為什么ERP系統(tǒng)在演示時(shí)流程都跑得很流暢，但一到用戶手使用時(shí)，就全變了味？這其中的奧妙在于哪里呢？這是因?yàn)镋RP系統(tǒng)在演示時(shí)，都沒(méi)有考慮例外情況。而企業(yè)日常活動(dòng)中，總難免會(huì)出現(xiàn)意外情況。對(duì)于這些意外情況，ERP一般都規(guī)定了比較嚴(yán)格的處理要求。但實(shí)際上，企業(yè)的日常管理通常都達(dá)不到這個(gè)要求。
也就是說(shuō)，企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)與ERP的要求還有差距。但是，兩者的差距到底有多少呢？也沒(méi)有人專門作過(guò)統(tǒng)計(jì)。今天筆者來(lái)總結(jié)一下，企業(yè)由于各種因素的限制，一般在哪些方面沒(méi)有達(dá)到ERP的要求。
一、原材料入庫(kù)與領(lǐng)料的矛盾
如一筆原材料，在1月5日晚上8點(diǎn)，供應(yīng)商送到企業(yè)。但是，員工都下班了，只剩下一個(gè)倉(cāng)庫(kù)值班員在上班，人家不會(huì)ERP的相關(guān)操作。若在平時(shí)，可以在第二天下班再補(bǔ)單據(jù)。但是，有可能這筆材料是急料，生產(chǎn)部門當(dāng)天晚上10點(diǎn)就要安排生產(chǎn)，需要用到這筆材料。企業(yè)往往在系統(tǒng)沒(méi)有開出單據(jù)的情況下，就直接從倉(cāng)庫(kù)中領(lǐng)料。若不像前面用料那么急，通常直接領(lǐng)料第二天再補(bǔ)料也沒(méi)有多大關(guān)系，只要?jiǎng)e忘了補(bǔ)單子就可以了。但是，現(xiàn)在就有點(diǎn)麻煩了。第一，這筆材料一入一出要補(bǔ)兩張單據(jù)，而且必須先補(bǔ)入庫(kù)單，再補(bǔ)領(lǐng)料單(如果順序搞錯(cuò)，要么領(lǐng)料單無(wú)法審核，要么會(huì)出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存)；第二，如果忘了補(bǔ)單麻煩就更加大了。筆者遇到過(guò)一個(gè)客戶，他們?cè)?jīng)因?yàn)檫@種情況沒(méi)有錄入單據(jù)。而后干脆都忘了這件事。如此一來(lái)，材料的入庫(kù)出庫(kù)的數(shù)量是對(duì)平了，軟件上看不出問(wèn)題來(lái)。可在對(duì)賬時(shí)，才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商送過(guò)這批材料。事后，查了好久，才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)在生產(chǎn)線上用掉了。
在很多企業(yè)，這種情況都普遍存在。因?yàn)椋谕砩弦话愣紱](méi)有文員值班。也就是說(shuō)，ERP系統(tǒng)操作員不能夠時(shí)刻就位，這就會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的單據(jù)無(wú)法及時(shí)錄入。而這跟ERP系統(tǒng)的單據(jù)及時(shí)錄入的原則相違背。那該如何調(diào)和這兩者之間的矛盾呢？
筆者認(rèn)為，可以采取如下這幾種方案
1、當(dāng)ERP操作員不能就位時(shí)，先用手工單據(jù)代替，第二天上班后，再在系統(tǒng)中補(bǔ)錄。在實(shí)際操作時(shí)，還是需要注意調(diào)查清楚之前所有的入出庫(kù)動(dòng)作和相應(yīng)欠缺的單據(jù)。同時(shí)，有些單據(jù)還要注意先后順序。為了確保無(wú)誤，企業(yè)可以按部門設(shè)立錄入單據(jù)的時(shí)間限制。如對(duì)于倉(cāng)庫(kù)部門，要求在第二天上班后，半個(gè)小時(shí)內(nèi)，把昨天晚上的交易單據(jù)補(bǔ)齊；而生產(chǎn)部門，則在接下去的半個(gè)小時(shí)內(nèi)，把單據(jù)補(bǔ)全。如此，就不會(huì)發(fā)生負(fù)庫(kù)存或者單據(jù)無(wú)法審核的問(wèn)題了。
