過去幾年涌現出了大批“顛覆性”的新型科技初創公司，它們扎堆進入市場，為小公司和大企業推出各種各樣的軟件即服務(SaaS)和應用軟件解決方案。乍一看，這是個好消息。然而，“選擇太多了”這個短語也許同樣適用，甚至可能反而阻礙云服務的采用。
就文檔管理系統(DMS)而言，集中是多年來的目標;然而，市面上出現了擁有廣泛整合功能的新技術，比如SAP Modules和風頭正勁的后起之秀Slack，這些新技術正在徹底改變集中這個想法。
如今，數據、文檔和設備日益擴散開來，所以基于云的文檔管理系統試圖運用嚴格的規則和流程不再切合實際――畢竟，隨風彎曲的樹才屹立得最久。
未來會靈活多樣
用戶日益要求其DMS(以及整個協作技術)具有更大的靈活性，但是這實際上意味著什么呢?更多的選擇到頭來會不會反而阻礙云服務的采用呢?
去年年底，我曾對在線文檔管理的未來做了諸多預測，得出結論：新技術的出現和發展將取代更成熟的服務，但是對業務決策者們來說，它們也可能會攪渾這趟水。
今年會有眾多不同的平臺浮出水面，并且在企業界受到追捧，數量之多將是空前的。實際上，從完全采用者獲得的價值提升方面來看，企業社交網絡(ESN)的持續崛起就好比上世紀九十年代個人計算機的崛起。
所以，一套更靈活、更多樣的文件管理工具是好事，還是它實際上會導致一些公司面對太多的選擇，對云服務避而遠之?
無縫整合是關鍵
市面上一系列廣泛的業務流程和工作流程解決方案似乎讓人無所適從，但是如果各個應用程序以一種安全、無縫、直觀的方式彼此整合起來，多少有望緩解這種情況。這讓用戶可以自由、靈活地選擇最適合其工作的工具，并輕松地將工具整合到企業內容管理(ECM)策略中。
云服務旨在幫助形形色色、大大小小的公司減少成本、改善協作和提升效率，這應該都會對賬本底線帶來顯著影響。尤其是文檔管理系統讓員工可以隨時隨地訪問信息，甚至可以與同事同時操作。這種解決方案的靈活性意味著，公司本身能夠變得更靈活、更敏捷、更有競爭力。
更加合作的方法
當然，可用工具方面擁有更多的選擇，以及更高的可訪問性和移動性比十年前更僵硬的系統要好，是不是?如今，人們極有可能在家辦公，他們想要這天通過智能手機或平板電腦來訪問重要的業務信息和文檔，次日想看看在辦公PC上是不是實現了同步。
安全的、基于云的平臺也非常受歡迎，因為它們讓自由職業者和合同工(擁有必要的訪問權限)可以從世界上任何地方登錄，從事于某個項目或工作流程。
由于旨在便于遠程辦公、文件共享及在線合作的SaaS和應用軟件開始在企業界受到追捧，與它們整合的文檔管理系統將被迫跟上步伐，或者更棒的是，領先一步。
最終，如果這些工具提供一種真正的解決方案，為用戶簡化生活，那么能夠從一系列廣泛的選擇中選出合適的那一個，然后徑直添加到現有的工作流程中，肯定是樁好事。
安全性和便利性
基于云的DMS、SaaS和ESN采用率大幅提高，這恰恰表明了企業行為在信息管理方面正發生怎樣的變化和進化。就遠程聯系和合作而言，自帶設備(BYOD)這一方法正迅速成為常態，這有助于推廣“始終在線”的理念，尤其是在初創公司當中。
由于可穿戴技術和物聯網變得更加普及，開始生成寶貴數據和洞察力，公司內部的消費化現象會隨之加劇。將控制權從IT部門奪過來、交到用戶的手里可能很危險，但也有其優點。提供安全、適當的設備、工具以及平臺，讓你的員工可以使用他們最熟悉的技術，這有望提高生產力和滿意度。
雖然安全性和便利性有時似乎是個矛盾體，但是它們倆始終是需要考慮的關鍵因素，這在短期內不太可能會發生變化。
模塊化的崛起
那么，遍地開花的顛覆性技術果真給基于云的DMS提供商出了一道難題?并非如此。它讓我們保持警覺，并迫使我們將整合放在解決方案的首要位置，這對用戶們來說完全是好消息。
模塊化業務工具(比如SAP Business ByDesign)提供了多樣化的SaaS產品，適合項目管理、人力資源、客戶關系管理及另外許多業務流程。我覺得，模塊化會成為最佳文檔管理系統的一個必要元素，讓中小企業和大企業能夠堆疊和構建滿足其具體需求的靈活、定制的解決方案。
至于有沒有像一應俱全式的DMS軟件包，我無法確信，不過擁有廣泛整合功能的新技術意味著，在未來幾年，靈活性和選擇會日益受到用戶們的重視。
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