使工作效率降低的罪魁禍?zhǔn)字粺o疑是工作中斷。那么，是什么造成了工作中斷，又如何來戰(zhàn)勝它呢？專家對引起分心的最常見的情況/因素進(jìn)行了調(diào)查研究，并給出了一些克服它們的建議。
工作中最常見的5種分心的情況/因素及戰(zhàn)勝它們的方法
根據(jù)來自Weekdone的一項研究，一名普通員工，每隔3分鐘其工作就會被打斷一次，而再次切換到工作場景繼續(xù)工作需要23分鐘。這些類型的工作中斷使工作效率降低而給企業(yè)造成的損失，每個員工每年大約達(dá)10375美元。
以下是工作中最常見的5種分心的情況/因素及戰(zhàn)勝它們的方法。
智能手機(jī)/網(wǎng)絡(luò)/社交媒體
在能接觸網(wǎng)絡(luò)，社交媒體和智能手機(jī)并無限制地使用它們的情況下，你會發(fā)現(xiàn)，工作過程中會出現(xiàn)無數(shù)次的分心，工作無數(shù)次地被打斷。當(dāng)然，避免這種隱患的最簡單的辦法就是直接關(guān)機(jī)。不過，還有另外一種選擇，那就是給你自己設(shè)定界限，僅在休息和午餐時間查看手機(jī)和社交媒體，并設(shè)定一個警報以限制你在這上面花費(fèi)的時間。
盡管許多公司已經(jīng)制定政策，在工作中，禁止使用個人智能手機(jī)，甚至禁止訪問社交媒體及和工作無關(guān)的網(wǎng)站，不過專家不太推薦這種方法，因為這樣做會傷害感情，降低工作熱情，逼走精英人才，使結(jié)果往往實際上適得其反。
電子郵件
電子郵件是最能提高工作效率的工具之一，但是如果不能恰當(dāng)?shù)厥褂盟炊鴷蔀楣ぷ餍实淖畲髿⑹种弧?yīng)該避免每收到一封新郵件就馬上回復(fù)這種情況，正確的做法是，在白天留出一些特定的時間來閱讀和回復(fù)郵件。根據(jù)Payscale.com的建議，不要一登陸就把發(fā)送電子郵件作為第一優(yōu)先級，尤其是在你有其他急需取得進(jìn)展的工作的情況下。
會議
俗話說，會議，實際上代替了工作。相信沒有哪一個有自尊的企業(yè)想要宣傳它的效率不高，不專注，缺乏明確的方向或目標(biāo)，或者他們經(jīng)常無故浪費(fèi)千百萬美元。然而，這些的的確確發(fā)生在了每天的會議中。Working Simply公司的核心人物也即其創(chuàng)始人Carson Tate，是一個管理咨詢顧問，同時也是《簡單工作》這本書的作者，他表示，會議很少能促成可行的工作。員工每周在會議上花費(fèi)六七個小時，然后在一天快要結(jié)束的時候才開始做他們本來應(yīng)該做的工作。
當(dāng)你的員工把大部分時間花在開會上的時候，除了更多的會議以及開會變成你整個企業(yè)的文化，不會產(chǎn)生任何東西。
采取具體的步驟以確保合適的人參加會議，并在會議后付諸實際的行動以避免浪費(fèi)時間，精力和金錢。
門戶開放政策
Ed Brown是一個效率和工作流程顧問，他同時是科恩布朗管理集團(tuán)（Cohen Brown Management Group）的總裁，聯(lián)合主席和創(chuàng)始人，還是《降服時間大盜：找回被偷走的寶貴時間》（The Time Bandit Solution: Recovering Stolen Time You Never Knew You Had）這本書的作者，他表示，尤其對那些管理者來說，雖然理論上“你需要任何東西，任何時候你需要它”的政策聽起來不錯，但實際上，它會導(dǎo)致混亂和分心。誠然，尤其作為一個管理者，你需要在那些需要你支持和幫助的人那里，但是你也必須認(rèn)識到，你的時間和精力是重要的。在所有的分心和雜念中，你怎么能做成任何事情呢？你必須在提供支持的時間和寶貴的工作時間之間分析和求取一個平衡。做到這一點的一個簡單的方法就是簡單地設(shè)定與員工約見的特定時間，而不是鼓勵他們隨時都可以來打斷你的工作。
同事
如果不是在設(shè)備精良并采取有效措施的情況下，開放式工作區(qū)會導(dǎo)致分心和工作效率降低。Brown表示，你和同事之間僅有一個小隔間的薄墻相隔。你知道他們什么時候吃午飯，他們正在吃些什么。你能聽到他們打電話，聽到他們聽音樂，甚至聽到他們打字的聲音，所有這些都會使你分心。
應(yīng)對這種使人分心的情況的方法有，可以購買一些降噪耳機(jī)，可以預(yù)定一個小時左右的私人會議室，或者為了提高工作效率，向你的上司申請是否可以一周在家辦公一兩天。Brown補(bǔ)充說，不要害怕說出來，以提高工作效率和更好地一起工作為由，禮貌地請求你臨近的同事控制噪音，這對于你們長遠(yuǎn)的同事之路來說，無疑是個明智的選擇。
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