企業資源計劃(ERP)的定義
企業資源計劃(ERP)是一個集成軟件應用程序系統，可以標準化、精簡和集成財務、人力資源、采購、分銷和其他部門的業務流程。企業資源計劃(ERP)系統通常在一個集成的軟件平臺上運行，使用在單個數據庫上運行的通用數據定義。
企業資源計劃(ERP)最初是為制造公司設計的，但在后來擴展到服務行業、高校、酒店、醫療保健、金融服務和政府部門。每個行業都有自己的企業資源計劃(ERP)特性。例如，政府的企業資源計劃(ERP)使用合同生命周期管理(CLM)而不是傳統的采購，并遵循政府會計規則而不是一般公認會計原則 (GAAP)。銀行有后臺結算流程來核對支票、信用卡、借記卡和其他工具。
企業資源計劃(ERP)系統的好處
企業資源計劃(ERP)系統通過多種方式提高了企業效率和有效性。通過將財務信息集成到單個系統中，企業資源計劃(ERP)系統可以統一組織的財務報告。它們還集成了訂單管理，使訂單獲取、制造、庫存、會計和分配變得更加簡單且不易出錯。大多數企業資源計劃(ERP)還包括客戶關系管理(CRM)工具，以跟蹤客戶交互，從而提供有關客戶行為和需求的更深刻見解。它們還可以使制造和支持流程標準化和自動化，并統一組織中各個業務部門的采購。企業資源計劃(ERP)系統還可以為時間報告、費用跟蹤、培訓、技能匹配等提供一個標準化的人力資源平臺，并顯著提高企業跨財務、人力資源和供應鏈提交必要的政府法規報告的能力。
正確運行的企業資源計劃(ERP)系統使企業能夠減少完成幾乎每一個業務流程所需的時間。他們還通過圍繞通用數據定義組織的共享數據來促進協作，從而更好地制定決策。企業資源計劃(ERP)系統提供的標準化和簡化導致更少的剛性結構，從而創建了一個敏捷的企業，可以快速適應并增加協作潛力。企業資源計劃(ERP)系統集中式數據庫雖然是一個更大的目標，但比散布在數百個系統中的數據更易于保護。
企業資源計劃(ERP)系統的4個關鍵功能
企業資源計劃(ERP)系統的規模、范圍和功能千差萬別。但是，大多數企業資源計劃(ERP)軟件具有以下特點：
(1)企業范圍的集成。業務流程端到端跨部門和業務部門集成。例如，新訂單將自動啟動信用檢查、查詢產品可用性并更新分發計劃。在訂單發貨后，將會發送發票。
(2)實時(或接近實時)操作。由于以上示例中的過程在收到訂單后的幾秒鐘內發生，因此可以快速發現問題，從而使銷售方有更多時間來糾正這種情況。
(3)公共數據庫。公共數據庫使每個部門的企業都可以使用相同的定義來一次定義數據。一些企業資源計劃(ERP)系統拆分物理數據庫以提高性能。
(4)一致的外觀和感覺。很多企業資源計劃(ERP)供應商意識到，具有一致用戶界面的軟件可以減少培訓成本，并且看起來更加專業。當企業資源計劃(ERP)供應商購買了其他軟件時，有時會放棄通用外觀，而傾向于加快上市速度。隨著新版本的上市，大多數企業資源計劃(ERP)供應商都恢復了一致的用戶界面。
企業資源計劃(ERP)解決方案的類型
根據其服務企業的規模和復雜性，企業資源計劃(ERP)系統分為幾類。其典型的層級包括：
•Tier I級的企業資源計劃(ERP)支持大型的全球企業，并處理國際化問題，其中包括貨幣、語言、字母、郵政編碼、會計規則等。數十年來，Oracle和SAP被視為Tier I級。微軟公司和Infor公司是較新的競爭對手，但也經常被列為Tier I級。
•Tier I級政府企業資源計劃(ERP)系統支持大型的聯邦政府機構。這些供應商支持政府會計、人力資源和采購的細微差別。Oracle、SAP和CompuServe等公司的PRISM被認為是Tier I級，而Infor公司和CGI公司緊隨其后。
•Tier II級企業資源計劃(ERP)支持大型企業，這些大型企業可能在多個國家開展業務，但缺乏全球影響力。Tier II級客戶可以是獨立的實體或業務部門。這些企業資源計劃(ERP)中的大多數具有一定的國際化程度，但缺乏Tier I級的廣度。根據供應商的分類方式，這一級中有25至45個供應商。
•Tier II級政府的企業資源計劃(ERP)系統主要集中在美國各州和地方政府，并安裝了一些軟件。Tyler Technologies公司和UNIT4公司屬于此類。
