不過，人們確實很懷念見到同事的日子，他們甚至錯過了面對面的會議。每周至少有幾天在辦公室工作會讓人們(86%的人)比那些完全遠程工作的人對工作更有安全感。
留住你的團隊——并保持他們的參與度——的關鍵是混合工作。它是兩全其美的，允許人們遠程工作或進入辦公室，無論是按計劃還是按工作要求進行。這意味著，在可預見的未來，你可能會看到混合會議——一些人聚集在會議室，另一些人在家打電話進來。
此會議模式不同于全視頻呼叫或所有面對面會議。它帶來了技術挑戰，需要新的技能。
為了幫助你做好這件事，我采訪了掌握這門藝術的領導人。他們告訴我什么管用，什么不管用，你需要買什么，以及如何把會議變成你一天中富有成效的部分。
什么是混合會議?
Venture Smarter的CEO喬恩·摩根解釋說：“混合型會議是一種融合了面對面和虛擬元素的現代會議方式。”它允許參與者從不同的位置參加會議，一些人在物理會議室中，另一些人通過視頻會議或其他在線協作工具遠程參加會議。
在過去，當處理這一問題的技術不穩定或僅僅是一部揚聲器電話時，混合會議是尷尬的。遠程團隊經常在聊天室里大喊大叫，但往往被忽視或遺忘。MALLAL的首席布道者吉姆·卡爾巴赫說：“在疫情大流行之前，混合病毒很常見。”“我們只是在這方面做得很糟糕。”
但在過去的幾年里，這種模式發生了變化。現在，你可以輕松地將遠程人員帶入會議室，并獲得出色的會議參與度。混合會議的廣泛采用也將來自各個時區的人們帶入了他們曾經可能從未被邀請參加的聚會。
如果處理得當，它可以比任何其他類型的會議更有成效——而且給與會者帶來的麻煩更少。但大多數混合型會議都需要工作。
根據Gartner 2023年的一份報告，混合會議的效率通常比面對面會議或虛擬會議低得多。然而，它預測，到2025年，全球65%的工人將選擇以這種方式參加會議。
卡爾巴赫說：“圍繞混合動力車的新討論并不是說它是新的，而是我們這次必須把它搞對。”
混合會議需要什么?
全球隱私和安全咨詢公司Kuma的創始人兼CEO雷·金布爾表示：“如果你想確保虛擬參與者和面對面參與者的參與度是平等的，那就從技術開始。”
每個人——無論是在遠程還是在辦公室——都需要穩定、高速的互聯網連接，才能實現這一點。Webex、Zoom或Team等視頻會議平臺也是必不可少的。
但如果你想讓這一切順利進行，就不要在硬件上吝嗇。根據Gartner的說法，混合會議效率低下的一個原因是工作場所沒有合適的設備，只有不到一半的員工報告說他們的公司有一個設備齊全的會議室。
數據存儲公司Qumulo的工程副總裁莫莉·布朗說：“關鍵之一是確保你有正確的設置，無論是誰在協調會議，都知道誰在哪里。”
Qumulo已經擴建了會議室，以創造更好的混合會議體驗。“我們有些房間有Zoom Room屏幕，”Brown說。其他房間配有貓頭鷹會議攝像頭或其他視頻系統。
HealthCanal的CEO埃里克·范說：“清晰、身臨其境的音頻是最重要的。”我們投資于優質的麥克風、揚聲器和耳機，以消除音頻中斷，并確保所有參與者的聲音都能被聽到和理解。
混合會議技術
協作軟件工具-在你的Zoom、Webex或團隊內部運行或通過共享一個屏幕-可以將你的混合會議從關于工作的對話演變為實際工作。它們將會議的焦點從談話的負責人轉移到手頭的任務上，如果你希望合作，這就是你想要關注的方向。它們使你能夠即時共享信息、集思廣益、捕捉想法，并消除會議后的內務管理。
“擁抱協作平臺，”教練自動化公司Cloverleav.me的首席研究官瑪麗亞·克勞昌卡說。這些平臺應該是直觀的，使團隊成員能夠直接貢獻、發現和訪問共享的見解。
當你有了正確的工具，你就可以很快地從同意一個想法到合作執行它。拿出一塊數字白板來集思廣益。與其討論設計，不如在協作圖表(如LucidChart)中共同構建它。或者通過調出你的工作管理工具來制定項目計劃的細節。
布朗說，Qumulo在混合會議期間使用數字白板Miro。“這對回顧、思考和頭腦風暴練習很有用，”她說。不過，她說，有時候把一張紙舉到相機前也很管用。當我們談論核心設計時，有些人喜歡手邊有一張紙和一支筆，這樣他們就可以畫出一個設計。
HealthCanal的Pham說：“我們探索了專門的混合會議軟件解決方案，以促進現場和遠程員工的平等參與。這些平臺提供虛擬白板、分組會議室和與會者參與度分析等功能。
