ERP是集成了企業全部業務處理系統的全系統。當然,會計信息系統也已經融入了ERP,成為了其中的有機組成部分,不再作為一個獨立的專門信息子系統,而是與業務系統高度的融合與協同。
由于業務與財務的集成,在處理每一筆業務時,相應的業務處理模塊會自動生成會計憑證并將其寫入相關的會計賬目中,實現自動記賬。
不僅如此,在代帳ERP環境下,企業會計工作中常規的、可程序化的任務都將由各個業務功能模塊自動處理,這就是所謂的業務財務一體化。業務與財務一體化的關鍵是靠一個所謂的動態會計平臺來實現的。動態會計平臺主要由憑證模板、憑證生成器和實時憑證構成。
憑證模板是實現自動生成憑證的橋梁。其作用是將經濟業務數據轉換成記賬憑證。憑證模板的來源有兩個:第一,可以在系統開發時內嵌于業務處理程序。第二,財務會計人員根據企業經濟業務,按照現行會計制度、準則和法規設計憑證模板,并將其保存在數據庫中,以供日常業務處理模塊讀取使用。
憑證生成器的功能是將業務信息實時轉換為財務信息,即根據經濟業務信息和憑證模板,自動生成實時憑證并傳遞到總賬系統中。
需要說明的是,動態會計平臺在許多ERP系統里不作為一個單獨的模塊,而是根據具體業務情況將其寫入各個業務處理模塊中。當經濟業務發生時,動態會計平臺能夠實時、準確而高效地生成會計信息。
會計的職能是反映和監督企業的生產經營狀況。反映,我們當然希望是全面、及時的反映,在ERP環境下,由于財務業務一體化,每一業務處理模塊都具有相應的會計功能,因此可以實現會計數據的實時采集,實時處理,當然也就可以實現會計信息的實時報告。也就是說,企業實施了ERP,會計就可以不分期,隨便哪一天那一刻都可以提供關于已經發生了的業務的會計報表。這對會計來說是一次重大的飛躍。
監督,分為事前監督、事中監督和事后監督,監督的主要活動就是內部控制。在ERP環境下,已經將內控措施寫入了每一業務處理模塊。業務人員駕馭業務模塊處理其業務時必將受到來自軟件的約束而不能隨心所欲,既不能做錯更不能作案,只能按規定動作完成其業務工作。這就實現了所謂的自動控制或系統控制,也實現了事中的實時會計監督。