，也是體現(xiàn)一個ERP實施團隊管理水平的重要標志。
(5)有利于項目實施的監(jiān)控作用
ERP實施是一項風險很高的工程，需要進行嚴謹?shù)捻椖勘O(jiān)控。一般來說，在ERP項目實施過程中每項工作的事前計劃、事中實施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應的文檔，文檔包括與項目相關(guān)的資源及其使用情況。因此，階段性的檢查、評審和文檔化成果是實施項目監(jiān)控的重要方法之一。因為詳盡而規(guī)范的實施文檔成果不僅有利于監(jiān)控項目進度，也利于項目驗收。項目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，由此人們熟知的一句話"項目的運作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的"是有道理的。從文檔的角度來看，ERP項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。
高效管理實施文檔的策略和方法
如前文所述，實施文檔對于ERP實施項目管理的作用是不容置疑的，但實施文檔的管理卻通常是ERP實施管理中最容易忽略的部分。通過對這次項目的反思和經(jīng)驗總結(jié)，我認為在文檔管理中應該要注意以下幾個方面：
(1)應建立規(guī)范的文檔管理制度。重點應體現(xiàn)為兩點:①要對實施文檔的數(shù)量、名稱、標識、類型、管理責任人、內(nèi)容等基本內(nèi)容做出事先安排,得出實施文檔的總覽表。②是制定對各種項目文檔的管理程序,如批準、發(fā)布、修訂、標識、密級、貯存、傳遞、查閱等,為項目的文檔配置管理鋪設(shè)一個良好的基礎(chǔ)平臺。
(2)規(guī)范化文檔版本管理。這是一個非常重要的步驟，因為版本混亂不但是實施文檔的一個致命傷，更是一個非常常見的缺陷，所以實施文檔的有效管理必須要實行版本控制。
(3)創(chuàng)建文檔庫的訪問規(guī)則，這是文檔管理的重要環(huán)節(jié)。訪問規(guī)則確定誰可以訪問、閱讀、升級以及在文檔庫中添加文檔。同時，文檔庫還應定期進行檢查，以便對哪些文件進行存檔或?qū)δ男┡f文件進行清理，以確保實施文檔的管理符合公司、項目實施組的需求。
(4)文檔的審核。除用于溝通之外，重要的文檔應該要進行審核。審核就是檢查編寫的項目文檔是否齊全、有無遺漏、是否符合文檔的規(guī)范要求、內(nèi)容描寫是否正確緊扣主題、列出的圖表信息是否準確等等，以確保實施文檔的質(zhì)量。例如，階段性成果實施文檔應該由相關(guān)主管簽字，以確認階段性成果符合要求并予以接受。
(5)使用工具管理文檔。對于一個大型的ERP項目實施來說，經(jīng)過調(diào)研、實施、二次開發(fā)和應用維護等各個階段，整個實施周期中都會有大量的文檔。這些文檔的內(nèi)容有的是在不斷變化的、有的是連續(xù)的、有的是承前啟后的、有的是新增加的、也有的是廢除的。這就需要一個統(tǒng)一的文檔管理工具，分門別類的統(tǒng)一存放管理各種實施文檔資料，或應要建立實施文檔資料庫。
總之，實施文檔在ERP項目實施過程中起到關(guān)鍵的作用。從某種意義上來說，實施文檔是項目實施規(guī)范的體現(xiàn)和指南，按照規(guī)范要求編制一整套實施文檔的過程，也就是完成一個項目的實施過程，是絕對不應該輕視的。
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