對(duì)于如何選購(gòu)OA辦公系統(tǒng)的文章，我們已經(jīng)見(jiàn)到很多。但對(duì)于如何用好OA辦公系統(tǒng)的討論，卻非常少見(jiàn)。
帶著這個(gè)問(wèn)題，筆者采訪了華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目總監(jiān)張明先生，請(qǐng)他以華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)數(shù)千家客戶案例為基礎(chǔ)，為我們分享一些成功的經(jīng)驗(yàn)。
要想用好OA辦公系統(tǒng)，張明為我們總結(jié)了5個(gè)關(guān)鍵詞：產(chǎn)品、實(shí)施、制度、管理層、習(xí)慣，他對(duì)著5個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行了詳細(xì)的解讀：
1、產(chǎn)品
要想用好OA辦公系統(tǒng)，首先要選好OA辦公系統(tǒng)，只有選擇了正確的，適合自己的OA辦公系統(tǒng)，才能夠給使用提供保障。
如果系統(tǒng)的穩(wěn)定性差，那么就會(huì)經(jīng)常掉線，甚至丟失數(shù)據(jù)，導(dǎo)致使用不暢；如果系統(tǒng)的易用性差，那么使用起來(lái)就會(huì)很不方便，引起大家的抱怨和反感；如果系統(tǒng)的功能不適用，那么就要經(jīng)過(guò)大量的二次開(kāi)發(fā)，增加實(shí)施周期，讓人失去耐心和信心；如果系統(tǒng)的開(kāi)放性差，那么就無(wú)法隨需應(yīng)變的升級(jí)和拓展，無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。
2、實(shí)施
有了好的產(chǎn)品，還要有好的實(shí)施。一個(gè)企業(yè)不可能使用OA辦公系統(tǒng)的全部功能，必須將自己的常用功能和重點(diǎn)功能挑出來(lái)，然后本著先易后難的原則來(lái)實(shí)施。
張明認(rèn)為，OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施不應(yīng)該拖得太久，應(yīng)該先把常用的、簡(jiǎn)單的功能用起來(lái)，讓員工感覺(jué)到方便，并熟悉這個(gè)系統(tǒng)，然后再慢慢啟用較為復(fù)雜的功能，這樣才能夠水到渠成的讓員工接受，正所謂“一鼓作氣，再而衰，三而竭”。
另外，OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)原有的管理理念、辦公方式可能會(huì)產(chǎn)生一些摩擦甚至沖突，還有可能會(huì)觸及一部分人的利益。這就需要實(shí)施者平衡好各方面的關(guān)系，平衡好效率和規(guī)范的關(guān)系。OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)管理之間不是誰(shuí)服從誰(shuí)的的問(wèn)題，而是互相協(xié)調(diào)、融合、優(yōu)化的關(guān)系。
3、制度
系統(tǒng)實(shí)施完畢后，需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理制度予以保障，這個(gè)制度也就是使用OA辦公系統(tǒng)的方法、規(guī)范和獎(jiǎng)懲措施等。
對(duì)于每一項(xiàng)使用到的功能，制度文件都應(yīng)該詳細(xì)介紹其操作方法、使用對(duì)象、責(zé)任人，對(duì)某些功能還要有獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的措施，如流程怎么使用，文件怎么共享，日記怎么考核等，讓員工明確的了解系統(tǒng)的使用方式和規(guī)范，這個(gè)制度既要約束，又要鼓勵(lì)。
張明說(shuō)，如果企業(yè)不知道應(yīng)該怎么做這個(gè)規(guī)范，可以向廠商咨詢，因?yàn)槿A天動(dòng)力等一線的OA廠商都有一些通用的模板可以借鑒。
4、管理層
有了制度之后，關(guān)鍵在于能否執(zhí)行到位，而能否執(zhí)行到位，關(guān)鍵在于管理層的行為。
OA辦公系統(tǒng)的使用，非常依賴于管理層的帶動(dòng)作用，如果管理層不重視、不好好使用，那么員工就沒(méi)法用好。
雖然OA辦公系統(tǒng)提供了開(kāi)放、扁平化的溝通平臺(tái)，但如果員工發(fā)表的意見(jiàn)、建議和分享總是得不到上級(jí)的反饋，那么員工就會(huì)心灰意冷，再也不愿意在系統(tǒng)中表達(dá)了。雖然OA辦公系統(tǒng)提供了便捷的電子化審批方式，但如果領(lǐng)導(dǎo)總是不及時(shí)審批，還需要多次打電話催促，那么也會(huì)嚴(yán)重打消員工使用系統(tǒng)的積極性。
5、習(xí)慣
在做好以上四點(diǎn)之后，員工就會(huì)養(yǎng)成使用OA辦公系統(tǒng)的習(xí)慣，從陌生到了解，再到熟悉，再到習(xí)慣，那么就可以說(shuō)員工已經(jīng)很好的適應(yīng)了OA辦公系統(tǒng)，這時(shí)候員工會(huì)覺(jué)得非常的方便和高興，OA辦公系統(tǒng)也就順暢的運(yùn)行起來(lái)了。
張明說(shuō)，企業(yè)應(yīng)該通過(guò)各種措施，培養(yǎng)員工使用OA辦公系統(tǒng)的習(xí)慣。這些措施中既有硬性的（包括制度和技術(shù)上的約束），也有軟性的（包括各種獎(jiǎng)勵(lì)措施），只有軟硬結(jié)合，才能保障OA辦公系統(tǒng)的順利使用。
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