公司和IT部門所面臨最艱巨的挑戰之一就是IT預算的管理問題。一些公司一直在努力避免迷失于IT投資快速增長的狀態之中，但它們卻很難看到不斷增長的IT開銷能夠帶來明顯的商業價值。IT費用的超預算或預算過高已引起CEO/CFO的極大不滿，更為雪上加霜的是，各業務部門還認為沒有得到IT部門高質量的支持，因此，編制一份獲得確認的IT預算是解決這一問題的有效途徑。
對于CIO來說，如何編制年度預算是個大難題。CEO認為IT部門是個成本中心，當然對預算一審再審，每一塊都要花在刀刃上。而CIO認為，IT建設事關企業下一步的發展計劃，重之又重，當然不能因小失大。編制預算，是每一個CIO職業生涯中的一個重要方面。對CIO而言，善用預算工具，其所起到的作用并不亞于制定一份中長期IT總體規劃。在每年一次的IT預算中，CIO需要明確界定各IT項目、制定出各項目詳細的資金預算、實施計劃，使企業高層能夠清楚地掌握信息化建設應投人的費用及資金時間表。它不僅是保證IT項目成功實施的基礎，也為CIO進行投資回報率分析提供了一份很好的財務數據支持。
IT預算的內容Content
一般而言，IT預算應該包括兩方面的內容：資本支出和日常費用。
01、資本支出
資本支出所創造的是資產，是供以后若干年消費的，也就是企業計劃上線新的應用軟件及基礎設施升級的費用，如投資一個ERP系統的支出。日常費用指的是運行原有信息化系統需要的日常基礎費用，如雇員的工資、電費等。
對于信息化實施較為成熟的企業來說，大部分IT預算用于日常維護，經常占到了總額的80～90%。相對比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。對于目前大部分信息化基礎較弱中小企業，其中IT預算有很大一部分是用于新系統上線和人員的培訓。另外，很多大型企業正面臨提升供應鏈管理水平或商業智能，例如實施SCM和CRM系統或BI，以大大提高他們供應鏈反應能力或改變客戶體驗等，而上線這些系統需要建立大型的數據庫和存儲設備等，因此，上線新系統可能在某時間段內的投入也會非常大。
資本支出是一個CIO用以推動某種變革的最重要的工具，人們評價一個CIO的能力，往往是通過考察他對資本性支出估計的準確性。資本支出通過包括硬件和軟件（還包括許可證）。這些軟件和硬件是實施系統不可少的，同樣還包括各種相關專家的服務費用，如咨詢費等。對于企業來說，典型的資本性支出項目一般包括以下項目：企業核心系統（ERP、CRM、PDM、BI等）、電子商務（B2B、B2C、合作伙伴網站等）、網絡（IP語音、無線接入、PDA等）。對于資本支出需要重點考察它的優先級別，可以分為絕對必要、重要、需要、推薦等級別，并結合企業發展戰略綜合考慮。
資本性支出的主要項目包括：
硬件成本：指的是企業在IT系統的硬件支撐設備上的花費，包括中央處理單元、局域網設備、存儲設備、系統外設、廣域網絡設備、個人計算機、便攜機及內部服務器等。
軟件成本：是指企業在軟件方面的投入，主要包括操作系統、工作流工具、應用系統、數據庫、員工個人管理工具、系統監控工具及分析軟件包、許可證費用等。
服務費用：聘請各種相關專家的服務費用，包括專家咨詢費等。
02、日常費用
IT預算中的日常運作費用一般被認為是最經典的預算內容，預算中的費用主要包括：
人員成本：主要指企業對與IT系統相關的人力成本的投入，主要包括員工薪水、交通費用、日常開銷、員工加班費用、培訓費用及員工差旅費用。
硬件維護：主要指硬件的折舊費、維護費、修理費和硬件租用費。
軟件維護：包括軟件的維護費（客戶支持、更新升級）、軟件租用費和其他費用。
服務成本：主要包括由線路租賃、安全服務、系統災難恢復、信息系統外包服務及人力資源服務等產生的成本。
系統遷移費用：企業內部系統遷移所需要的費用。
IT預算編制的基本模式Mode
常用的編制IT預算方法主要有自上而下的方法和自下而上的方法。無論采用哪種方法，在編制預算前，CIO需要確定具體的IT技術、系統、活動、流程和人員，這些是預算的重要組成部分。另外，IT預算一定要涉及所有相關部門，并保證各費用項目與IT預算負責人的關聯準確。自上而下編制預算需要回答以下四個問題：有多少錢用于IT服務？此預算下必須提供哪些IT服務？在該預算下對必需服務內容能提供什么水平的服務？誰來提供這些服務，是IT部門、業務部門，還是合作方？自下而上需要回答以下五個問題：要提供哪些服務？目前提供了哪些服務？服務標準應提高嗎？要增加哪些服務？現有的服務和服務標準是必須的嗎？
