托管服務提供商具有深厚的技術知識、洞察力和專業知識，可以為企業提供價值和先進的解決方案，而這可能是內部IT團隊難以實現的。數字服務和信息管理提供商美國理光公司(Ricoh USA)基礎設施和工程服務副總裁Bob Lamendola指出，從一開始就以正確的心態來管理與托管服務提供商的關系，這可以帶來巨大的價值。他說：“有時候這種關系可能會很不愉快，但所奠定的基礎能讓雙方度過難關。”
在制定任何IT外包策略之前，請注意以下八種方式，以從托管服務提供商合作伙伴關系中獲得最大價值。
1. 如實面對自己的目標和需求
讓對方了解商業目標和目的是建立成功的托管服務提供商聯盟的必要條件。
Lamendola解釋說：“托管服務提供商必須能夠將這種理解與他們的方法如何符合這些目標進行明確。”“如果一個企業能夠與托管服務提供商建立合作關系，并就雙方如何工作、交流和發展達成共同愿景，那么這通常會帶來積極的體驗。”
坦誠和開放的策略始終非常有效，因為這反映了企業有效性方法所基于的相同基本原則：溝通、協作、共同的目標、衡量方式、分析和持續改進。Lamendola說：“當與托管服務提供商的合作關系深植于組織結構和文化的延伸部分時，這種體驗是互利的。”
2. 做盡職調查
花時間去研究和你的企業類似的企業所啟動的一些成功的托管服務提供商合作項目。
首位聯邦首席信息安全官，目前在卡內基梅隆大學海因茨學院(Heinz College of Information Systems and Public Policy)擔任兼職教授的格雷格里·J·圖希爾準將(已退休)建議：“在整個行業進行基準測試”。對市場進行調查，以找出您所在行業的最佳托管服務提供商。“與您的同行和那些已經將服務外包給托管服務提供商的同仁交談，以發現風險和最佳實踐，”圖希爾建議道。“完整記錄您的需求，不要猶豫，請一位外部顧問來提供幫助，以確保您沒有忽略某些事情。”
確保您的需求建議書(RFP)明確了如何衡量具體的績效要求，并指出所有不可協商的要求。保留進行獨立第三方審核的權利。“您可能會看到一些競爭者(將)退出競標，”圖希爾指出。“這通常表明他們的營銷宣傳超出了他們可提供優質服務的能力。”
許多托管服務提供商會提供標準的服務模板，并且會回避那些與其常規文檔不匹配的需求。“不要為您的需求而妥協，從而給您的企業帶來不可接受的風險，”圖希爾提醒道。“如果某個托管服務提供商無法滿足您的需求，那就繼續尋找下一個能滿足您需求的提供商。”
3. 明確您的需求，并進行情景分析
IT主管們常常會求助于托管服務提供商，因為他們希望自己的團隊可以專注于更多戰略性工作。管理咨詢公司Kuroshio Consulting的執行合伙人兼聯合創始人克里希納·庫蒂(Krishna Kutty)說：“這種轉變要求您要提前了解自己的需求，這非常重要。”
在任何托管服務提供商的找尋過程中，重要的第一步是充分明確所有當前和預期的需求和期望。“例如，如果您目前僅需要某一標準服務產品，但預計以后會需要一些托管服務提供商的高級服務項目(如移動管理和應用程序監控)，那么請確保將這兩方面內容都包含在需求列表中，”庫蒂建議道。“如果您的需求同時包含了標準和高級服務，則需要選擇一個有能力的托管服務提供商，以便在需要時可以同時使用這兩種類型的服務。”
為了明確一些具體需求，庫蒂建議在接觸任何托管服務提供商之前進行情景分析。她說：“這些場景可能涉及升級工作、新軟件、增加員工、災難恢復等。”“根據這些場景，確定您相關的風險閾值和可接受的時間表——這些內容應該可以為您的合同談判提供依據。”
4. 尋找能將業務需求放在首位的托管服務提供商
