企業OA能做到哪些事?我們體驗了4家公司的OA系統，好多功能都堪稱“神奇”，你們家的呢?
早上進公司連上Wi-Fi后就能自動打卡；需要開一個會，手機搖一搖就能輕松預訂到離你最近的閑置會議室；午餐前先用手機看看食堂里人多不多，人流監測可以告訴你什么時候就餐效率最高；下班了，打開手機看看附近的公司班車從哪里上車最方便……
這是當下OA系統的正確打開方式，它不再是一個單純方便管理者掌握公司人工作流程的管理工具，而是一種服務公司人，讓員工能更便利地工作的協同辦公系統。
OA系統在1980年代就已經存在了，官方名稱叫做辦公自動化(OfficeAutomation)，一開始只是為了實現無紙化辦公，方便管理生產。由于當時的企業多以工廠為主，為了讓生產任務和管理精神下放，更有序地做好企業管理，OA系統誕生了——管理者有了追溯衡量工作過程的工具。
30年后再談OA，我們發現這個詞可能需要重新定義。OA的概念在2010年左右開始模糊，在2013年創業潮興起之后更是突出——這是一個追求快速創新的時代，冗長的流程管理、繁復的事務處理會耽誤很多時間，相反，高效的團隊溝通、協作的需求被逐漸放大。OA的邊界也因此打開，加入了企業協同的概念。
移動互聯技術的加入讓這件事情有了更大的想象空間。現在很多公司人日常的辦公、考勤、行政流程都可以在一個手機App上完成，通過它還能集成公司郵箱、內部通訊、通知傳達、項目管理等全方位功能，讓信息始終處于流動的狀態。尤其是很多技術類公司在這些事上玩得更high，它們自行開發了一些小功能比 如訂班車、監測食堂人流、發票報銷、訂健身房、找醫生等，OA也從方便工作開始擴大到了方便生活。
OA系統在這個時候也開始成為企業文化的一部分，能幫助組織強化團隊感。我們體驗了4家大公司的OA系統，它們都圍繞自己的公司文化、工作方式和員工需求開發了—些定制化的OA功能，我們甚至能從這些辦公應用中判斷出這是一家什么風格、以什么為導向的公司。
當然，就如很多人都在抱怨微信讓我們變得24小時都在聊工作一樣，移動OA方便了公司人的日常工作，同時也方便了公司對我們的管理。技術就是這樣一種可愛又可怕的東西，這次我們來看看它可愛的一面。
復星的移動OA系統叫做復星通，這個員工人數超過10萬的超大型公司，部門眾多，層級復雜，大家對辦公軟件的最大訴求就是化繁為簡。
于是這個系統從設計之初就盯牢“實用”二字。因為是嵌入釘釘——一款針對企業的辦公協同工具，再由公司IT部自行定制開發，一開始員工內部還組了一個“小白鼠群”，群里既有80后、90后的基層員工，也有CEO梁信軍，每個人都基于自己的下—作需要來提建議，現在這個OA上搭載的功能多達幾十種，都是為解決實際的需求而存在的。
在手機App上打卡、報銷、請假、訂會議室等都只能算基礎功能，前面提到的化繁為簡體現在一些更高級的設置上。
比如一個審批的綠色通道功能，當事情比較急的時候，可以直接在系統里拉一個群，把相關的負責人都拉進來討論、做出決定——這個通道允許之后再補上審批資料。“就因為OA系統里有這樣一個綠色通道，之前我們建一個信息技術子公司前后只用了一周。”IT部總經理梁劍峰說，這是一個緊急情況，但按照傳統oA 一天要走完10個流程幾乎不可能，于是他們在復星通上拉了個群，把各個流程環節的負責人都拉進群里并直接匯報，最終非常高效地在一周內完成廠公司注冊。
復星通另一個廣受好評的功能，是黃頁功能。在一般的企業通訊錄里，假設你要修理電腦或者開視頻會議卻不知道怎么連接，這個時候即便打開通訊錄，你也不知道該找里面的誰。復星員工的通訊錄自帶黃頁功能，他們只要打開通訊錄，根據自己的需要，比如“IT維修”，就可以找到對應的人，并給對方發送郵件尋求幫助。
這個友好的功能在公司新人里特別受歡迎，即便在剛進公司誰都不認識的情況下，他們也可以很快找到需要的人。“以前我們會用微信來溝通，但10萬人的公司，總不能每個員下都加微信吧?”IT部總經理梁劍峰覺得黃頁功能對于這樣規模的大公司很實用。
OA要受歡迎，只單純解決工作的問題肯定不夠。對于大部分員工來說，“就餐小秘書”大概更加深得人心，畢竟它解決了實實在在的就餐問題。因為復星食堂里有一條比較狹窄的過道，以往在用餐高峰總是會出現大排長龍的情況，但現在大家吃飯前都會先看看就餐小秘書，它可以實時反映目前食堂的用餐人數，當它顯示一個綠色微笑表情時，就表示“現在不是人流高峰，去吃飯不用排隊了”。
此外，員工還可以在復星通上實現很多“省事兒”的功能，比如覺得身體不舒服的時候，可以直接在移動端預約和集團合作的醫療專家；想要鍛煉身體，打開看看有沒有空閑的羽毛球場……基本相當于一個智能助手。有沒有一種坐在辦公室里就把雜事順手解決了的運籌帷幄感?
