ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制程序與方法
利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制，一方面，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和傳輸工作，可以大大提高工作效率；另一方面，通過軟件系統(tǒng)實(shí)施控制，可以克服任何因素的干擾。具體到ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控的過程分為：
（一）事前控制。1.預(yù)算控制。將企業(yè)的整體目標(biāo)分解為具體的控制項(xiàng)目和明確的控制標(biāo)準(zhǔn)，并落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)。系統(tǒng)自動(dòng)將實(shí)際情況與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較，對不符合規(guī)范的業(yè)務(wù)操作進(jìn)行否決或提請授權(quán)機(jī)構(gòu)決策。2.授權(quán)控制。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任，設(shè)置每個(gè)員工對系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對信息的查詢范圍。通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀性，克服控制過程中的人為因素，保證相關(guān)政策得到嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）事中控制。根據(jù)系統(tǒng)可以進(jìn)行以下程序控制：1.業(yè)務(wù)操作控制。以信息傳遞為線索，以企業(yè)的規(guī)章制度為標(biāo)準(zhǔn)，將費(fèi)用報(bào)銷、庫存管理、產(chǎn)品購銷等經(jīng)常性業(yè)務(wù)的流程加以規(guī)范，并通過環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)等軟件技術(shù)將其體現(xiàn)在系統(tǒng)中。在日常經(jīng)營活動(dòng)中。系統(tǒng)將自動(dòng)拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。2.會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。主要包括以下方面：（1）會(huì)計(jì)科目。通過設(shè)置一套名稱齊備、內(nèi)容完整、歸類繁簡適度的會(huì)計(jì)科目，規(guī)范會(huì)計(jì)核算過程，方便監(jiān)管信息的提取。（2）財(cái)務(wù)政策。由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)完成折舊計(jì)提、費(fèi)用攤銷等工作。拒絕利用相關(guān)政策人為調(diào)整會(huì)計(jì)利潤的現(xiàn)象。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。利用取數(shù)公式，直接根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿生成會(huì)計(jì)報(bào)表，保證報(bào)表數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。通過系統(tǒng)進(jìn)行事中控制，可以有效控制在制度執(zhí)行過程中人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性，提高內(nèi)控的穩(wěn)定性、可靠性。
（三）事后控制。1.數(shù)據(jù)核對。系統(tǒng)可自動(dòng)核對內(nèi)外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，并把異常情況及時(shí)提交給相關(guān)的監(jiān)控部門。2.風(fēng)險(xiǎn)評估。根據(jù)企業(yè)面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，如籌資風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等，設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)模型，并轉(zhuǎn)化成具體的控制項(xiàng)目及風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)。系統(tǒng)可定期搜集相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)模型，還原成企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)狀況，生成風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告。3.檢查制度執(zhí)行情況。通過搜集整理員工的日常操作，系統(tǒng)可定期分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎規(guī)范。通過系統(tǒng)進(jìn)行事后控制可以確保檢查報(bào)告的客觀性、可靠性，提高檢查效率，降低檢查成本。有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及制度執(zhí)行過程中的各項(xiàng)偏差。
此外，根據(jù)控制對象、控制方式和控制環(huán)節(jié)的變化還可以從其他方面設(shè)計(jì)控制：1.系統(tǒng)開發(fā)和初始化控制。系統(tǒng)開發(fā)階段的主要工作如制定項(xiàng)目管理計(jì)劃；進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究與分析；控制開發(fā)進(jìn)度，監(jiān)督開發(fā)質(zhì)量，等等。初始化工作如初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入；保證新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換有序進(jìn)行：一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)軟件可能存在安全漏洞，立即進(jìn)行在線修補(bǔ)與升級；等等。2.組織控制。組織控制主要應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：（1）系統(tǒng)維護(hù)部門和實(shí)際操作使用部門分離。系統(tǒng)維護(hù)部門無權(quán)接觸實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)的操作；（2）系統(tǒng)維護(hù)部門內(nèi)部如系統(tǒng)管理員、操作員、資料保管員等各個(gè)崗位應(yīng)分離；（3）業(yè)務(wù)處理部門內(nèi)部應(yīng)按照內(nèi)控審核批準(zhǔn)體系對不同的用戶在系統(tǒng)應(yīng)用上設(shè)定不同的操作授權(quán)。3.信息系統(tǒng)與文檔安全控制。4.操作維護(hù)控制。
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