今天，我們拋開資本的噱頭不論，從CIO的角度來看OA的發(fā)展。萬勇，金山軟件集團(tuán)CIO，擅長(zhǎng)大型企業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)信息化，對(duì)企業(yè)級(jí)OA頗有研究。
上圖為：金山軟件集團(tuán)IT總監(jiān)萬勇
OA本質(zhì)：多數(shù)員工使用的與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息系統(tǒng)
OA曾經(jīng)被認(rèn)為早已過氣，并以各種各樣的替身出現(xiàn)在信息化的舞臺(tái)之上。萬勇認(rèn)為： OA系統(tǒng)的基本特點(diǎn)有二，一是多數(shù)員工使用，二是業(yè)務(wù)相關(guān)。比如只是HR部門員工使用，普通員工不用或很少用的系統(tǒng)，叫HR系統(tǒng)，但如果普通員工在其中辦理入轉(zhuǎn)調(diào)離流程，以及請(qǐng)假考勤的，就算是OA范疇。 再如：主要是財(cái)務(wù)人員使用，普通員工不用或很少用的系統(tǒng)，叫財(cái)務(wù)系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)，如果普通員工在其中辦理報(bào)銷借款的系統(tǒng)，也是OA范疇。因此， OA系統(tǒng)的使用人是大多數(shù)員工而不是特定的一些部門或?qū)I(yè)崗位并具有業(yè)務(wù)相關(guān)性。業(yè)務(wù)相關(guān)性是指OA系統(tǒng)的功能和企業(yè)的個(gè)性化業(yè)務(wù)開展、運(yùn)營(yíng)管理相關(guān)，而不是通用的。比如郵件、IM、office辦公軟件雖然也是廣義的OA，但一般說不能算OA系統(tǒng)，因?yàn)槠涔δ苁峭ㄓ玫模瑐€(gè)性化極少。
OA應(yīng)具備的五大功能
信息門戶： 新聞公告、 規(guī)章制度、知識(shí)文檔、企業(yè)網(wǎng)盤
業(yè)務(wù)流程(含運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)+主數(shù)據(jù)，是企業(yè)結(jié)構(gòu)化信息的主要來源)：組織結(jié)構(gòu)，匯報(bào)關(guān)系;各種業(yè)務(wù)流程，包括與人相關(guān)的入轉(zhuǎn)調(diào)離，與物相關(guān)的采購(gòu)領(lǐng)用調(diào)撥，財(cái)務(wù)報(bào)銷，公文審批，權(quán)限申請(qǐng)等等各種流程;流程相關(guān)的報(bào)表、監(jiān)控、分析;流程相關(guān)的主數(shù)據(jù)管理;業(yè)務(wù)流程的發(fā)起和審批等。
企業(yè)社交：包括專門的企業(yè)社交功能，如企業(yè)IM、企業(yè)微博或論壇;公告社交平臺(tái)信息的采集，整理等。
各種常用辦公組件和基本功能：常用辦公組件，如會(huì)議室預(yù)定，調(diào)查問卷，在線考試，辦公用品;基本功能包括豐富細(xì)致的權(quán)限管理和日志功能，可以作為單點(diǎn)登錄的入口等等。
各種IT和智能辦公設(shè)備的數(shù)據(jù)集成：根據(jù)員工賬號(hào)集成復(fù)印機(jī)，電話，掃描儀，考勤機(jī)等，自動(dòng)獲取設(shè)備運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù); 根據(jù)員工賬號(hào)集成VPN，交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。
OA的四大方向
萬勇說，“今天的OA還不夠好。遠(yuǎn)不夠好。作為一個(gè)企業(yè)的信息化負(fù)責(zé)人，想找到一款滿意的OA系統(tǒng)非常困難。不論是百里挑一，還是一見鐘情，選擇了OA之后，總會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)施難度比計(jì)劃大很多，使用效果比想象中差很多，游走在用和停用的邊緣。其根本原因其實(shí)是OA產(chǎn)品不夠好。”
萬勇建議，OA產(chǎn)品應(yīng)圍繞用戶檢驗(yàn)展開，并把握產(chǎn)品的各種技術(shù)方向，真正讓OA能用起來。
1、用戶體驗(yàn)
OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)邏輯是“系統(tǒng)怎么做你就該怎么用”，操作繁瑣，界面難看，從不為使用者方便著想。用戶體驗(yàn)分為四部分：視覺體驗(yàn)，交互反饋，功能邏輯，滿足感。
視覺體驗(yàn)即UI，就是系統(tǒng)的每一個(gè)頁面和元素都應(yīng)該看上去美觀、舒適、協(xié)調(diào)、輕快。這需要從頁面元素的布局、焦點(diǎn)、大小、顏色、間距等等方面都精心設(shè)計(jì)，并且在一個(gè)系統(tǒng)里保持系統(tǒng)的視覺風(fēng)格。
