作為企業客戶，尤其是中小企業客戶、預算有限的客戶，如何選擇視頻會議系統呢？這個問題的答案并不復雜，主要的選擇模式無外乎有三種。
第一，看別人用了什么，看政府機關用了什么、中石油，中石化這些巨頭用了什么、或者去看自己的兄弟企業，行業伙伴用了什么；第二，看誰的視頻會議系統更為先進、介紹花哨、科技名詞多、專利技術強大；第三，通過深入研究自己的業務流，找到自己到底需要什么，購買合適且開放易于升級的產品。
以上三種選購方式都具有合理性。比如，參照別人的方式，如果真的有合適的參考目標，那將是事半功倍的方法；而以產品的先進性為主要選擇要點，也符合科技行業最流行的“思維方式”——誰都不想購買的產品很快又被淘汰。但是，這兩種方式也很容易出現“選擇誤差”：即產品固然優秀，卻最終不適用于自己的業務流程。所以，最好的選購方式是第三種，以自己業務需求為中心的選擇原則。
但是，對于很多人“業務需求”這個表述依然是“如此的高大上”。再小的公司也會五臟俱全，業務流程包含方方面面。各種的業務環節到底哪些能決定“視屏會議”系統的選購呢？對這個問題還可以再次簡化：將思考“業務需求”，變成思考“怎樣開會”。
視頻會議系統的核心應用和意義離不開“開會”這兩個字。視頻會議系統的發明就是為了能夠更好的解決“不同地域范疇內人員即時開會的問題”——也許，此前的電話溝通、電報溝通、電子郵件溝通已經部分解決“不同地域人員即時開會”的問題。但是，這些溝通方式做不到“聲情并茂”，無法將肢體語言，眾多人的集中的情緒態度傳達給對方，進而造成了溝通效率的下降。如果采用高清視頻會議系統，那么這些問題就會迎刃而解：高清晰的同步音視頻應用，將最大限度的拉近空間距離，創造類似面對面的會商氛圍和效果。
不過，高清視頻會議系統的意義還不只于“人和人的溝通”，他還是“人和物”的溝通的好幫手——在這一點上，傳統遠程通信技術無法與之媲美。通過高清視頻，能夠實時展示對具體產品、文件的“操作、調試、應用和最終效果”。對于視頻會議的此種神效，可以拿遠程銷售行業做例子說明：對于傳統的電話銷售，人們理解產品完全靠聽、說、問和日常經驗的參照。但是，變成了電視銷售，則可以具體演示、展現產品細節，達到最接近真實使用的推銷效果。——視頻會議系統所延伸出的這種“人和物”的溝通，就是該行業最常提到的“辦公協同”應用的最核心部分。
知道了視頻會議系統的核心應用和意義，就可以將這種技術系統與企業的“日常業務”，特別是“開會”流程整合起來。對此，還要以舉例的方式做具體說明：
比如，某企業遇到一個新客戶，提出了新的產品設計或者服務要求：這不僅需要銷售部門和技術開發部門做出表態，由于要引入新的研發設計，便會產生更高的服務成本，這就需要企業主管甚至老總拍板。但是，不巧的是，銷售團隊在北京、技術團隊在上海，老總休假去了三亞。為了最多一天半天，甚至一個小時就能完成的會議，著實不值得將三地人員大費周章的集中到一起。
這時候，視頻會議系統就可以發揮作用了。比如，采用廈門億聯公司專為中小企業定制的yealink VC400系統，主系統MCU VC400部署在上海的研發部門會議室；一個VC120分支系統部署在北京銷售部門會議室；另一個分支系統部署在上海研發部門的實驗和展示中心。而遠在三亞的老總則使用3G視頻手機和電腦PC接入會議系統。在系統中研發和銷售部門可以分別發言，同時研發部門可以展示項目改進的模擬效果。每個部門和參與者可以應用該套系統的雙屏功能，同時觀看人物發言視頻、文檔材料和實物展現。最后，公司老總可以具體的在項目文件上“圈點勾畫”給出最終的決策意見。同時，這一系列的過程，可以再任何的一個客戶端，VC400或者VC120系統上形成完整錄像。
以上這個例子，具體說明了視頻會議用于一般會議流程時“每一部分、每一步驟具體做什么”。作為系統使用者，客戶最需要了解和思考的既是，到底自己的那些業務有需要、也能夠裝入“視頻會議”，并以此為基礎進行產品選購。
解決這個問題就需要再回到“如何開會”的話題：這個問題可以細分為如下情況。1.會議是傳達型的會議，核心領導講話、部門領導表態即完畢；2.會議是討論性的會議，有很多即時的發言、具體文件，物品的展示；3.會議是學習型的會議，主要是主講人發言，輔助部分人員的提問，展示多以文件為主；4.會議是臨時性的會議，隨時有新的人員加入，甚至有其他通信手段和系統加入；5會議是流水型的會議，主要會議主持人員不動，但是其它會議參與者獨立分組加入，相當于多個會議連續開；6.會議以現場觀摩為主，需要多種通信支持，雙屏雙流顯示，移動通信支持；7.會議是危機處理和決策性的，需要特種設備信號支持和多種通信系統支持……等等。
以上這些分類，難以概括所有的會議系統應用場景。但是，由這些分析卻可歸納出一系列的產品應用特點：首先是上文已經提到的“多方人員溝通”、“人與物的溝通”、“雙屏雙流”、“多通信手段”等，但是除此之外還會有另一個問題，那就是系統兼容需求。這個兼容性主要包括兩方面的意義：一是，系統能擴展功能，軟件不斷升級，融合更多的統一通信概念；二是此系統能和外部品牌的產品無縫連接、配合應用。尤其是后者，對于好的視頻會議系統是必須的條件。
比如，企業銷售和研發部門可能同時需要與客戶溝通。但是客戶企業卻沒有“義務”采購完全一樣的視頻會議系統。在這種情況下，億聯V400系列產品就能發揮更好的應用效果：該系統采用了H.264 High Profile算法、支持寬帶自適應，在同等視頻質量下節省50%的帶寬需求，能夠適應“不同及更惡劣的寬帶環境”；該系統采用H.323和SIP雙協議，廣泛兼容其他主流視頻會議系統及終端、統一通信平臺及IP-PBX，讓用戶升級擴容無憂；該系統更采用了能與視頻話機、移動終端（智能手機、Pad）實現互聯互通的多種通信系統融合技術，擴大產品的外周應用和兼容范疇。
融入既有的業務流程，滿足既有會議形式需求，同時具有更好的兼容和擴展性：這是對一款好的視頻會議系統的最基本要求。如果還要針對中小企業用戶提出一些“進階性”的需求，那么易于部署和維護、綜合成本低，性價比高將是另兩個必須的條件。在這方面，億聯VC400系列產品是不錯的表率。
目前，視頻會議系統已經更為深入與廣泛的應用到生產、生活和諸多管理領域。尤其是對于中小企業，降低差旅成本、提升溝通效率、助理企業發展，視頻會議正在成為必備的業務發展利器。選好、用好視頻會議，已經是很多企業IT部門、各主要業務部門的“必修課”。本文的目的就在于用“如何開會”這樣一個最簡單的模式，告訴更多的消費客戶“高科技并不復雜”，選購應用都可以如此簡單。
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