對于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標(biāo)示的物料代號，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。物料的名稱、規(guī)格等都不能作為區(qū)別物料的標(biāo)示，同名同規(guī)格的物料總是存在的。要實(shí)現(xiàn)物料的科學(xué)管理，物料編碼是基礎(chǔ)。
為了對物料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一編碼，許多企業(yè)特別是大中型企業(yè)，通常設(shè)有獨(dú)立的物料編碼機(jī)構(gòu)，或組織專項(xiàng)編碼培訓(xùn)班等。但往往實(shí)踐證明，相關(guān)的執(zhí)行部門最終還是沒有嚴(yán)格按照物料編碼的規(guī)則執(zhí)行，工作也沒有達(dá)到預(yù)想中的效果。物料編碼和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作也息息相關(guān)，很多企業(yè)在推行標(biāo)準(zhǔn)化（模塊化設(shè)計(jì)）工作中，花費(fèi)了大量的人力和物力，又是抽調(diào)骨干隊(duì)伍，又是收集圖紙、制定標(biāo)準(zhǔn)，一干就是好幾年。但最后，往往又是無疾而終。物料編碼，是一件簡單的事情，但絕對不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意義的事情，但絕對不是每家企業(yè)都能做好的事情。
一、物料編碼的功能
物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收，請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料數(shù)據(jù)傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：
1、增強(qiáng)物料數(shù)據(jù)的正確性；
物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。
2、提高物料管理的工作效率；
物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
3、利于計(jì)算機(jī)的管理；
物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用計(jì)算機(jī)作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。
4、降低物料庫存、降低成本；
物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
5、防止物料舞弊事件之發(fā)生；
物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。
6、便于物料之領(lǐng)用；
庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。
7、便于壓縮物料的品種、規(guī)格。
對物料進(jìn)行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進(jìn)行統(tǒng)一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規(guī)格。
二、物料編碼的誤區(qū)
圖號作為物料編碼
隨著信息化的不斷推進(jìn)，當(dāng)前大部分的中國企業(yè)都在使用CAD等輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)。由于設(shè)計(jì)管理規(guī)范的要求，每張圖紙都會有一個圖號，于是大部分的企業(yè)直接使用圖號作為物料的編碼。但使用圖號作為物料編碼，會存在如下問題：
1、由于技術(shù)部門并不負(fù)責(zé)原材料的管理，原材料就沒有圖號；
2、圖號并不唯一；
很多使用圖號作為物料編碼的企業(yè)，他們一直認(rèn)為這是比較合理的。圖號能夠表述物料的唯一性嗎？他們認(rèn)為：“可以……但是，極個別的不能。”為什么極個別的不能？同樣一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙，可以使用不銹鋼制造，也可以使用鍍鋅板制造，兩種不同的原材料制造出來的產(chǎn)品，我們能夠說是一樣的嗎？但他們的圖號確實(shí)就是一樣的。
3、圖號的管理本身不規(guī)范；
大部分的研發(fā)部門對于圖號的編碼管理本身就不嚴(yán)謹(jǐn)。不同的設(shè)計(jì)人員、不同的設(shè)計(jì)小組遵循的編碼規(guī)則并不相同，導(dǎo)致后續(xù)使用圖號的混亂，圖號作為物料編碼就更加不合適了。因
要求物料編碼表述大量的信息
部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗(yàn)，在制定編碼規(guī)則的時候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應(yīng)商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對于編碼的過高期望，都是由于沒有編碼制定經(jīng)驗(yàn)造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達(dá)其根本無法承載的過多信息。
把制定編碼規(guī)則的工作交給個別人或部門去完成
企業(yè)的管理層往往習(xí)慣把編碼工作交給技術(shù)部門或者某個資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點(diǎn)，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財(cái)務(wù)部門，而非制定編碼規(guī)則的技術(shù)部門。制定物料編碼，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門、物料管理部門、財(cái)務(wù)門，組成制定團(tuán)隊(duì)共同完成。
三、物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：★簡單性 ★分類展開性 ★完整性 ★單一性 ★一貫性 ★可伸縮性 ★組織性 ★適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理 ★充足性。
1、簡單性
編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機(jī)會。
