OA選型有風(fēng)險(xiǎn)，初期選型需謹(jǐn)慎。在企業(yè)決定開始構(gòu)建專屬的信息化時(shí)，面對(duì)各式各樣的OA廠商稍有不慎就會(huì)掉入陷阱。在OA項(xiàng)目選型的過程中，不能把握企業(yè)的核心需求，選擇了復(fù)雜不易用的OA系統(tǒng)等因素都會(huì)造成項(xiàng)目的爛尾。 “中國OA項(xiàng)目成功率第一品牌”九思軟件（www.jiusi.net），所做的項(xiàng)目有百分百成功率，可謂是業(yè)內(nèi)奇跡。九思軟件的專家總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，以供大家參考。
一、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
想要知道如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)便需洞察風(fēng)險(xiǎn)可能產(chǎn)生的觸發(fā)因素，這里列舉4條常見來源：
1、項(xiàng)目規(guī)劃不當(dāng)：對(duì)OA軟件行情知之甚少便妄下定論，導(dǎo)致不到位的成本預(yù)算和行動(dòng)規(guī)劃造成難以控制的高成本。
2、項(xiàng)目周期控制不當(dāng)：往往是急于求成或者為了縮減成本壓縮OA項(xiàng)目周期，從而導(dǎo)致理解不充分、傳達(dá)不準(zhǔn)確、執(zhí)行不到位等后果，嚴(yán)重降低項(xiàng)目質(zhì)量、摧殘士氣。
3、需求控制不當(dāng)：包括需求認(rèn)知不清和需求多變，導(dǎo)致資金、人力和精力浪費(fèi)。
4、項(xiàng)目規(guī)模控制不當(dāng)：OA項(xiàng)目太大，項(xiàng)目規(guī)模本身就是風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目越大，未知變數(shù)便越多，而大型OA項(xiàng)目多數(shù)情況下耗時(shí)超過原定計(jì)劃很長時(shí)間后宣布流產(chǎn)，且難以獲得任何可挽回的產(chǎn)出。
二、規(guī)避措施
以上風(fēng)險(xiǎn)在實(shí)際的OA項(xiàng)目中都有可能發(fā)生，或單個(gè)出現(xiàn)，或組團(tuán)出現(xiàn)。既然了解了風(fēng)險(xiǎn)可能產(chǎn)生的原因，接下來要做的就是采取措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、防患于未然。
1、制定合理的項(xiàng)目預(yù)算
預(yù)算不等同于最終價(jià)格，但預(yù)算過低或過高都會(huì)對(duì)OA項(xiàng)目產(chǎn)生不利影響。OA項(xiàng)目預(yù)算要分成多個(gè)模塊計(jì)算，產(chǎn)品價(jià)格是一方面，實(shí)施算一方面，維護(hù)和必要的開發(fā)成本都要做到預(yù)算里，而不是簡單以產(chǎn)品價(jià)格計(jì)算。只有將OA項(xiàng)目預(yù)算拆分成多個(gè)部分、統(tǒng)籌考慮才能做到各個(gè)階段的價(jià)格可控，不至于被突如其來的成本弄得措手不及。
2、適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目周期
項(xiàng)目周期這里簡單分為選型周期和實(shí)施周期來講。選型周期，顧名思義就是從決定選型到敲定合同為止，這一過程至關(guān)重要，時(shí)間當(dāng)然要把控好。選型期內(nèi)選型者要做的工作有了解OA軟件的基本行情、OA廠商的狀況，最關(guān)鍵的是自身需求的整理。有的單位OA選型期會(huì)拉得很長，1年、2年甚至更長，其原因不在于選型多難，而是因?yàn)檫x型過程不緊湊。有的單位選型期極短，為選型負(fù)責(zé)人提供有限的選型周期，直接后果是選型草草結(jié)束，最終買到“不合腳的鞋”的可能性極大。
再者說到實(shí)施周期，實(shí)施周期過長必然是不利的。一方面OA項(xiàng)目的實(shí)施人員每天人工成本不菲，另一方面實(shí)施周期拉長無形中增加了更多不確定因素、消磨士氣。同時(shí)實(shí)施周期長短還會(huì)因選擇產(chǎn)品不同而出現(xiàn)差異，易用性較好的OA軟件實(shí)施周期相對(duì)較短，復(fù)雜些的OA軟件實(shí)施周期便會(huì)較長。例如九思軟件在焦煤集團(tuán)實(shí)現(xiàn)7天上線的項(xiàng)目奇跡，恰如其分地反映其產(chǎn)品的易用性，當(dāng)然，一個(gè)集團(tuán)化OA系統(tǒng)7天上線實(shí)屬個(gè)案。
3、明確需求邊界
在選型期間，選型單位就應(yīng)該認(rèn)清OA需求，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)更應(yīng)該明確需求邊界，控制“幽靈”需求。眾多OA失敗項(xiàng)目栽在這些“幽靈”需求上，即臨時(shí)變更或增加的需求。曾有專家指出，當(dāng)需求已經(jīng)明確后，在有效的變動(dòng)管理流程中，所有變動(dòng)都被認(rèn)為是不必要的，除非能證明必須變動(dòng)。而實(shí)際上，即使是必須的變動(dòng)，且能夠爭取到資金和權(quán)力支持，對(duì)OA項(xiàng)目來說也是一種冒險(xiǎn)。所以，規(guī)避OA項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，請(qǐng)盡量保證需求的穩(wěn)定性。
4、控制項(xiàng)目規(guī)模
OA項(xiàng)目的規(guī)模影響OA項(xiàng)目預(yù)算和實(shí)施周期，更關(guān)乎OA項(xiàng)目的成敗。一個(gè)OA項(xiàng)目也許很大，但也許一開始它可以不用這么大張旗鼓，我們可以把它看作一個(gè)成長中的OA。九思軟件提過一個(gè)思想“邊實(shí)施，邊受益”，旨在讓OA的終端用戶對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生好感，然后春風(fēng)化雨地逐步深入。一開始便貪大求全，毫不疑問將OA項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)值拉高了無數(shù)倍。
隨著OA在企事業(yè)單位中普及度越來越高，帶有OA關(guān)鍵詞的討論聲也越來越多，而如何有效規(guī)避OA項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高OA項(xiàng)目成功率想必是眾多OA選型用戶迫切關(guān)注的。
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