在過去的幾個月，大多數企業都在利用諸如視頻會議和聊天工具等協作和生產力技術，讓他們的團隊員工在家遠程工作。雖然遠程協作對于銷售和市場營銷等部門來說可能更容易采用，但IT團隊也找到了適應遠程工作和更有效協作的新方法。
對于軟件開發商Zoho公司來說，向遠程工作的過渡一直很順利。但是，由于某些IT團隊需要滿足在遠程環境中成功工作的獨特需求，因此也面臨一些挑戰。
與六個月前相比，促進企業內部的協作看起來完全不同。盡管需要處理一些棘手的問題，例如如何遠程解決硬件問題，如何與用戶更好地交互，以及如何提供遠程幫助，但企業的團隊已經學會了將其傳統工作模型轉變為一種可增強協作、并維持未來混合工作環境的模式。
通過戰略規劃、清晰的溝通和大量的實驗，企業的IT領導者開發了協作活動，無論未來的工作環境如何，協作活動都將不斷發展。
以下是可以幫助企業提高效率，并促進數字化轉型的六個IT協作練習：
1.啟用彈性的工作時間
許多IT團隊為客戶和員工提供全天候支持。在發生疫情之前，大多數支持團隊都依靠戰略計劃來確保支持人員始終可用。現在，隨著員工在家遠程工作，靈活的時間表至關重要。
讓企業的IT團隊成員選擇適合他們的遠程工作生活方式并滿足支持需求的時間表，將會提高整個團隊的效率。企業鼓勵員工設定自己的工作時間，以便例如需要在早上幫助孩子進行遠程學習的在職父母可以在晚上工作。
企業為其團隊成員安排自由的工作時間將提高工作效率。當員工的工作時間與他們的個人生活相沖突時，他們的工作質量就會受到影響。此外，靈活的日程安排鼓勵員工與他們以前可能從未遇到過的團隊成員進行互動。而企業的管理者應該和員工一起減輕壓力，并鼓勵團隊合作。
2.實施智能票務系統
采用功能強大的票務軟件系統可以幫助團隊成員、客戶和其他人員之間實現無縫協作。需要尋找一個可以自動執行任務并為企業完成工作的系統。自動執行票證分配、發送電子郵件請求以及分析員工的工作量，不僅可以為企業節省工作時間，而且還可以為其IT團隊提供有關哪些方面需要改進的客觀見解。
企業的IT團隊使用一個系統，該系統可以在同一工作日程上將大型任務分配給多個成員，并通知他們，以便可以根據他們在線的時間進行協作，還可以平均分配票證，從而使員工工作不會超載。
最重要的是，智能票務系統應可使企業的IT團隊與客戶進行有效的協作。通過通知、聊天工具集成和服務等級協議(SLA)提醒等智能功能，團隊成員將及時處理問題并與客戶進行有效溝通。
3.重新構想會議
傳統的會議方式并不適用于遠程工作環境。例如， IT團隊通常定期在會議室開會，以討論緊迫的問題和提高效率的方法。
安排更加頻繁的線上會議可以使員工做好準備并提出所有想法，以便他們可以更有效地進行協作。雖然更頻繁的視頻會議最初可能需要一些時間來適應，但團隊成員會很快感到彼此更加自在，協作也會更加自由。
4.投資教育和培訓
促進企業數字化轉型的最佳方法之一是投資于團隊的持續教育。舉辦有關各種主題的遠程培訓課程可以幫助工作人員跟上新技術和新主題的發展，并鼓勵他們相互學習。
培訓和鼓勵團隊成員需要共同努力，并將他們學到的新概念應用于當前任務。IT團隊成員還與來自不同業務部門(例如市場營銷、支持和其他領域)的員工進行培訓和合作。
5.抽出時間共同完成任務
在疫情發生之前，員工可以在企業會議室一起工作或在午餐時間討論任務。遠程工作使即興協作機會更加困難。企業需要確保IT團隊騰出一些時間(無論是一周一小時還是每天幾分鐘)來參加會議并共同處理任務。可以將其視為數字會議室，每個人都可以參與其中，討論并共同解決問題。安排協作會議使團隊成員比在辦公室開會更快地解決了問題。
6.規劃適合企業遠程環境的社交活動
許多遠程工作場所可以安排定期的虛擬茶歇、游戲和其他在線社交活動。但是，并非所有社交活動都能在遠程工作環境中很好地進行轉換。然而，開展一些活動會使員工感到精疲力盡。雖然保持聯系和社交很重要，但需要確保選擇適合IT團隊的活動。
例如，Zoho公司每年都會通過大型內部會議來慶祝“系統管理員日”。而今年第一次進行遠程慶祝，并取得了令人難以置信的成功。
Zoho公司規劃了一些活動，例如虛擬游戲、歌舞比賽以及與IT團隊成員緊密聯系的練習，他們非常喜歡這些活動。并且更好的是，這種形式鼓勵了更多的團隊成員加入，并且增加了熟悉和了解。通過提高團隊成員的信心，開展的遠程活動促進了所有參加者之間的協作。反過來，加強了團隊之間的聯系，這些聯系已經轉化為工作項目，并在未來進行更多的協作。
IT團隊在當今的工作環境中面臨著新的挑戰。但是從長遠來看，找到能夠增強協作、溝通甚至社會聯系的新流程，可以幫助企業實現遠程、面對面或混合工作模式。
企業可以嘗試采用新策略，找出最有效的方法。嘗試新的流程來規劃未來，而這不會限制特定的工作環境。通過重新構想業務流程并創建靈活性，企業將允許其團隊發展壯大并建立良好的遠程工作環境，從而維持其業務長期運營。
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