開展貿(mào)易業(yè)務(wù)需要怎樣的ERP系統(tǒng)?最重要的一點(diǎn)就是要使管理層明確了解企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)展的每一步情況，將管理做到“看得見，管得著”。海瑞克(上海)隧道機(jī)械有限公司通過切身體會(huì)給出了這樣的答案。
在2006年，海瑞克上海準(zhǔn)備開始業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型時(shí)，一系列問題困擾著企業(yè)：內(nèi)部信息共享不足、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同效率待提升、客戶滿意度不高，等等。而到今天，企業(yè)整個(gè)內(nèi)部流程之間信息暢通、共享，各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)可實(shí)時(shí)查詢，部門之間的協(xié)作效率也更加高效，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的“可視化”管理。而這一切都依賴于海瑞克與賽捷軟件的合作，按照海瑞克(上海)隧道機(jī)械有限公司財(cái)務(wù)經(jīng)理Vivian Sun的話說，“Sage Accpac ERP解決方案成功應(yīng)用之后，整個(gè)公司的管理上了一個(gè)新的臺(tái)階。”
業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型帶來的困惑
海瑞克(上海)隧道機(jī)械有限公司是德國(guó)海瑞克股份公司(Herrenknecht AG)的子公司。Herrenknecht AG是世界上少數(shù)幾個(gè)發(fā)展、生產(chǎn)、銷售所有機(jī)械隧道挖掘機(jī)的公司之一，擁有國(guó)際一流的技術(shù)和研發(fā)能力，在國(guó)際隧道機(jī)械行業(yè)處于領(lǐng)先水平。
Herrenknecht AG于2002年開始進(jìn)入中國(guó)，目前在國(guó)內(nèi)擁有3家全資工廠和2家合資工廠，其在國(guó)內(nèi)的銷售分支機(jī)構(gòu)和售后分支機(jī)構(gòu)則分別位于北京和上海。海瑞克(上海)隧道機(jī)械有限公司主要負(fù)責(zé)海瑞克在國(guó)內(nèi)的售后服務(wù)和相關(guān)的一些貿(mào)易業(yè)務(wù)。
但在2006年，海瑞克上海開始了一次業(yè)務(wù)調(diào)整：以往，海瑞克機(jī)械以保稅區(qū)內(nèi)組裝，加工，維護(hù)及維修隧道挖掘設(shè)備及其零部件的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)為主，到目前其業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，不僅提供隧道挖掘設(shè)備相關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)咨詢、技術(shù)培訓(xùn)、售前及售后服務(wù)，也通過國(guó)內(nèi)有進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)的企業(yè)代理與非保稅區(qū)企業(yè)從事貿(mào)易業(yè)務(wù)。很顯然，這樣的業(yè)務(wù)變化給企業(yè)的管理帶來了新的挑戰(zhàn)，要想提高管理效率，需要有新的支持手段。
在原有的管理體系下，海瑞克上海下屬的各個(gè)部門，如財(cái)務(wù)與庫存、銷售、售后等不同部門之間，數(shù)據(jù)信息并不能實(shí)時(shí)共享，業(yè)務(wù)部門之間的信息流轉(zhuǎn)也總是相對(duì)滯后。這樣的情況下，無疑對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)帶來了一些影響。同時(shí)，以往業(yè)務(wù)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)定期報(bào)送給財(cái)務(wù)部門，但在手工管理的模式下，信息滯后不可避免，同時(shí)庫存管理、銷售管理等方面的效率也有待提升。業(yè)務(wù)信息如何能快速反應(yīng)到財(cái)務(wù)部門，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門更高效的協(xié)同工作，這也給凱迪納上海提出了更高的要求。
另外，在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)調(diào)整之后，海瑞克上海的銷售管理范圍明顯擴(kuò)大，出貨量更加頻繁，但回款難的問題隨之出現(xiàn)，企業(yè)回籠資金的速度相對(duì)較慢。導(dǎo)致這些問題的原因就在于無法最恰當(dāng)?shù)臐M足用戶需求，這也使得客戶滿意度難以提高，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過程中妨礙了一些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有效推進(jìn)。
讓業(yè)務(wù)“看得見，管得著”
要做好貿(mào)易業(yè)務(wù)，企業(yè)采用ERP管理系統(tǒng)的目的就是要使管理層明確了解企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)展的每一步情況，將管理做到“看得見，管得著”。為此，面對(duì)轉(zhuǎn)型中的問題，海瑞克上海決定深化信息化應(yīng)用，從而針對(duì)性解決這些問題。考慮到之前Sage Accpac ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用，同時(shí)從產(chǎn)品的靈活性、擴(kuò)展性等方面去衡量，海瑞克上海最終選擇應(yīng)用更多的Sage Accpac ERP功能模塊，并通過該系統(tǒng)管理好企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程。
