在單一辦公室里工作的日子已經過去了。當今的員工隊伍可能分布在多個小型辦事處，包括在家辦公的員工，遍布各大洲，而IT一直處于這一變革的最前沿，通過擁抱新的通訊技術，使之成為可能。但這種轉變才剛剛開始，通過使用管理員工的工具和技術，讓他們每天不需要在飲水機旁見面就可以把他們打造成一個團隊，這在某種程度上來說依舊處于初期階段。
管理一個虛擬團隊很困難的一個原因就是后勤問題。例如，公司總裁兼首席執行官Ian McClarty表示，PhoenixNAP全球IT服務部門的員工在北美和歐洲工作時不可避免地遇到了跨時區調度的問題。“因為我們絕大多數的員工都在山區或中歐地區，”他說，“我們大部分的會議和討論都安排在美國時間(早上7點到11點)和歐洲時間(下午3點到7點或4點到8點)開始的四個小時的時間段中進行。”這避免了有人在半夜參加會議，盡管有時仍然會發生這種情況。
不同的工人和辦公室也有不同的勞動規則。“由于不同國家的法律不同，大多數供應商的人力資源和工資軟件只適用于美國市場或歐盟市場，”McClarty說。“這意味著我們至少有四種不同的人力資源系統，并且它們都不兼容。”
雖然麻煩不斷，但仍然有一些相對簡單的解決方案，我們將其歸結為合理計劃和使用正確的工具。但是，當涉及到遠程工作對工作場所文化所產生的影響時，會出現更大的問題。Sonatype公司工程部高級副總裁Mike Hansen說：“我們的案例很少，但'孤狼'式的活動已經出現，而且如果放任不管，這絕對會導致問題。 “與此相關的沖突是有限的，我們通過明確團隊成員的期望來處理它。”我們只是不允許人們在孤立的環境下工作，因為這會影響我們交付產品的能力。
Hansen簡潔地提出了他的哲學:“遠程工作不是一個人工作。這是一個關于遠距離協作的問題。”
我們與各種虛擬團隊的高管進行了會談，其中一些團隊在不同國家設有多個辦事處，其中一些團隊成員在家工作，他們更熟悉他們面臨的挑戰以及他們為此開發的解決方案。這是他們的建議。
1.有時候，你得說出來
協作的核心是溝通，對我交談過的每個人來說，這也是他們管理虛擬團隊所遇到的困難的核心。雖然現在有比以往任何時候都多的工具允許分布式團隊相互交流，但是其中很多都是基于文本的，而這些工具往往忽略了交流的一個關鍵部分。“對遠程團隊，缺乏肢體語言來確定人們到底在說什么，”Atlantic.Net的首席執行官Marty Puranik說。“人們最終'讀入'的其他人正在發表的言論，可能將其解讀為與原始意圖不同的東西。當少數人感到被群體排斥，導致生產力的損失時，團隊就會分裂。因而清晰的溝通是必須的，作為團隊的領導者，要注意確保誤解最小化。”
計劃與協作應用程序制造商Favro的首席執行官兼聯合創始人Patric Palm概述了一種方式，這種方式可能會在基于文本的交流中出現溝通障礙。“我不寫整潔的句子，”他說。“我有一些軍事背景，所以我喜歡保持簡潔的軍事風格。”有些人可能會認為這種風格比我想的要嚴厲。我看到有兩種情況。我曾在電子郵件或Slack上進行過“乒乓”式的對話，在那里我花了很多時間解釋我最初的真正意思。我也曾有過這樣的經歷:我以為我們都很酷，但事實上，事情并沒有那么棒。
Palm的解決方案很簡單。“真正有效的方法是，當我意識到可能出了問題時，立即拿起電話，打電話，”他說。“在Favro，我們沒有內部電子郵件，只有Slack用于消息傳遞，Favro用于規劃和管理。Slack具有內置的通話和視頻功能，非常易于使用。當我覺得有什么不對勁的時候，或者我覺得別人沒有理解我的時候，我就按下呼叫按鈕。”
視頻通話似乎是一種從未與主流完全聯系起來的技術，但我采訪過的一些人說，它在這些場景中發揮著關鍵作用。“視頻聊天在全球知識工作者中可能是一個小眾的領域，但是對于一個完全遠程的組織來說，在某些情況下——這一點很重要，”Sonatype的Hansen說。“你并不總是需要視頻聊天，但它確實使某些類型的對話和協作變得更容易。通過強有力的關系，人們有能力接受微妙的口頭提示，足以抵消身體語言的缺失。當有三個或更多的人在互動時，好處就會開始增加，因為人們有更大的傾向去避免談話。當你知道別人能看到你的時候，你會有一種天生的抵觸情緒，也許你會把目光從屏幕上移開，開始輸入一封電子郵件。
BTB Security的執行合伙人Ron Schlecht對此表示贊同。“看到別人的臉會讓談話更‘真實’，就像面對面的交談一樣，”他說。而且他更進一步說：“即使不常見，面對面會議的定期展開往往能夠建立良好的融洽關系，產生深遠影響。”
2.避免文件信息過載
Fireflies.ai的聯合創始人兼首席執行官Krish Ramineni表示，遠程管理團隊中不僅僅存在情感上的細微差別。Ramineni說，Fireflies.ai的員工“辦公室里有30%的員工，另外遠程辦公的有70%”。
