對于ERP、OA這樣需要廠商進(jìn)駐用戶現(xiàn)場開展實施、系統(tǒng)功能復(fù)雜的企業(yè)管理系統(tǒng)來說，最終系統(tǒng)是否能實施成功可謂是一切努力的關(guān)鍵。是對之前系統(tǒng)選型調(diào)研等前期工作的肯定，也即將開啟未來企業(yè)管理水平提升之路。成敗論英雄，雖然影響系統(tǒng)實施成功的因素有很多，但是軟件的優(yōu)劣以及是否選型準(zhǔn)確仍然是決定項目實施成功與否的最重要因素。
【梳理需求是關(guān)鍵】
從選型方面說，用戶最應(yīng)該做好的首要事情就是：理清自己的需求。無數(shù)的OA系統(tǒng)選型文章在列出一條條“選型原則”告誡用戶時，把建議用戶了解自己的需求排在第一位。可是實際情況中，仍然有很多企事業(yè)單位并沒有清楚了解自己的需求，而只是覺得，應(yīng)該提升一下企業(yè)管理了;應(yīng)該建設(shè)一下企業(yè)信息化了;同行企業(yè)上馬了新的OA系統(tǒng)，效益得到了提高，我們也不能落后了.......等等諸如此類的理由。有些用戶呢，稍好一些，最起碼有需求的輪廓：上馬一個OA系統(tǒng)管理一下公司的銷售部門;購買個OA系統(tǒng)解決一下跨地域辦公的問題;需要OA系統(tǒng)來幫我管人事、管項目管理等。
那具體的業(yè)務(wù)流程呢?管銷售有具體的商機(jī)管理流程，管項目有具體的項目實施流程和方法，管報銷有具體的報銷流程和制度......。每個企業(yè)都應(yīng)該有自己獨特的業(yè)務(wù)流程，這些業(yè)務(wù)流程也正是企業(yè)核心價值所在。現(xiàn)實情形卻是另一幅畫面：到了項目實施時，用戶才發(fā)現(xiàn)，這些流程都沒有好好梳理過。每個員工只管自己眼皮底下的固定工作，領(lǐng)導(dǎo)只用來開會和救火，真正能夠管控流程的人沒有。
所以正確的做法是，企業(yè)首先確定自己的管理制度和方法，繼而理順業(yè)務(wù)流程，接著選型時尋找可實現(xiàn)自己業(yè)務(wù)流程的OA產(chǎn)品，這樣當(dāng)然OA系統(tǒng)實施就容易成功得多。軟件說白了只是輔助的工具而已，用自動化的智能手段幫助管理者提高管理效率和易于管控。如果像有的管理者，只是依賴于管理軟件出流程出方法，那就本末倒置了。必然會導(dǎo)致項目實施的失敗。
【系統(tǒng)靈活促成功】
用戶需求確定，那么就為成功實施開了一個好頭。同時，如果OA系統(tǒng)自身靈活，可支持用戶個性化、自定義的業(yè)務(wù)流程和要求，那么實施的成功率自然又提高了許多。就拿新OA的代表10oa協(xié)同運營平臺來說吧，從電子表單到業(yè)務(wù)流程的設(shè)計都支持用戶自行設(shè)計和建構(gòu)。只要用戶理清了自己的流程和管理制度，很快就能在OA系統(tǒng)中落實。繼而通過OA系統(tǒng)的自動流轉(zhuǎn)，把每個流程自動推送到負(fù)責(zé)各個節(jié)點的參與人面前。同時實施的過程也是流程再造和優(yōu)化的過程，當(dāng)用戶在具體實施流程時會很容易發(fā)現(xiàn)流程有不合理、效率低、責(zé)任不明確的地方，正好利用這個機(jī)會進(jìn)行升級和優(yōu)化。
以前的流程運轉(zhuǎn)完全靠人工管理，現(xiàn)在依靠OA系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)就可以精準(zhǔn)地管控，了解流程停滯在哪里，在哪里被堵住，責(zé)任到人，再也不會發(fā)生踢皮球的情況。哪怕領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司，移動版本也可以實現(xiàn)跨地域的協(xié)作和管控。
10oa說，他們也經(jīng)常遇到需求不清晰的用戶，往往實施時才發(fā)現(xiàn)從來沒有真正梳理過自己的業(yè)務(wù)流程，原來員工做事情都是按慣例，而這個慣例是否合理，是否形成了業(yè)務(wù)規(guī)范，從來沒有考慮過。有的用戶實施前還對自己的需求不以為然，覺得不復(fù)雜，可通過實施現(xiàn)場的不斷梳理，最后竟做出了復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，用戶自己都沒有想到。10oa感慨，幸好是他們的產(chǎn)品有著強(qiáng)大的工作流引擎，支持個性化，否則遇到這樣的項目很有可能即遭遇失敗的結(jié)局。
由此可見，用戶梳理流程和OA系統(tǒng)本身的靈活性兩者缺一不可，互相保證，才能促進(jìn)OA系統(tǒng)項目實施的成功。
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