流水編碼法則存在如下危害:
1、材料的種類無法分清。如任何一個員工,都無法根據編碼,一目了然的指導,哪個是成品,哪個是包裝材料,哪個是零件。都要結合具體的材料名稱或者描述,才能知道這個材料具體是什么東西。一般只有工作了好幾年的老員工,才能根據材料編號叫出材料的名字、規格等等,而且,他們也只能叫出常用的材料編號而已。這就給日常的查詢帶來了非常的不變。如用戶要查詢某個零件,其不能根據編碼來查詢,而只能通過零件的名字或者描述字段,才能查詢。這就失去了物料編碼的意義,不同通過物料編碼實現對于物料的快速定位。
2、流水編碼,容易造成一物而碼的情況。因為利用流水編碼,上面我們說過,會給查詢帶來一定的困難。而用戶由于操作不熟悉或者其他原因,使得物料本來在系統中,但是,其查不到。故就會重新編寫編碼及相關信息。這就導致了在系統中,一物二碼情況的存在。企業現在的物料管理系統,物料重復編碼的情況普遍存在,據他們自己的統計,大概有5%的物料編碼都是重復的。按照他們5000個物料編碼來統計的話,那起碼有250個編碼是重復的。若把這個編碼體系引入到ERP系統中,肯定是不行的。
3、對于新員工接受老員工的工作,帶來了非常大的困惑。流水編碼,不能一目了然的反應材料的內容,所以,若新員工一進企業,面對著這些冷冰冰的數字,他們會無所適從。讓他們熟悉這些編碼,估計沒有幾個月的功夫,是搞不定的。所以,這就人為的給新員工設置了一道障礙,讓他們無法最快的適應這個編碼原則,無法迅速的進入工作角色。因為物料編碼是企業工作的基礎性的內容,不了解這個,很多工作無法正常展開。
剛開始,這家客戶還比較固執,堅持要把這個系統中的物料信息導入到ERP系統中即可。我一看這個系統中的物料基本信息,就覺得不對頭。若原封不動的把這些信息導入到ERP系統的帳套里,那肯定會出大問題的。我費盡口舌,指出了現在物料編碼存在的隱患及現有物料基本信息中存在的錯誤,用實際資料說服了企業,企業制定出了新的物料編碼規則。
新的物料編碼仍然采用了純數字流水編碼的方式,但是,比原來的流水編碼有了改進,就是加入了產品的分類。他們把材料分為了三大類十五小類,三大類分別是成品、零件及包裝材料。每個大類中,另分小類若干。這個編碼方式,明顯比原來的編碼方式要好的多。無論是查詢還是對于員工的接受能力,都是非常大的提高;最重要的是,通過提高了的查詢的能力,可以非常好的解決一物二碼的情況。
但是,畢竟是純數字編碼,還存在一些問題。
1、因為是純數字編碼,所以,用戶要靠死記硬背才能記住物料的種類。在8位的物料編碼中,第一位表示物料的大類,后兩位表示物料的小類。物料大類三類,要記住很容易;但是,物料小類有十五類,以后可能更多。要記住這十五類對應的數字,那可是一項艱巨的工作。在實際工作中,員工喜歡把他打印出來,做成一張表,放在身邊,以供查詢。
2、對于偶爾使用系統的人,純數字的物料編碼,會是一個障礙。
對于企業相當一部分管理人員來說,其不是經常使用物料編碼。可是只是月底是看報表的時候才使用一次。對于這些人來說,純數字的物料編碼,他們可能會用的很吃力。因為他們不清楚,這些阿拉伯數字代表的是什么意思。他們即使不能把代碼一一對應到物料,至少也應該讓他們知道,這個物料大概是屬于什么類別的。所以,我們在設置物料編碼的時候,還要考慮這些元老級別的人物。
我兩次推翻了客戶的編碼方案。他們就覺得不滿意了,問我,到底該怎么編碼呢?我曉之以理,把其中的利害關心跟用戶作了一次深刻的溝通。還好,這個客戶也是明白事理的人,聽了我的想法后,他們也釋然了。最后,我根據客戶的實際情況,推薦了一個解決方案。
利用拼音字母跟阿拉伯數字結合的方法,來解決這個問題。剛開始,是想用英文單詞的簡寫的,但是,考慮到企業的大部分員工的英語水平都不是很好,最后,只好采用拼音字母。大類我們用英文字母,小寫用拼音。如FCH001。F我們表示成品,CH表示成品下面的一個小類,001表示流水碼。如此,即使員工看到便拿FCH001,還不能定位到具體的產品,但是,至少可以區分,這是成品,屬于哪一類。
這個編碼的優勢:
1、可以方便的實現模糊查詢。有時候,我們不知道一個成品對應的具體編碼時,可以通過模糊查詢來實現。如我們查一個叫做套筒的成品,我不知道其具體的編碼是什么,但是,我們知道套筒的分類編碼是TT,則我們只要輸入PTT,就可以找出所有的套筒資料,然后,從查詢出來的結果中,再去尋找我們需要的材料。如此,我們就可以縮小查詢范圍,提高查詢道效率。
2、用戶容易接受。拼音的簡寫,比數字好記多了。用戶要稍微花點心思,就可以非常容易的記住,拼音字母所代表的產品類別。而且,也可以非常容易的把中文漢字轉換成種類代碼。這種優勢,是簡單的阿拉伯數字無法代替的。
企業用戶根據我的建議,權衡利弊后,采取了我的建議的編碼方案。事實也證明,在然后的操作中,我的這套編碼方案,在企業中,取得了不錯的效果。比起他們那一套原來的方案,無論是從數據的查詢上,還是從單據的操作上,都是非常的方便。
這家客戶還會舉一反三,在其他的編碼上,如客戶信息的編碼、員工編碼等等上,都采用了類似的方案,取消了以前純數字的編碼方案。
如以前他們手工作業時,編制客戶信息檔案時,客戶信息編碼利用的就是流水編碼。所以,他們在查詢客戶信息時,如在EXCEL表中,查詢客戶信息時,用的都是客戶的名稱,而不時客戶的編碼。因為用戶不知道客戶對應的客戶編碼,只知道客戶名稱。所以,只能通過客戶名稱進行查詢。我們知道,輸入漢字查詢的效率比較慢,比起那種通過代碼來查詢相關信息,要慢的多。而采用了拼音字母與數字結合的方式進行編碼,則查詢起來非常的方便。
所以,我在項目實施時,一般都建議用戶在編碼時,要能夠反映出產品的類別信息,至少要反映大類、中類信息,否則,會給后續的工作,帶來比較大的麻煩。物料編碼是ERP系統重中之重,用戶要認真處理。