IT預算一般按一定比例根據企業收入增加或縮減，但不同的商業環境、特定行業的要求以及各企業商業目標的不同也會對IT預算的水平產生影響。根據經驗，制定了先進IT規劃的企業一般將它們的收入的4%到5%花費在IT上。
IT預算編制的基本模式包括以下元素：
新預算＝基準預算+ 以前投資的影響+ 無法控制的增加項目+ 新投資- 節省成本+/- 擴展或縮減的目標
基準預算是指上一年的預算。
以前投資的影響主要是指以前資本性投資的折舊。無法控制的增加項目包括項目如必要的維護，或無法控制的軟件許可證費用的增加，或者由于規定、法律、安全要求引起的變化，還包括由于技術短缺引起的員工工資的增加。
新投資主要包括新投資項目的啟動成本和資本資產的第一年折舊。節省成本是IT部門涉及的所有成本降低的總和。IT部門可以采取多種可能的方法來降低成本，如重新協商或選擇供應商、實現IT部門的自動化、重建業務流程、實施IT資源的收費、充分利用地區成本差異他和充分利用顛覆性技術。
從IT預算編制的基本模式可以看出，CIO可以通過影響CEO或CFO的決定，并通過演示IT投資的商業價值的增加和累計的跟蹤數據，要求提高年度預算目標值。該模式中的兩個變量從CIO角度來看是可以控制的，那就是計劃的新投資和節省的投資。因此，對于CIO來說，通過成本的節省可以用同樣的預算完成不同的事情，當然如何進行軟件、硬件、安全、咨詢、維護和培訓等不同項目的預算配比，需要依不同企業而異。
對CIO而言，做IT預算的原則或核心挑戰在于如何有效制定IT年度計劃。IT年度計劃是IT預算的基礎，而業務需求則是IT年度計劃的根本所在。IT預算一般要在業務部門都報完預算后做出，因為這樣才能很明確地知道哪些業務需要IT技術的支撐。
IT預算編制的一般過程Progress
根據前面對IT預算內容和模式的分析，我們把IT預算編制的一般過程歸納為以下幾個步驟：
1、研究、訪談、計算。
在預算過程中，對歷史的預算情況進行研究，計算預算的實際執行情況和投資回報率。在制定預算之前，CIO要與業務部門有效溝通，了解業務部門需要重點解決的問題，從而正確制定出滿足企業業務、管理發展需要的IT預算。
2、確定資本性支出。
根據企業發展戰略和IT發展戰略，確定新一年度的新的投資項目，并確定各個項目的優先級別，并及時與業務部門和企業高層進行溝通，針對每項投資設定相應的目標。做預算時，需要權衡哪些項目該寫人預算列表，哪些項目要推遲到下一年去做。權衡的原則是這個IT項目是否符合企業的發展方向。另外，能否支撐企業的核心業務，最后則要衡量其是否能企業最突出的問題。
3、確定日常費用。
從人員、硬件、軟件、服務等方面確定當年的日常費用。將費用與前1到2年的費用情況進行對比，并作適當的調整。
將資本性支出和日常支出進行合并。在新的年度預算中考慮新投資項目對預算的影響，計算IT總預算，并計算IT占企業收入比例等。
4、編制最后的材料。
編制完成年度IT預算后，做完了再征求一下其他部門的意見，以形成最終的預算結果。最后，CIO還需要用能聽懂的語言與CEO或CFO進行溝通，良好的語言表達能力、整齊干凈的報表、漂亮的PPT，是幫助他們理解預算的捷徑，甚至是直接關系到預算是否通過的重要因素。利用臨門一腳的發揮，預算報表得到CEO的理解，CEO就有了站在企業管理高度審視預算并提出合理化建議的機會。這對于CIO來說，也是一個提升。
對于一個CIO來說，制定IT預算還必須考慮到風險控制問題，通過預算中一部分資金來來應付意外情況是十分有必要的，能夠幫助解決由于個人考慮不周或者需求變更時出現的問題。在建立合理的信息化管理體制、模式和組織體系，健全和規范信息化管理的機制與程序基礎上，通過合理進行IT規劃、嚴格IT預算控制體系、集中管理、標準化和強化項目管理可以有效地控制IT預算的執行。IT預算管理和效率成本的降低，不僅對企業保持運營是必要的，而且也是CIO有能力投資開發未來IT商業價值的基礎。合理的IT預算，不僅能為企業獲取經濟上的效益，還能幫助企業盡量壓縮和控制IT的成本。CIO在掌握IT預算的內容與編制方法的基礎之上，根據企業發展戰略與企業的現實情況，通過編制合理的IT預算，不僅能夠從戰略上體現IT的商業價值，而且能夠按照預期對IT項目進行有效地管理，實現IT預算的真正價值。
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