•Tier III級企業資源計劃(ERP)支持中型企業。根據企業資源計劃(ERP)的分類方式，有75到100個Tier III級企業資源計劃(ERP)解決方案。
•IV級企業資源計劃(ERP)是為小型企業設計的，通常側重于會計。
在過去的幾年中，企業資源計劃(ERP)供應商已經創建了專門為云計算設計的新系統，而長期的企業資源計劃(ERP)供應商已經創建了其軟件的云計算版本。云計算企業資源計劃(ERP)變得越來越流行，分為兩種主要類型：
•企業資源計劃即服務。使用這些企業資源計劃(ERP)，所有客戶都在相同的代碼庫上運行，并且無法訪問源代碼。用戶可以配置但不能自定義代碼。
•IaaS云平臺中的企業資源計劃(ERP)。在企業資源計劃(ERP)中依賴自定義代碼的企業不能將企業資源計劃(ERP)作為服務使用。如果他們希望在云中運行，則唯一的選擇是轉移到IaaS提供商，后者將其服務器轉移到其他位置。
對于大多數企業而言，企業資源計劃即服務具有以下三個優點：初始成本較低，升級到新版本更容易，并且高管人員不能強迫為他們的組織編寫自定義代碼。
頂級企業資源計劃(ERP)軟件
選擇企業資源計劃(ERP)系統是IT領導者面臨的最具挑戰性的決定之一。除了以上層次標準之外，還需要考慮多種功能。對于任何行業來說，選擇具有行業經驗的企業資源計劃(ERP)供應商都是很重要的。
頂級的企業資源計劃(ERP)軟件包括：Acumatica Cloud ERP、Deltek ERP、Epicor ERP、Infor ERP、Microsoft Dynamics ERP、NetSuite ERP、Oracle電子商務套件、Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP、Oracle Peoplesoft財務管理和SAP ERP。
實施企業資源計劃(ERP)
大多數成功的企業資源計劃(ERP)實施都是由執行發起人領導的，執行發起人贊助業務案例，獲得批準，監控進度，消除障礙，并獲取收益。首席信息官與執行發起人密切合作，確保充分關注與現有系統的集成、數據遷移和基礎設施升級。首席信息官還就面臨的挑戰向執行發起人提供建議，并幫助執行發起人選擇一家專門從事實施企業資源計劃(ERP)的公司。
組織變更管理主管還應向執行發起人提供建議，因為企業資源計劃(ERP)實施會產生新的業務流程、角色、用戶界面和工作職責。組織變革管理可以幫助企業中的每個人了解企業資源計劃(ERP)對他們工作的影響。在許多情況下，組織變革管理公司而不是內部高管提供這種支持。
向項目執行團隊報告的應該是業務項目經理和IT項目經理。如果企業聘請了企業資源計劃(ERP)集成公司或組織變革管理專家，那么他們的項目經理應該是核心項目管理團隊的一部分。
企業資源計劃(ERP)實施的5個主要步驟
大多數企業資源計劃(ERP)從業人員的企業資源計劃(ERP)實施結構如下：
(1)獲得批準
執行發起人監督批準所需的任何文檔的創建。該文檔通常稱為業務案例，通常包括以下內容：
•問題定義
•項目目標和范圍的描述
•假設
•實施費用
•實施時間表
•開發和運營風險
•預計收益
一旦業務案例完成，執行發起人就將業務案例提交??給適當的高級管理人員，以進行正式批準支出并指導員工實施企業資源計劃(ERP)。
(2)計劃程序
然后，將為業務案例創建的高級時間表精簡為工作計劃，其中應包括以下步驟：
•確定團隊成員。關鍵內部人員應按姓名標識。其他所需人員應按角色確定。需要選擇外部合作伙伴。典型的合作伙伴包括：企業資源計劃(ERP)實施專家、組織變更管理專家和技術專家。
•完成合同。新軟件，技術和服務的合同應最終確定。
•規劃基礎設施升級。內部企業資源計劃(ERP)系統通常需要更快的處理器、更多的存儲和改進的通信。一些組織可以通過使用云計算企業資源計劃(ERP)來最小化基礎設施升級。但即使是云計算企業資源計劃也可能需要基礎設施升級。
•創建工作計劃和時間表。任務、依賴項、資源和時間安排應盡可能具體。
(3)配置軟件
這是最大、最困難的階段。主要步驟包括：
•分析差距。了解當前業務流程和支持應用程序之間的差距有助于項目團隊確定如何更改業務流程以使其符合軟件。
•配置參數。設置企業資源計劃(ERP)軟件中的參數以反映新的業務流程。
