在協(xié)作得到了自下而上的推動時，它往往是最有成效的。能自由探索協(xié)作和團隊溝通工具的IT員工擅于對其用于管理工作流程的解決方案進行定制和專門化。能強制規(guī)定IT部門應該使用哪些協(xié)作工具的首席信息官可能會減慢工作流程，滋生不滿情緒并破壞生產(chǎn)力和參與度。

 

雖然安全性和“影子IT”的問題依然存在，但放松控制權讓IT部門有能力選擇自己的協(xié)作工具，這可能會幫貴組織在提高生產(chǎn)力和留住高級人才方面具有競爭優(yōu)勢。

 

下面來看看為什么你應該考慮讓IT部門在協(xié)作工具方面有更大的選擇空間——以及如何解決可能出現(xiàn)的問題。

 

 

Red Hat的首席信息官Mike Kelly表示，選擇軟件解決方案要承擔的風險不像以前那么大，因為基于云的產(chǎn)品已成為交付標準。這也意味著選擇越來越多了，而堅持使用一個特定解決方案的義務則越來越少，他補充道。

 

他說：“盡管1994年的首席信息官正試圖推動一個從內(nèi)部的，自建的解決方案向大型供應商采購的轉(zhuǎn)型——但由于需要定制化，這種解決方案并不總是那么適合，還會導致大量成本超支——一旦你決定下來，如今的首席信息官就會面對更多的產(chǎn)品和更大的靈活性。你可以選擇一個解決方案，獲取并試用這個方案，看看它是如何工作的，以及它的采用會是什么樣的，如果這樣做不起作用，你可以在半年或一年內(nèi)放棄。”

 

Favro的聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Patric Palm說，另一個主要變化是API的興起。API可以簡化集成問題，隨著更多供應商提供并利用API，組織相對更有把握確定那些解決方案可以與遺留系統(tǒng)配合使用。

 

Palm說：“公司也意識到，隔離系統(tǒng)并不是一個好的做法，他們要開放起來。例如，Slack越來越受歡迎，因為它非常容易使用，而且它的功能幾乎可以在任何地方發(fā)揮作用。而這種無縫集成在一定程度上創(chuàng)造了公平的競爭環(huán)境，并使體量更小的參與者有立足的機會，同時為IT提供所需的功能。”

 

Palm說，最進取的公司正在創(chuàng)建內(nèi)部的“應用商店”，工作人員因此得以選擇最得心應手，最符合需求的工具和應用。

 

 

Palm說，讓IT部門選擇自己的協(xié)作軟件可以提高生產(chǎn)力并減輕挫敗感。雖然首席信息官們不應該完全放棄控制權，但是放松管制讓IT團隊能夠更加靈活地進行更有效的協(xié)作和更快的創(chuàng)新，他這樣補充道。

 

Palm說：“在人們想在工作中使用iPhone和個人設備時，BYOD(自帶設備)運動產(chǎn)生了強烈的共鳴，這絕對會加快消費級技術功能和使用企業(yè)資源產(chǎn)生影響力的速度”。他說：“盡管如此，BYOD主要受到高管的推動，并漸次走向更多的員工隊伍。這一次，員工隊伍本身和IT部門對其想要使用的工具的采用尤其起到了推波助瀾的作用，因為這可以提高工作效率。”

 

而且，能自由選擇偏愛的工具的IT部門往往更加投入，Palm這樣說道。

 

他說：“讓你的IT團隊能夠做出決策并使用軟件和協(xié)作解決方案，這些軟件和方案使他們能夠以更高效的方式完成工作，這可以使他們積極主動，熱衷于互動，而這非常重要。”

 

Palm說，選擇自由，特別是在實施尖端技術時，也可以提高組織招聘和留住頂尖人才的能力。他說：“聘來IT人員，然后讓他們使用遠古的技術，這不是明智之舉。”

 

 

Palm說，雖然首席信息官們應該考慮不再插手，不再對IT所能使用的東西指手畫腳，但他們?nèi)匀回撠煂徍耍虾途S護IT所選擇的解決方案。他說：“就這些工具如何提高效率和創(chuàng)新而言，你不僅僅是企業(yè)的戰(zhàn)略顧問，而且你正在幫團隊選擇最佳工具，從而幫他們盡其所能地完成工作。”

 

Red Hat的Kelly指出了首席信息官在轉(zhuǎn)向自主選擇的方法時遇到的一個基本問題：“你不想做的事情完全被拋開了，然后突然你要面對人們互相進行交流的50種不同方式——這簡直是一團糟。作為一名首席信息官，你必須選擇立場，要么說‘你必須使用這個方式，別無它選’，要么讓它成為一場全體參與的交流。”

 

主要問題是，對法規(guī)的遵從和數(shù)據(jù)治理可能會對這些決策產(chǎn)生制約，這取決于你的行業(yè)，Kelly這樣說道。

 

另一個問題是安全性。Palm表示，除了滿足所有功能要求之外，組織還要確保選定的解決方案都符合隱私，合規(guī)性和安全性要求。令人欣慰的是，很多供應商和應用程序開發(fā)人員對安全問題的反應非常迅速，并且能夠使他們的工具具備高可用性和高度安全性，他這樣說道。

 

Palm說：“當然，你不想助長影子IT‘黑市’之類的情況。這是一場早晚要發(fā)生的災難。但已經(jīng)有很多協(xié)作解決方案能卓有成效地將必要的無縫功能，易用性和安全功能組合在一起。”

 

 

另一個問題是給予IT“特殊待遇”的視角，特別是在其它部門沒有選擇自由時。Palm表示，在某些情況下，組織需要保持競爭力并處于最前沿。

 

他說：“尤其是軟件開發(fā)人員，他們長期擁有這些特權——測試新技術，試用并創(chuàng)建其它部門無福消受的東西，有時候，針對技術人員有一套規(guī)則，針對公司其它人員又有另一套規(guī)則。”

 

在這里，透明度是關鍵。為什么要實施這些規(guī)則(或為什么實施不到位)，以及為什么規(guī)則對公司及其在行業(yè)中的地位所帶來的好處有助于避免不滿情緒，這些原因坦誠布公。如果你將IT的涉足視為試點項目，并展示其它部門如何使用這些技術也是大有裨益的。

 

Kelly說，最終，首席信息官們面臨著同樣的難題。如何卓有成效地討論實施特定技術的情況，并概述每種技術的優(yōu)劣。

 

Kelly說：“無論你是想弄清楚如何對一個解決方案實施標準化，還是想?yún)f(xié)調(diào)一系列不同的解決方案，你就所有實施方案所提出的問題都是一樣的。這實際上都可以歸結(jié)為，‘這種“捕鼠器”比以前的更好用，我怎么說服人們呢?’”

 

Kelly補充說：“關于協(xié)作的談話很難展開，因為沒法對人們?nèi)绾魏献魇┘訌娦幸?guī)定。所以，對協(xié)作所做出的承諾(而不是專注于你所使用的特定工具)確實更為重要。無論你是使用一種，三種，五種不同的工具，還是親身參與交流，或者，如果你將兩個錫罐串在一起(將兩個錫罐連在一起是一種“打電話”的原始方法)，人們就立刻明白你想要解決什么問題，什么才是你解決問題的最佳方式，什么對你的公司有用。”

 

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