與其犧牲整個人類來做筆記，你可以讓一個AI，比如Otter.ai，來記錄會議。“這些服務自動將口語轉錄并翻譯成文本，增強了所有與會者的可及性和理解力，”范說。他們還將從會議中尋找行動事項，并與參加會議的每個人分享筆記。
混合會議的最佳實踐
除了具備合適的技術外，以下提示還可以幫助所有人獲得更有效的會議體驗，無論他們是在辦公室還是遠程撥入。
1.讓每個人都出現在屏幕上
好的混合型會議要求人們善于主持、促進和參與。要做到這一點，你需要技能、習慣和會議制度。
對于金融科技公司Broadbridge的高級技術研究員馬克·施萊辛格來說，疫情期間成為默認會議方式的全視頻會議帶來了更高的協作水平，他的團隊不希望在混合會議中失去這種協作水平。
“突然之間，每個人都發出了自己的聲音，”他在談到Zoom電話會議時說。“主導對話的并不總是會議室。”隨著公司轉向混合模式，“我們需要一個可靠的解決方案來保持這種協作性質。”
施萊辛格在與他上大學的女兒討論這個問題時，發現了解決方案——視頻通話和面對面會議的混合體。她告訴他，在她的學校上課的規則是，“即使你在現場，每個人都必須打開他們的設備并啟用視頻，這樣每個人都可以在自己的屏幕上看到每個人，包括講師和遠程學生。”
從本質上講，這就是他們在Broadbridge所做的事情，盡管他們使用室內音頻來提高保真度。施萊辛格說，這種設置保留了每個人的聲音，為會議中的每個人提供了一個視覺——以及一個名字和頭銜——并且“會議室談話不太可能遮蓋遠程參與者，”施萊辛格說。
2.在節制方面尋求幫助
一個好的主持人是混合會議的關鍵。與我交談的每個人都同意，提高自己的促進技能并在團隊中發展這些技能對于混合會議世界的未來至關重要。當遠程工作變得無處不在時，整個世界突然需要開始培養這種力量，會議促進的在線課程已經變得很常見。但有時，即使是最好的促進者也需要幫助。
“我試著找個人來主持聊天，”布朗說。因為在與一群人交談時觀看聊天頻道需要比大多數人配備的更多的感覺輸入和灰質。讓另一名團隊成員觀看該頻道可以幫助偏遠地區的人提出問題，并得到回答，這樣室內參與者就不會黯然失色。
3.設定共同期望
與我交談過的許多人建議發布一項會議禮儀政策，以便在客廳、地下室和空閑臥室舉行的會議上，闡明對參與和曾經由工作場所決定的事情的期望。
IT項目經理出身的領導力教練Trish Bishop表示：“你可以在任何時候設定這些會議期望。”你可以說，我感覺團隊在這個混合環境中沒有得到充分的參與。讓我們設定共同的期望。
她建議讓團隊自己制定規則，而不是從高層發布規則，因為這樣更容易得到認可，預期更可能反映人們家庭生活的現實。這些規則可以涵蓋一切，從是否應該打開攝像機，什么是可接受的背景(至少對于面向外部的會議)，或者是否需要像樣的衣柜。
4.尊重每個人的時間
但任何政策指令，無論多么平等主義，都無法克服計劃或管理不善的會議。
Kuma的金布爾表示：“保持人們的參與度是一種習慣，它始于議程。”“如果你不遵守既定的議程，不尊重別人的時間，他們就會退席。”
Slingshot的創始人、InFratics的CEO兼創始人迪恩·吉達表示：“沒有什么比開太多會議或會議什么都做不成更能扼殺一種文化，破壞動力。”“這會影響業績，也會影響人們的去留。”
5.創造平等
卡爾巴赫說，好的混合型會議需要的不僅僅是議程。“你需要一個目標和一種實現目標的方法。”他說。
他說，即使有了議程，通常的動態也會展開。占主導地位的聲音會說話，而較安靜的聲音會逐漸消失，如果他們的相機關閉了，可能還會煮意大利面或洗衣服。你會想方設法把大家的注意力吸引回來。
卡爾巴赫說：“如果你帶了一個活動，然后說，‘讓我們做一個2乘2的矩陣，我們將通過投票來共同決定’——這樣，你就確保了參與度。”
他說，保持會議重點的另一個訣竅是創建一個話輪輪換系統。
“一種流行的方式是爆米花，最后一個說話的人挑選下一個人。”他說。
他補充說，這些技巧不僅可以克服口頭上的交通問題，“你還可以開始把會議看作是完成任務的地方。”
一旦你開始尋找目標而不是議程，你就會找到它。如果有人說，“我們需要把這份文件整理好”，而你的會議需要一個目的，你可以帶上文件，在會議上完成工作。
卡爾巴赫說：“這樣一來，你走出會場時就沒有在進行的項目，因為你已經完成了工作。”
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