許多企業部署ERP系統的目的是提高企業的經濟效益,要實現這一目的就要求企業以客戶的需求、企業的制造業務及供應商的信息為主線,整合相關聯的信息資源,將企業的生產經營活動劃分為生產控制管理、物流管理、財務管理、人力資源管理等幾大模塊,而任何企業的經營方式都可能存在著很大的差別,要實現這些功能就需要企業重組業務流程,使企業的組織機構、人員配置和工作流程適合ERP系統功能的要求,使企業的經營活動更加合理化和科學化。如果不進行徹底地改造,而將原有的業務流程通過ERP系統的實施進行自動的轉變,只會使低效的工作流程重復使用。
不少企業因為忽略了業務流程重組,造成了在ERP系統的應用上投資巨大而收效甚微,而那些成功地實施并充分地利用了ERP系統的企業,是在認真地分析了它們原有的業務流程的基礎上,進行了徹底的簡化和重組,從而實現了操作自動化。那么如何實現業務流程重組呢?
筆者認為,應做好以下三點:
第一,轉變管理觀念。
要求企業樹立業務流程重組的正確觀念,使企業全體員工站在企業發展的角度,來看待并理解業務流程重組對企業實現現代化管理、提高市場競爭力的重要性,以避免由于員工的不理解,造成企業內部人心恐慌和對業務流程重組的抵觸情緒,增強員工對改變業務流程的責任感和緊迫感。在這一階段,企業應組建由中高層管理人員參加的業務流程重組調研小組,該小組應該以降低生產成本、提高產品質量、增加企業產值、提高顧客滿意度為主要目標,以轉變企業基本信念,大幅度地轉變經營機制、組織文化和行為方式為己任,實現企業在管理理念和經營機制上的大跨越。
第二,重組業務流程。
要求業務流程重組調研小組的成員對企業現有的業務流程進行分析,面對現有的業務流程,認真地思考“我們為什么要做現在的工作”,“為什么要用現在的方式處理這些工作”,“為什么必須是由我們而不是別人來完成這些工作”等問題,在對現行的管理業務進行追根朔源的分析后,發現企業現存的管理方式的弊端并找出其原因,摒棄那些不合時宜的甚至是錯誤的業務流程,重新設計新的企業業務流程。在業務流程的再設計中,要以核心業務為主導,優化業務流程,實現對各個業務環節的有效控制和管理,使企業的業績有一個顯著的增長和巨大的飛躍。而業績的顯著增長和巨大飛躍是業務流程重組的標志,因而,重組企業的業務流程是核心任務。
第三,重建組織機構。
要求給業務流程重組提供制度上的保證,并在未來的應用中不斷改進。它涵蓋三個方面的內容:
其一,評估業務流程重組的實施效果。與企業事先確定的績效目標進行對照,評價是否達到既定的目標。如:在時間、成本、品質等方面的提高幅度有多大;新業務流程所帶來的工作效率有多高等等。
其二,建立長期有效的組織保障。業務流程的持續改善是一個長期的工作,應建立流程管理機構,明確其權責范圍,制定各流程內部的運轉規則與各流程之間的關系規則,逐步用流程管理圖取代傳統企業的組織機構圖。
其三,加強企業文化與人才建設。企業必須建立與其業務流程管理相適應的企業文化,加強團隊精神建設,培養員工的主人翁意識。同時新的業務流程也對員工提出了更高的要求,這也要求注重它內部的人才建設,以培養出適應于流程管理的復合型人才。
總之,業務流程重組是決定企業ERP系統成敗的重要因素。實現企業業務流程重組不是僅對現有的管理模式進行簡單地修補,而是要以科學的管理方式進行徹底地改變,因此,需要企業做大量的細致工作。