2、分類展開性
物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，則每段最多只能由十個細(xì)分的項(xiàng)目，如果采用英文字母，則每段有26個細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，有十八個項(xiàng)目時，其分類展開可以利用下列方法。
3、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。 新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計(jì)部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
4、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項(xiàng)物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。
5、一貫性
物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進(jìn)行。
6、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。
7、組織性
物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項(xiàng)物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
8、適應(yīng)電腦管理
電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。
9、充足性
物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時的實(shí)際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時誤事。
10、易記性
在不影響上述九項(xiàng)原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項(xiàng)原則俱全而獨(dú)缺乏此項(xiàng)原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。
四、物料編碼的技巧
1、編碼規(guī)則需盡可能反映物料大類。
物料大類可以讓我們對物料的類別有一個直接的判斷。比如我們每天都在使用移動電話，如果我們看到139號段的號碼，就知道是移動的來電。大類的劃分原則往往是：第一碼：產(chǎn)成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財(cái)務(wù)使用；第二碼：真正的類別，依據(jù)企業(yè)不同的情況具體制定。
2、編碼需要長短適中。
按照人的記憶習(xí)慣，7-13位的編碼是比較合理的。
3、盡量不要使用有特別意義的編碼。
很多物料編碼的初衷是為了清晰明了地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡單易懂。但隨著物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。
4、避免使用難以交流和區(qū)別的字符。
文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽(yù)為世界上最復(fù)雜的字符之一。如果單純通過拼音字母，如G和J，很大部分人會因?yàn)椴粯?biāo)準(zhǔn)的發(fā)音而難以進(jìn)行區(qū)分。另外，字母L的小寫打印出來以后和數(shù)字1沒有區(qū)別，O打印出來后和數(shù)字0沒有區(qū)別等等。我們在制定編碼規(guī)則過程中，要盡量避免使用這些容易產(chǎn)生混淆的字符。
5、不要把可能變動的信息編入編碼。
什么是可能變動的信息？舉個最簡單的例子，現(xiàn)在很多企業(yè)將員工編碼規(guī)則定為：部門號+流水碼。筆者認(rèn)為這是最不合理的編碼，員工如果發(fā)生人事變動或者崗位變換，編碼就無法準(zhǔn)確表述其所在部門。如果員工的人事和崗位變動頻繁了，編碼反而成為企業(yè)的困擾
五、物料編碼如何有效推行
很多企業(yè)在花費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力制定出一套科學(xué)的、合乎企業(yè)實(shí)際情況的物料編碼體系后，就像他們制定的其他厚厚的管理制度文件一樣，被鎖進(jìn)了黑暗的文件柜中，僅僅在進(jìn)行相關(guān)質(zhì)量體系認(rèn)證時拿出來使用。當(dāng)然，有同行過來參觀的時候，也會時常拿出來進(jìn)行炫耀。
制定完善的物料編碼規(guī)則只是物料編碼工作的第一步。如何使制定的編碼規(guī)則在企業(yè)內(nèi)部真正得到推行，改善和解決技術(shù)、物管、財(cái)務(wù)等部門各自為政、多套編碼并存、多種物料稱謂混亂等企業(yè)管理問題，才是物料編碼工作中最實(shí)質(zhì)性的一步。有效推行企業(yè)的物料編碼工作有兩種途徑：
1、實(shí)施軟件管理系統(tǒng)
實(shí)施ERP等信息化軟件系統(tǒng)，是在系統(tǒng)中固化物料編碼，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)制推行的最容易也最有效的方式。ERP系統(tǒng)會按照企業(yè)制定的物料編碼規(guī)則，自動生成編碼。ERP系統(tǒng)具備的便捷的查詢、排序等功能，也可以讓員工快速體驗(yàn)統(tǒng)一編碼帶來的效益，進(jìn)而積極配合編碼工作的執(zhí)行。合理的編碼規(guī)則結(jié)合ERP、PDM系統(tǒng)中的查詢、排序功能，對于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的推行會起到直接的積極影響。
2、設(shè)定專人負(fù)責(zé)編碼
如果企業(yè)尚不具備實(shí)施ERP、PDM等信息化系統(tǒng)的條件，要實(shí)現(xiàn)物料編碼規(guī)則的貫徹執(zhí)行，唯一的辦法就是通過制定物料控制流程，設(shè)定專人控制物料編碼。在流程的執(zhí)行過程中，嚴(yán)格遵守物料編碼唯一出口原則。
企業(yè)制定出來的物料編碼規(guī)則得不到真正有效推行，究其原因，在推行組織機(jī)構(gòu)的設(shè)定、物料編碼流程的執(zhí)行等方面一定有不到位的地方。因此設(shè)定專人負(fù)責(zé)物料，不失為有效地辦法。
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