交互反饋即UE，就是系統(tǒng)的操作者在使用系統(tǒng)時(shí)的交互過程，好的交互應(yīng)該是在該出現(xiàn)的時(shí)候交互信息，在沒必要的時(shí)候就沒有交互信息。比如表單信息的填寫提示，默認(rèn)打開表單時(shí)填寫提示信息應(yīng)該越少越好，如果填寫正確就不必提示，如果填寫錯(cuò)誤再給出有針對(duì)性的提示，比如“密碼長(zhǎng)度不夠”而不是“密碼錯(cuò)誤”。
功能邏輯是更深一層的用戶體驗(yàn)問題。比如有些系統(tǒng)的報(bào)表查詢將大批字段逐個(gè)列出，讓用戶輸入查詢條件，貌似功能強(qiáng)大，但實(shí)際上非常難用，如果像搜索引擎一樣在一個(gè)通用的文本框中輸入查詢條件，用戶的使用感受和效率就會(huì)高很多。
滿足感是用戶在使用系統(tǒng)的過程中獲得的一些額外的精神收獲。比如積分、獎(jiǎng)牌、贊、虛擬禮物，等級(jí)，或者是直接的類似打游戲的愉悅感。雖然OA本質(zhì)上是勞動(dòng)工具，似乎每個(gè)人都應(yīng)該敬而遠(yuǎn)之，但實(shí)際上工作是能給人帶來快樂的，OA系統(tǒng)也可以讓人獲得快樂，甚至是類似打游戲的成就感。
2、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成
CIO都希望能打通企業(yè)信息孤島，因此，優(yōu)秀的OA系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)連接企業(yè)的一切系統(tǒng)，成為企業(yè)的數(shù)據(jù)中心，成為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心。孤立的OA系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)真正的辦公自動(dòng)化。
OA系統(tǒng)應(yīng)該和ERP，CRM，PDM，MES等業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，以實(shí)現(xiàn)人員、部門、客戶、供應(yīng)商、物料、固定資產(chǎn)、BOM、采購(gòu)訂單、銷售訂單、費(fèi)用單據(jù)等等主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一一致，并且實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)需求人發(fā)起申請(qǐng)到業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成處理的完整的端到端的流程，保證各系統(tǒng)的信息隨時(shí)一致。也保證OA中能出具給各級(jí)管理者看的報(bào)表。
OA系統(tǒng)也應(yīng)該和AD、郵件、IM、SVN、JIRA、門禁考勤、動(dòng)態(tài)密碼等基礎(chǔ)系統(tǒng)集成，以實(shí)現(xiàn)員工賬號(hào)權(quán)限的一致性，既提高入職員工開通權(quán)限的效率和準(zhǔn)確性，也降低離職員工權(quán)限忘記收回的風(fēng)險(xiǎn)。
公司內(nèi)部系統(tǒng)的集成只是第一步，OA系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起跨公司的數(shù)據(jù)交換，比如將采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)和銷售訂單數(shù)據(jù)直接發(fā)給上下游合作公司，實(shí)現(xiàn)企業(yè)間的無縫協(xié)作。
3、業(yè)務(wù)靈活性
用戶體驗(yàn)讓用戶喜歡OA，系統(tǒng)集成讓用戶離不開OA，但是OA還有一個(gè)命門，就是靈活性。“業(yè)務(wù)流程”是OA系統(tǒng)最重要的功能，最能體現(xiàn)系統(tǒng)給用戶帶來的價(jià)值。但是“業(yè)務(wù)流程”恰恰是善變的，通用的流程設(shè)計(jì)工具目前遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶的需要。萬勇建議：若想本質(zhì)上改變對(duì)業(yè)務(wù)靈活性的支持，可以從以下兩方面著手：
建立豐富的流程模型庫，讓用戶不是從零新建流程，而是挑選合適的流程使用。從量體裁衣變?yōu)樘暨x成衣。
建立可視化的所見即所得的流程建模引擎，包括表單引擎(用戶可以像使用excel一樣繪制修改流程表單)，流程引擎(用戶可以像使用visio一樣畫圖，并點(diǎn)擊右鍵定義各種流轉(zhuǎn)規(guī)則)，最重要的是，用戶可以完全不用代碼就實(shí)現(xiàn)符合邏輯的流程調(diào)整。
4、 保證技術(shù)先進(jìn)性
現(xiàn)在的OA系統(tǒng)必須滿足移動(dòng)應(yīng)用、微信接入，智能設(shè)備接入等要求，這就必須保證技術(shù)的先進(jìn)性，與時(shí)俱進(jìn)。
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