談到選型的原因，Vivian表示，主要源于三個(gè)方面。一是基于之前在Sage Accpac ERP財(cái)務(wù)管理模塊上的成功應(yīng)用，讓企業(yè)對(duì)該產(chǎn)品有了足夠的認(rèn)可和信心。二是Sage Accpac ERP系統(tǒng)上手容易，非常方便易用，對(duì)于海瑞克上海的許多業(yè)務(wù)人員來說能很快接受。三是Sage Accpac ERP具有高度的可擴(kuò)展性，能靈活適應(yīng)各種新的應(yīng)用。總體上說，對(duì)于經(jīng)營(yíng)貿(mào)易業(yè)務(wù)的企業(yè)而言，Sage Accpac ERP可提供符合需要的、具有成本效益的、穩(wěn)定可靠的業(yè)務(wù)管理解決方案。
“傳-幫-帶”實(shí)現(xiàn)快速應(yīng)用
在海瑞克上海的Sage Accpac ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中，賽捷軟件的實(shí)施顧問首先幫助其對(duì)供應(yīng)商清單等進(jìn)行了初始化設(shè)置，解決了以往設(shè)置不同而帶來的問題;同時(shí)，在財(cái)務(wù)賬戶設(shè)置時(shí)，也兼顧共性和個(gè)性，保證一些特殊性業(yè)務(wù)也能順利運(yùn)行。而為了保障海瑞克上海和德國(guó)總部等進(jìn)行溝通，Sage Accpac ERP的報(bào)表工具不僅可以出具全符合中國(guó)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的財(cái)務(wù)報(bào)表，而且可以出具符合總公司的分析報(bào)表，而先進(jìn)的報(bào)表開發(fā)平臺(tái)的使用，使企業(yè)以最小成本、快速開發(fā)報(bào)表提供了可能，大大提高了管理效率。
而為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的快速應(yīng)用，海瑞克上海在培訓(xùn)上也傾注了不少的精力。由于企業(yè)人數(shù)不多，每個(gè)員工身上的工作壓力都比較重，因此前期的Sage Accpac ERP系統(tǒng)集中培訓(xùn)的效果并不好，許多員工都需要邊用邊學(xué)。“為此，我們建立了一套“傳-幫-帶”的培訓(xùn)應(yīng)用體系”，Vivian介紹說，公司首先在各部門確定一個(gè)對(duì)IT相對(duì)熟悉的員工，他會(huì)先深入了解Sage Accpac ERP系統(tǒng)的應(yīng)用;而在實(shí)施中，這個(gè)骨干員工將起到幫助其他同事的作用，由一個(gè)到多個(gè)，在應(yīng)用中傳遞知識(shí)，最終使得所有員工都能順暢使用新系統(tǒng)。
企業(yè)管理有了得力“助手”
Sage Accpac ERP系統(tǒng)上線之后，很好地支持了海瑞克上海公司的業(yè)務(wù)調(diào)整和轉(zhuǎn)型。Vivian表示，“對(duì)于公司來說，Sage Accpac ERP系統(tǒng)是我們很好的助手。系統(tǒng)上線后，整個(gè)公司的管理效率有了明顯提升，管理層在做決策時(shí)有更精確的可量化數(shù)據(jù)，員工的工作流程也更加規(guī)范化;同時(shí)，公司員工能實(shí)時(shí)了解庫存等信息，從而為客戶提供更有針對(duì)性的服務(wù)，提升了客戶滿意度。”
具體來說，Sage Accpac ERP系統(tǒng)上線之后，海瑞克上海的整個(gè)業(yè)務(wù)流程更加清晰和優(yōu)化，部門之間能實(shí)時(shí)分享信息，企業(yè)員工可以按照權(quán)限的不同隨時(shí)查找其所需的信息。而基于共享的信息資源，各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)同工作更加透明化，工作效率也顯著提高。
同時(shí)，新系統(tǒng)保障了企業(yè)與客戶之間順利的信息溝通和貿(mào)易往來。以往，庫存信息、訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況都無法實(shí)時(shí)查詢，這也導(dǎo)致對(duì)用戶響應(yīng)及時(shí)性下降。而在Sage Accpac ERP系統(tǒng)中，采購(gòu)清單、生產(chǎn)訂單、庫存清單、銷售清單等都可以實(shí)時(shí)顯現(xiàn)出來，企業(yè)可以實(shí)時(shí)了解當(dāng)前的庫存情況，從而方便安排生產(chǎn)、承接訂單等等。據(jù)悉，僅僅是庫存成本的降低，對(duì)于海瑞克上海來說都是一個(gè)可觀的規(guī)模。
而在財(cái)務(wù)管理方面，財(cái)務(wù)部門能及時(shí)、清晰地了解到各個(gè)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，不再把精力放在繁瑣的收集、整理數(shù)據(jù)上，而是能基于這些信息進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析，并實(shí)現(xiàn)一定的監(jiān)督管理職能;同時(shí)，基于Sage Accpac ERP系統(tǒng)，報(bào)表制作更加及時(shí)、靈活，使企業(yè)管理層通過各種管理分析報(bào)表對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況了解及時(shí)、充分，決策更有依據(jù)。例如，有了實(shí)時(shí)信息，財(cái)務(wù)部門可以及時(shí)地對(duì)各部門業(yè)務(wù)情況進(jìn)行利潤(rùn)率考核等，這也方便了決策層對(duì)下一步的企業(yè)工作進(jìn)行安排。
京公網(wǎng)安備 11010502049343號(hào)