Preset說，群聊如何適應企業中的協作策略取決于組織。大公司可能會有某種類型的企業范圍內的聊天工具，例如谷歌的Hangouts或思科的Jabber。同時，公司內的小團體可以使用他們自己喜歡的聊天程序。
美國Exelon電力公司云計算和基礎設施工程副總裁Jay Cavalcanto說，Exelon公司的一些團隊使用不同的聊天工具，該公司雇用了34,000名員工，2015年的收入超過340億美元。
Exelon公司云計算和基礎設施工程副總裁Jay Cavalcanto
該公司目前正在評估協作工具，并考慮采用群聊工具是否適合企業業務。該公司的重點是利用Office 365套件中的工具，即Yammer和Teams。Cavalcanto說，“如今，全球財富500強公司所面臨的問題是我們處在一個電子郵件驅動的世界。”他表示，采用聊天工具的組織往往不喜歡使用電子郵件。“那么人們如何彌補這種差距呢?”他反問道。
實際上，采用不同的群聊技術的不同群體可能會無意中創建信息孤島。Kabbage公司是一家風險投資支持的金融服務數據和技術廠商，主要業務是為中小企業提供貸款。當Danny Baute在該公司擔任IT服務主管時，其IT團隊的員工使用了大約六個不同的聊天程序。“有些團隊在進行溝通，但并不是每個人都參與其中。”Baute說。
這是Gartner公司建議企業在全公司范圍內對群聊程序進行標準化的一個原因，這樣至少每個人都可以訪問相同的信息。Preset說，一些領先的群組聊天程序有能力集成許多其他功能，這將創建了一個廣泛的協作平臺。
當Kabbage公司已擁有幾百名員工時，就需要讓群組聊天工具實現標準化，Baute說，該公司選擇了Atlassian的HipChat，因為Kabbage公司已經使用過許多Atlassian的其他工具，這簡化了集成。
Preset建議，可以標準化某種聊天工具，但不應排除小組中使用其他聊天程序。“特定團隊可以擁有一個特定的工作流解決方案，因為這些團隊已經找到了最佳的工具組合，讓自己的工作效率更高。”
合規是關鍵
但是如何管理這樣的組合? IT團隊應施加明確的規則，包括實施和執行合規性規則，如HIPAA和其他行業特定的規則和保留策略，這可以通過企業版的群聊程序來實現。
cubrime公司創始人兼首席執行官Zubin Irani
cubrime公司是一家市值為5000萬美元的軟件開發咨詢公司，其創始人兼首席執行官Zubin Irani表示，該公司的一些大型金融服務客戶已經開始接受聊天工具，因為它已經從分布式技術團隊中滲透出來。他的一個客戶采用企業版HipChat，并至少擁有10,000個用戶。
Irani表示，由于其內部部署和所有數據都被捕獲，該公司可以使用已經使用的相同程序來監控其他通信渠道。“HipChat服務器提供的內部聊天程序，使得它更容易安全監測和控制系統，這對于金融或監管公司來說是一個巨大的優勢。”
指導參與規則
合規性和安全性通常會由IT部門進行管理，但通常需要確定其他的聊天決策。例如，任何人都可以使用聊天室，群組或頻道，還是這種功能只能授予少數幾個團隊或個人?聊天室可以談論任何主題，還是只能談論特定的工作相關主題?員工希望如何快速地回復郵件?
“最糟糕的事情是，人們可以避開這些新平臺定義的參與規則，”Preset說，“在這種情況下，人們不確定什么是適當的聊天內容，他們不知道如何使用它來改善他們的工作。”
ighGround公司首席執行官Andee Harris
另一方面，太多的規則可能會阻礙人們的溝通和協作。HighGround公司首席執行官Andee Harris說，“是否讓工作人員自由使用它，這取決于領導者的決策。”Harris表示，該公司的員工使用的聊天程序是Slack。
一般來說，聊天的語氣往往是非正式的。例如，在聊天中通常是隨便的言語，甚至電子郵件的文檔格式不規范(拼寫錯誤，不正確的語法)。像OMG或WTH這樣的短語縮寫很常見。在電子郵件中，可以容忍冗長的文字敘述，而聊天工具中卻是簡短的用語。
通常情況下，規則之間保持最低部署。Loggly公司是一家只擁有45名員工的云服務廠商，使用的聊天工具是HipChat。該公司工程副總裁兼首席技術官Manoj Chaudhary說，其唯一的規則是人們必須保持這個軟件的狀態更新。
在Kabbage公司，工作人員必須遵守員工手冊中所闡明的電子通信規則。Baute說，這些規則規定禁止分享財務信息或個人身份信息。除此之外，員工可以“在任何時候說出想要說的話。”
另一方面，如果各個聊天室中的人員沒有將對話重點放在特定主題上，那么員工可能很難通過其紛雜的語句提取有意義的信息。Preset說，如果IT團隊或業務組決定將聊天渠道中的信息作為獲得有用信息和知識的一種方式，這個問題可能會加劇。
他還警告說，企業應該明確員工應在何時以及如何快速響應。聊天工具與其他協作工具一樣，這很容易開發出一個24 x 7的心態，人們總是可以隨時隨地查看和響應。“人們需要知道他們什么時候可以忽略聊天流中的消息，并且在工作之后可以返回查看記錄。”Preset說。
如何在企業中輕松地管理群聊（下）
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