最近，聽說那個很多公司OA系統里都有的“規章制度”功能要在復星通里被下架了，原因很簡單，因為通過每日后臺監測的日活和員工反饋來看，這個功能“大家使用得不多”。
開會前還在跟前臺預約會議室?實在太out了……看看京東的小伙伴，要找會議室時只要打開手機OA搖一搖，就能輕松get到一個最符合他們要求的閑置會議室，不過這大概只能在京東OA系統的實用排行榜中排第二名。
使用得更多的是班車系統。下班后只要打開應用定位自己的地理位置，系統就會根據附近班車的分布給你推薦一個最適合上車的站點，并且它還會告訴你這趟班車之后的行駛路徑，不僅如此，你還能查到班車司機的聯系方式。
這些好用的功能都可以在京東的移動OA系統ME里實現，不過這還遠遠不能滿足一群技術控。盡管ME里已經有30個通用功能了，但當各個部門又提出更獨特的需求時，怎么辦?
那就自己開發吧!ME的一大特點是它是一個開放平臺，允許各個部門在這個平臺上開發、增添自己需要的功能——當然也只有技術公司能這么玩。于是，用戶體驗部開發了一個可以橫向比較京東App客戶滿意度的功能，它可以按周統計用戶的評價并反饋到體驗部；營銷部的人開發了一個“京東羅盤”，這樣他們就能每周檢測不同產品的銷量和價格。“日前ME上自主開發的功能有近20個。”移動辦公團隊產品經理李卓說。
京東有一個很特殊的地方在于，除了辦公室員工，它還有近8萬名一線員工，比如倉儲、配送、客服等崗位，這些員工沒有配工作電腦，所以設計移動版也是為了方便他們的工作。這樣，即便是在新疆、陜甘寧等偏遠地區的一線員工也可以通過移動版OA隨時打卡、查詢工資。
要在IBM里找一個專家，可能用不了10秒鐘，一同提供的，還有對方的電話、郵件、企業微博，在這個全球化的公司，唯一可能阻礙聯絡的，就是時差。
員工只需要在OA系統中輸入關鍵詞，其他就交給智能機器人Watson處理。它早就給全球的專家們打好標簽，只要接到搜索指令，它會立刻把符合要求的對象篩選出來，并按照和關鍵詞的相關性排序。之后，員工可以直接點開候選人的個人頁面，看到對方之前參與過的項目和所在的團隊，來驗證對方是不是符合自己要求的人。這種情況下，即便是幾個完全不認識甚至在不同國家千作的人，也有機會很快地組成一個臨時項目組，并在線上合作一段時間。
郵件是他們開始工作的入口，當這個臨時項目團隊組建完成，組織者可以給團隊成員發送任務郵件，如果有附件，還可以直接拖拽到網盤，形成虛擬小組的資源庫。郵件來往次數多了以后，對方就會被默認成“重要聯系人”，當重要聯系人的郵件來了，系統會提醒使用者要不要考慮優先處理。
遇到需要討論的問題，團隊成員可以在郵件中即時聊天，而聊天記錄可以直接備份成“會議紀要”。
新加入的成員可以查看自動生成的人員架構圖譜，了解自己該向誰匯報、和誰合作。
因為虛擬團隊中經常存在異地工作的情況，所以成員彼此未必很了解對方當下的的工作狀態——是不是在忙別的事情。所以郵件系統里關聯了音視頻系統，也就是說，當對方正在音視頻會議中時，他的頭像旁邊就會顯示“會議中”的小標識——嗯，那就稍后再議。
是不是還挺方便的?尤其對于這個全球化企業來說，虛擬團隊的工作形式很常見，所以IBM現在的OA系統更強調協同工作的功能。作為OA系統的鼻祖，IBM從1995年就開始建立OA 系統，所以他們的大部分員工從進公司開始就已經在使用這套系統。“如果你問IBM員工，我們的OA系統怎么樣?他們可能并不明白，因為很多人都沒有意識到，自己已經隨時都處在OA系統中。”IBM社交商務技術總監徐剛告訴《第一財經周刊》。
只要進入了設定的距離范圍(公司方圓150米)，就可以提前打卡，避免遲到，這個“充滿愛”的設置叫做“附近打卡”，估計能在愛奇藝員工喜歡的OA系統功能中排名前二。
和前幾家公司相比，3000人左右的愛奇藝規模算不上龐大，日常使用的OA系統也相對精簡，更追求實用，用開發團隊的話來說，就是“用什么就裝什么”。
比如差旅中請的審批。新的OA系統允許幾個平級的部門同時在系統里審批這筆差旅，任何部門發現不合理的需求都可以立刻喊停，這能減少很多時間的浪費，出差任務很急的同學最喜歡，“這個功能很方便，假如我要向3個部門申請一個差旅而且明后天就要走，3個部門可以同時在系統里審批，節省了很多時間。”愛奇藝副總裁王學普說。
此外，作為視頻網站，愛奇藝的OA系統在各項遠程辦公活動里植入視頻的功能自然也是出神入化。視頻會議是基礎配備，他們甚至可以在團建時做視頻直播，加入VPN后也可以隨時和任何一個同事通過視頻討論工作，并且，絕對不卡!
互聯網行業最講究的大數據，OA系統也能支持。在后臺，他們還能看到屬于業務板塊的視頻大數據分析，可以直接了解自己板塊的了作效果，比如濾鏡篩選的觀眾最喜愛片段、觀看完成率等，當然，有些數據會有權限設置。
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