“我們面臨的挑戰是，在交換信息的地方，有很多非正式的會議和辦公室閑聊，”他解釋說。 許多分布式團隊常常會忽略發生了的事情或者做出決定的上下文。我們很快意識到工程不能保持一致的原因在于，一些開發人員正在不斷推動項目，而其他的工程師(通常是分布式的)對實現方法的最后一分鐘變化感到驚訝。由于這些最后時刻的變更，出現了錯誤的溝通，這對于分布式團隊來說有點難以管理。
Slack是遠程團隊保持聯系的一種日益流行的方式，但Ramineni說，在某些方面它傳遞了過量信息。當Slack工作時，有太多的提醒和太多的事情需要記住。當你有一個二十人的Slack頻道時，舊信息很快就會被埋沒。
他的解決方案是開發人員應該習慣的一句口號：把一切記錄在案。對Ramineni來說，這超越了代碼層面，涉及到了決策過程的溝通。“不管你是遠程工作還是在辦公室工作，所有的事情都必須被記錄下來——做了什么決定，為什么要這樣做，”他解釋道。“即使有五個要點，我們也需要一個大家都能看到的備忘錄。”你必須在下次會議之前閱讀備忘錄。這實際上可以節省大量的時間，因為現在我們有更多的時間進行討論和辯論，而不是花30分鐘讓每個人都跟上進度。如果必要的利益相關者及時在備忘錄上簽字并得到明確的同意，團隊就可以繼續前進。無論這是一個工程實現決策還是一個營銷活動，過程都是一樣的。”
在無盡的流媒體和新聞傳播的現代世界中，文件可能顯得過時，但Ramineni相信它們對公司的成功至關重要。“一份文件比在Slack中搜索一次性信息要容易得多，”他說。“我們曾經從隊友那里得到過重要的信息，比如，‘哦，是的，Kim和我決定在她給我展示一些東西之后改變整個架構。’”但遠程工程師并不知道，因為這東西被掩埋了。所以把它記錄在一個中央檔案庫是非常關鍵的。
3.定下基調
Michael Hackett是LogiGear的高級副總裁，這是一家總部位于加州的公司，他們必須在越南管理一個大型團隊。該公司寫了一篇關于在那里建立一個創新實驗室的博客文章，其中一個關鍵是在保持家庭辦公環境的某種平衡，確保讓遠程工作人員在項目上也能發揮作用。“這絕對是一個意識性的決定，不去事無巨細地管理它們，”他告訴我們。我們采取了一種故意的不干涉的方式。離岸團隊希望一切都得到批準——包括項目的命名。他們的語氣是，團隊必須擁有這樣的東西。實驗室的這一元素對于解決方案的創新是很有幫助的。
“我們需要完全的反饋，這是我們需要的，持續的反饋，”他說。對許多員工來說，“讓我知道它的進展”只是一個與“去創新”和“創新”之間的平衡。每一種文化都通過不同的規范來平衡這些差異。我們專注于實現硅谷/美國風格的松散但信息豐富的報告。
4.更小可能會更好
與我們交談過的一些領導人已經改變了他們的業務組織方式，以適應分布式團隊的現實。OpenWater的總經理Zack Schwartz表示，他的公司在運營部門有兩個不同的角色——項目管理和客戶支持——最初被分為兩個部門。“有一段時間還行，”他說。但隨著公司的發展，這種結構開始出現裂痕。為了交流，我們當然有Slack, Trello, join, me和許多其他拼湊在一起的系統，以幫助促進這兩個部門之間的溝通，但還不夠，我們面臨的主要問題是誰最終對客戶的成功負責，是項目管理還是支持?當客戶需要購買更多的產品和服務時，這個問題就被放大了。究竟是誰的功勞?”
在2017年末，他們選擇了重組，將員工分成一個個小的團隊，每個團隊都包括項目管理和支持人員。“不再擔心多個部門之間的溝通問題，現在你只需要在你的團隊中溝通，”他解釋道。“團隊中的每個人都互相幫助，并且有一個共同的目標，我們發現這種方法非常有效，而且小型團隊可以擴展，可以在公司雇用更多員工時創建新團隊。”
5.你需要時刻關注
與我交談過的領導有各種處理虛擬團隊的技巧。但是，如果你不得不將它們歸結為一個單一的想法，那就是：在視線之外并不意味著不在意。你的遠程員工需要和你對面隔間的員工一樣的關注和情感關懷，有時候你必須做出具體的選擇，或者創建合適的組織結構，為遠程員工提供足夠的關注，就像所有人都在同一棟樓工作時那樣。正如Atlantic.Net的Puranik所說的那樣：“當你管理遠程團隊的時候，確保每個人都能感受到你的參與和傾聽是很重要的。”
貿易工具
任何管理分布式員工的人都需要使用許多不同的工具來促進協作。PhoenixNAP的Ian McClarty很好地為我們列出了他所在公司使用的產品清單。
溝通工具：
•Skype用于即時通訊和視頻會議
•8x8用于VoIP /電話服務
•電子郵件，在所有公司地點使用標準的Active Directory
協作工具：
•一個專有的支持排隊管理的電話系統
•Ubersmith，一個支持聯系人管理的票務系統
•Salesforce客戶關系管理軟件
其他：
•JIRA用于項目開發和bug管理
•Microsoft SharePoint用于文檔協作和文檔存儲
•SkyPrep用于進行在線培訓
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