2、可以對(duì)一些員工進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)。雖然一線的操作員，不怎么會(huì)利用電腦，但是，稍加培訓(xùn)后，其還是可以進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作，如單據(jù)的生成等等。當(dāng)然，企業(yè)在排班時(shí)，也可以做一些調(diào)整，把那些有一定電腦基礎(chǔ)的員工，排在不同的班次。其次，可以給他們開單據(jù)的權(quán)限，而沒(méi)有審核的權(quán)限。如此，第二天上班后，其他人員可以對(duì)他們開的單據(jù)校對(duì)一次，看看有沒(méi)有錯(cuò)誤，校對(duì)無(wú)誤后，再審核。這樣就可以防止漏開單據(jù)了。
二、采購(gòu)價(jià)格無(wú)法確定，該如何處理
當(dāng)前由于原材料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)大，所以有些企業(yè)，在采購(gòu)單下發(fā)時(shí)，都不能確定采購(gòu)價(jià)格。甚至在原材料到達(dá)企業(yè)時(shí)，還無(wú)法確定價(jià)格。只有在對(duì)賬時(shí)才能最后確定。這也是不符合ERP的精神的。
對(duì)于這種情況，一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以先估計(jì)一個(gè)價(jià)格，先以這個(gè)價(jià)格下單，然后再在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)修改價(jià)格。但是，有些用戶害怕變更麻煩，所以寧可在下單的時(shí)候先不審核采購(gòu)單，等價(jià)格確定后再修改價(jià)格，然后審核采購(gòu)單。這不是很合理。一方面，可能在原材料入庫(kù)時(shí)，價(jià)格還沒(méi)有確定，而采購(gòu)單沒(méi)審核的話，入庫(kù)單就無(wú)法開；另一方面，在采購(gòu)單沒(méi)有審核的情況下，采購(gòu)單可以被隨意的更改。無(wú)論是有意的、還是無(wú)意的更改，都具有風(fēng)險(xiǎn)。
所以，筆者建議，采購(gòu)單即使在價(jià)格沒(méi)確定的情況下，只要已經(jīng)發(fā)給了供應(yīng)商，就要及時(shí)審核。價(jià)格，可以在有需要的時(shí)候，再進(jìn)行變更。
1、在采購(gòu)訂單的貨物還沒(méi)有進(jìn)貨前，可以通過(guò)采購(gòu)訂單變更單進(jìn)行變更。通過(guò)采購(gòu)訂單變更單進(jìn)行變更，價(jià)格的變動(dòng)還可以留下歷史紀(jì)錄，方便以后查詢。
2、若采購(gòu)單已經(jīng)有進(jìn)貨，則ERP系統(tǒng)是不允許對(duì)采購(gòu)單進(jìn)行任何變更動(dòng)作的，除非把采購(gòu)單指定結(jié)束。所以，若采購(gòu)單已經(jīng)結(jié)案，或者已經(jīng)有進(jìn)貨的情況，采購(gòu)變更單就無(wú)法處理了。此時(shí)，有些ERP系統(tǒng)，如神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)，在原材料入庫(kù)單上，加入了一個(gè)小功能，可以更新采購(gòu)價(jià)格。在后續(xù)的應(yīng)付帳款上帶出的價(jià)格，就是更新后的價(jià)格。
3、若原材料已經(jīng)入過(guò)庫(kù)。已經(jīng)跨月了，還沒(méi)有確定價(jià)格的話，則在月末要走暫估流程。這個(gè)流程比較復(fù)雜，企業(yè)最好不要走到這一步。也就是說(shuō)，在月底時(shí)，最好能夠確定這個(gè)材料價(jià)格。否則，很可能導(dǎo)致月底倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存成本不準(zhǔn)確，從而導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)成本出現(xiàn)問(wèn)題。在不得已的情況下，也只好采用暫估流程。