•完成所需的編程。在理想情況下，無需更改企業資源計劃(ERP)軟件。但是，可能需要一些編程才能連接到其他系統或進行數據遷移。
•遷移數據。該團隊對數據定義進行標準化，并檢查現有文件的數據完整性、質量和冗余性。最后，現有數據將被清理并遷移到新的企業資源計劃(ERP)。
•測試系統。對系統進行測試，以確保它提供了所需的功能和所需的響應能力。
•文件系統。創建所需的功能和技術文檔。通常，供應商具有可以根據企業標準定制的文檔。
•升級基礎設施。完成所有必需的升級。
(4)部署系統
當新系統投入生產時，在進行最終轉換之前，必須完成多項活動。這些包括：
•培訓員工。所有員工都需要接受操作系統的培訓，并具有訪問權限。
•計劃支持。企業資源計劃(ERP)運行后，將需要一個支持團隊來回答問題并解決問題。
•測試系統。新系統必須經過全面測試，以確保其安全性和響應能力，并提供業務案例中描述的功能。
•做出“上線”決定。一旦執行發起人確信新的企業資源計劃(ERP)已準備就緒，企業就需要從原有的系統切換到新系統。
(5)穩定系統
在部署企業資源計劃(ERP)之后，隨著員工學習新的角色、工具、業務流程和指標，大多數組織的業務績效都會下降。此外，清理不良的數據和基礎設施瓶頸也會導致中斷。所有這些都給企業資源計劃(ERP)部署和支持團隊帶來了大量工作。
企業資源計劃(ERP)的隱性成本
在項目規劃期間通常被低估的四個因素包括：
•業務流程變更。除非他們是系統分析師或為具有更好系統的其他企業工作，否則大多數人都滿足于在當前環境中工作。一旦團隊看到了改進的結果，大多數人就會尋求其他改進。而這種成功往往會花費比最初預算更多的時間。
•組織變更管理。盡管流程改進使企業更高效，但是變更會在所有組織級別上帶來不確定性。正式的組織變更管理計劃可以使員工放心，并幫助他們接受變更。由于許多高管不熟悉組織變更管理的細微差別，這一努力很容易被低估。
•數據遷移。在實施企業資源計劃(ERP)之前，企業經常具有重疊的數據庫和較弱的編輯規則。企業資源計劃(ERP)系統需要更嚴格的編輯，從而增加了數據遷移時間。所需時間很容易被低估，尤其是在無法識別所有數據源的情況下。
•自定義代碼。盡管企業可以自定義代碼，但大多數企業低估了成本;即使是估算初始成本的企業也很少包括遷移到新版本的成本。
自定義代碼已有多年的時間，但這并不是一個好習慣。由于用戶需要其他功能，因此其自定義代碼顯著增加了實施成本。它使保修協議失效;報告給供應商的問題必須在未經修改的軟件上復制。這使升級變得困難;自定義代碼通常在供應商每次發行新版本時都需要進行更改。最后，大多數企業低估了成本;即使是估算初始成本的企業也很少包括遷移到新版本的成本。
為什么企業資源計劃(ERP)項目失敗
企業資源計劃(ERP)項目失敗的原因與其他項目失敗的原因相同。最常見的原因是執行發起人效率低下，無法在組織中贏得尊重，對項目不感興趣，或被其他職責分散注意力。其他失敗的原因包括定義不明確的項目目標、薄弱的項目管理、資源不足和糟糕的數據清理。
有幾個失敗的原因與企業資源計劃(ERP)密切相關。特別是：
•選擇不當。企業資源計劃，尤其是Tier I級的企業資源計劃，這非常復雜，并且有很多選擇。許多企業認為，Tier I級企業資源計劃(ERP)的定義是更適合每個企業。實際上，只有規模很大的全球性企業才會使用Tier I級企業資源計劃(ERP)中的一小部分功能。如果企業不夠龐大，不足以證明Tier I級的合理性，則可能會發現由于功能過載而延遲實現。相反，這些大型企業可能會發現，Tier II 級或Tier III級企業資源計劃(ERP)缺乏足夠的功能，無法進行復雜的全球運營。
•內部阻力。盡管采用新程序都會產生阻力，但這在企業資源計劃(ERP)中更為常見。遠程業務部門經常將企業資源計劃(ERP)實施的財務或其他標準化視為總部為增強對現場控制的一種努力。而即使解釋了采用新系統的好處，但減緩實施的情況并不少見。
如果實施團隊提供的支持不佳，那么即使是支持企業資源計劃(ERP)的團隊也可能會感到失望。一些支持者也可能成為批評者。
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