注重預算的首席信息官會傾向于選擇能滿足其基本需求的廉價托管服務提供商。The Negotiator Guru是一家專門從事合同、供應商和其他商業談判服務的公司，其創始人兼高級合伙人丹·凱利(Dan Kelly)提醒道，不要陷入這一陷阱。
凱利指出：“企業要么停滯不前，要么發展壯大，沒有什么會令其長期停滯。”“隨著業務的變化，您的IT需求也將發生變化，這就需要來自托管服務提供商的更多資源，否則將被視為多余的服務。”
與可提供各種易于部署、價格合理的IT服務的托管服務提供商進行合作，可使組織機構避免陷入導致關鍵工作流程受阻的尷尬發展困境。
5. 尋找合作伙伴，而不僅僅是提供商
選擇一個具有洞察力的合作伙伴作為提供商——一個經驗豐富的顧問，可以順利和成功地指導一些現代化和優化方案。
技術管理咨詢集團Red Beach Advisors的創始人兼董事總經理雷·麥肯齊(Ray McKenzie)表示：“您不僅需要一個專注于標準故障/修復方法的托管服務提供商，而且還需要一個專注于您業務戰略規劃的托管服務提供商，以確保您保持競爭力。”
麥肯齊建議首席信息官與那些可以證明自己始終牢記為合作伙伴提供最佳技術、安全性和成本利益的托管服務提供商進行合作。他說：“托管服務提供商應真正致力于成為您公司的合作伙伴，而不僅僅是為所提供的服務收費或提供過時的技術。”
6. 尋求兼容性
在技??術快速變化的時代，許多企業，尤其是擁有大型內部IT團隊的企業，意識到他們需要托管服務提供商來調查和部署一些最新方法。
技術和商業咨詢公司Capgemini North America的云技術基礎架構服務副總裁格雷格·本瑟姆(Greg Bentham)表示：“與提供商建立的合作關系可使您有機會專注于自己的核心競爭力，因為您是自己業務領域的專家，比如制造、零售、公用事業等領域。”
本瑟姆表示，從托管服務提供商那里獲得最大收益實際上取決于人員以及合作關系背后的意圖。“正是共同的價值觀、信念和文化目標使我們在充滿挑戰的時代嶄露頭角。”
本瑟姆建議首席信息官讓未來的托管服務提供商合作伙伴來闡述他們計劃如何幫助內部IT團隊專注于核心競爭力。他還建議，要調查他們如何關愛自己的員工。他解釋說：“這種務實的方法是有效的，因為它扎根于共同的價值觀，并著眼于人們如何有所作為。”
7. 尋找不斷追求卓越的承諾
技術咨詢公司Guidehouse的IT戰略業務高級解決方案顧問阿尼爾•庫馬爾•克里什南達(Anil Kumar Krishnananda)表示，托管服務提供商能夠為其優質服務和持久合作關系提供現實案例，則表明其很可能擁有值得信賴、富有成效的合作關系。他說：“托管服務提供商承諾提供卓越的服務，這是最重要的屬性。”
克里什南達表示，他的公司會檢查托管服務提供商的服務質量相關信息，以便準確掌握其總體表現。他說：“在某些情況下，我們會進行情景博弈和背景調查，以確認該提供商是否適合解決某些能力缺口。”
與提供卓越服務直接相關的另一個重要屬性是托管服務提供商的創新能力，特別是在數字化轉型和運營效率方面。克里什南達表示：“從策略上講，我們會關注托管服務提供商如何接納智能自動化，這是一個更廣義的概念，是指使用人工智能、分析技術和機器人技術。”
8. 進行戰略性思考，避免發生意外情況
對意外情況進行預測。許多與托管服務提供商合作的客戶因為鎖定某一提供商以及遭遇某些不利的意外情況而成為受害者，這是因為他們在計劃過程中沒有進行戰術上的思考。圖希爾表示，在業務談判中要包含明確的指導性內容，以處理在合同結束時如何向其他供應商過渡，如何將技術方面的改進工作融入到服務中，如何管理安全性工作等等。他指出：“在進行戰略性思考時，您要盡量使意外情況降到最低。”
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