三、月底退料的麻煩
在月底，ERP系統(tǒng)進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)以前，ERP要求用戶把多余材料及時(shí)整理退庫(kù)。如某張生產(chǎn)訂單需要用到某種材料800千克，在實(shí)際生產(chǎn)中，由于采用了先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)或者其他的一些原因，其實(shí)際只用了750千克材料就完成了生產(chǎn)。ERP要求在訂單完工入庫(kù)的同時(shí)，就能夠把這500千克材料退回給倉(cāng)庫(kù)。因?yàn)槿粲唵稳霂?kù)后再進(jìn)行退料的話，ERP系統(tǒng)不允許對(duì)已經(jīng)完工入庫(kù)的生產(chǎn)訂單進(jìn)行更改，此時(shí)就算退料，也不能關(guān)聯(lián)到這張生產(chǎn)訂單。那么，在實(shí)際成本計(jì)算時(shí)會(huì)把這多余的材料，仍然計(jì)算到這張生產(chǎn)訂單中去，成本計(jì)算的結(jié)果就與實(shí)際成本有差異。
但是，若每張生產(chǎn)訂單完工后，都要求企業(yè)整理車間，把余料及時(shí)退回倉(cāng)庫(kù)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是不可能實(shí)現(xiàn)的。即使可以，成本也會(huì)太高、或者會(huì)影響生產(chǎn)計(jì)劃，所以，企業(yè)一般不會(huì)這么做。ERP考慮到這種情況，就退了一步，要求企業(yè)在月底成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)運(yùn)行前，把當(dāng)月完工訂單的余料及時(shí)退回給倉(cāng)庫(kù)。
這比前面的要求寬松了很多。所以，筆者在實(shí)施時(shí)一般建議對(duì)于那些價(jià)值比較大的材料，或者專用于某些產(chǎn)品的材料，在生產(chǎn)訂單完工時(shí)，無(wú)法及時(shí)退回余料的情況下，在月底至少要整理一次，把余料按照生產(chǎn)訂單一一退回給倉(cāng)庫(kù)。從哪里來(lái)，就回哪里去，不要搞混。而對(duì)于那些價(jià)值不大的材料，如包裝袋等，就沒(méi)必要按月整理倉(cāng)庫(kù)了。因?yàn)檫@些材料對(duì)于最后的成本影響不大，也就沒(méi)有必要費(fèi)這個(gè)精力了。
所以，對(duì)于余料來(lái)說(shuō)，月底是最后的期限。在月底還無(wú)法完成這個(gè)工作的話，當(dāng)月的生產(chǎn)成本肯定會(huì)受影響。而且，這個(gè)影響是不可逆轉(zhuǎn)的。如上月現(xiàn)場(chǎng)余料，如果下月才清理入庫(kù)，ERP系統(tǒng)不會(huì)遞減上月的成本，而只會(huì)遞減當(dāng)月的成本。也就是說(shuō)，這至少會(huì)影響兩個(gè)月的成本計(jì)算。企業(yè)要慎重對(duì)待。
以上這三個(gè)差異，是大部分企業(yè)不可避免的，或者雖然可以解決，但是，需要花費(fèi)大量的成本。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，失去的遠(yuǎn)比得到的要多，企業(yè)認(rèn)為不合算。所以，在這種情況下，企業(yè)應(yīng)該跟顧問(wèn)一起，商討一些解決方法，通過(guò)補(bǔ)救或者規(guī)章制度的規(guī)范，盡量減小其對(duì)于ERP系統(tǒng)的影響。
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