在信息化的今天，效率永遠(yuǎn)是企業(yè)最關(guān)心的核心問題，俗話說最有信息化的地方就有OA系統(tǒng)。在O2O、P2P、互聯(lián)網(wǎng)+等新興話題不斷閃現(xiàn)的信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)信息化是經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的標(biāo)志，而OA軟件作為全員信息化的第一臺(tái)階肩負(fù)著重大使命。對(duì)于企業(yè)來說，信息化初期選對(duì)OA、選好OA是為企業(yè)將來更快更好的發(fā)展信息化有著至關(guān)重要的作用。面對(duì)成百上千的OA廠商，面對(duì)各式各樣的OA產(chǎn)品，選型者又該何去何從，如何抉擇呢?
一、清醒認(rèn)識(shí)OA
OA辦公系統(tǒng)與其他HR、財(cái)務(wù)軟件相比，應(yīng)用范圍涉及全員。OA辦公系統(tǒng)的真正應(yīng)用，實(shí)際上是一場(chǎng)工作模式和管理機(jī)制的改革。CIO在OA選型的過程中，要清醒地認(rèn)識(shí)到， OA辦公系統(tǒng)成功應(yīng)用不是一蹴而就，實(shí)現(xiàn)某個(gè)部門的全部需求，持續(xù)深入的推廣應(yīng)用，需要調(diào)動(dòng)眾部門的積極性，協(xié)同作戰(zhàn)性。因此，OA辦公系統(tǒng)的選型也要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合。
二、技術(shù)平臺(tái)直指JAVA
JAVA語(yǔ)言，以其跨平臺(tái)特性，面向?qū)ο筇匦裕踩匦砸I(lǐng)著技術(shù)發(fā)展方向，并且通過把數(shù)據(jù)庫(kù)訪問，JAVA 組件和WEB技術(shù)等有機(jī)地集成在一起，特別適合于構(gòu)建復(fù)雜的大中型集團(tuán)應(yīng)用，更好支持B/S 結(jié)構(gòu)，保證系統(tǒng)具有很好的可擴(kuò)展性，迅速在各類應(yīng)用系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用與推廣，在OA領(lǐng)域的市場(chǎng)份額不斷擴(kuò)大。
OA技術(shù)平臺(tái)的選擇與OA產(chǎn)品的成熟運(yùn)轉(zhuǎn)、升級(jí)、擴(kuò)展集成等緊密相關(guān)。從目前OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)來看，已經(jīng)拋棄了過去的Domino、.NET，正在向JAVA技術(shù)平臺(tái)急速演變。像九思軟件(www.jiusi.net)等一開始就在OA技術(shù)上，占據(jù)了制高點(diǎn)，無(wú)疑也是對(duì)持續(xù)合作的客戶升級(jí)以及整合集成奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。
三、OA核心需求壓倒一切
OA軟件的應(yīng)用范疇涉及到所有知識(shí)性員工，是全員信息化的第一臺(tái)階。我們初步認(rèn)識(shí)到OA辦公系統(tǒng)的全員應(yīng)用性之后，在提取OA的需求上自然著重把握全員核心需求。如果以通用性和經(jīng)常性兩個(gè)緯度對(duì)OA軟件的功能進(jìn)行篩選的話，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國(guó)企和政府機(jī)關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、會(huì)議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具(計(jì)算機(jī)、萬(wàn)年歷等)。如果以給企業(yè)帶來價(jià)值大小的緯度對(duì)所有功能模塊評(píng)估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項(xiàng)目管理模塊為企業(yè)帶來的了80%的價(jià)值，而其余的模塊帶來20%的價(jià)值。
對(duì)各部門匯集而來的OA需求做完減法之后，帶著OA核心需求，我們還要重點(diǎn)考察OA辦公系統(tǒng)的核心應(yīng)用：工作流程，以及OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)水準(zhǔn)。
四、把控綜合成本 物有所值
OA辦公系統(tǒng)作為管理軟件與硬件不同，收回的價(jià)值不僅要看，刨去多少采購(gòu)成本，更要看軟件應(yīng)用，能夠?yàn)榧瘓F(tuán)企業(yè)帶來多少潛在價(jià)值。大多數(shù)CIO在評(píng)估OA軟件的成本是，只是簡(jiǎn)單的考慮到公司在OA軟件項(xiàng)目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級(jí)成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等。
五、關(guān)注廠商態(tài)度
OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購(gòu)OA軟件與采購(gòu)財(cái)務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡(jiǎn)單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù)，在這個(gè)過程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動(dòng)，來解決實(shí)施、應(yīng)用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問題。
在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問題面前，客戶如果面對(duì)的只是一個(gè)普通銷售人員或者普通實(shí)施人員，是無(wú)法調(diào)動(dòng)整個(gè)組織進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時(shí)，也要重點(diǎn)考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個(gè)愛你的人，遠(yuǎn)比選擇一個(gè)你愛的人重要。
而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項(xiàng)目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級(jí)別越好，說明對(duì)你越重視，也意味著過程中遇到問題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大
選貴不如選對(duì)，把握自身核心需求，方能掌握選型方向。
文中數(shù)據(jù)來源：前瞻產(chǎn)業(yè)研究院《2015-2020年中國(guó)OA設(shè)備行業(yè)發(fā)展前景預(yù)測(cè)與轉(zhuǎn)型升級(jí)分析報(bào)告》:http://bg.qianzhan.com/report/detail/7b3fd46a703a4ce7.html
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