呼叫中心(call center，CC)，它是一種基于通信和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對顧客提供咨詢服務(wù)和收集顧客意見建議的客戶服務(wù)中心，是企業(yè)(或組織)價值鏈的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。伴隨著科學技術(shù)的進步，生產(chǎn)力水平得到了大幅度的提升。產(chǎn)品越來越豐富，企業(yè)規(guī)模和客戶規(guī)模也越來越大。當然，市場競爭也日趨激烈，咨詢服務(wù)和現(xiàn)場服務(wù)都成為企業(yè)競爭的手段，因此很多行業(yè)企業(yè)為了擴大產(chǎn)品銷售、密切同用戶的聯(lián)系，紛紛建設(shè)了企業(yè)級呼叫中心。特別隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，原來“電話中心”為主要形式早期呼叫中心很快演變成現(xiàn)代“信息傳遞中心”形式的呼叫中心。
可以說，呼叫中心的建立，極大地改善了售前、售中、售后的服務(wù)質(zhì)量，提升了企業(yè)的綜合競爭力。但同時，由于服務(wù)范圍的無限擴大、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，很多涉及業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、服務(wù)、以及管理等方面的問題就呈現(xiàn)出來。看一個呼叫中心系統(tǒng)，有不同的角度，從系統(tǒng)本身角度，會關(guān)注系統(tǒng)產(chǎn)品選型，系統(tǒng)架構(gòu)是如何的，如果利用舊設(shè)備，發(fā)揮原有設(shè)備的最大優(yōu)勢，如何與新產(chǎn)品有更好的結(jié)合;從業(yè)務(wù)角度，呼叫中心的流程如何與企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程去結(jié)合，呼叫中心系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的定位等等;從發(fā)展的角度，系統(tǒng)建設(shè)后如何發(fā)揮其最大的優(yōu)勢，系統(tǒng)的擴展性如何，是否符合將來業(yè)務(wù)發(fā)展的需要;從運營管理的角度，會關(guān)心如何運作和管理，呼叫中心的績效和評估改進如何進行等等。本人認為，一個成功的呼叫中心系統(tǒng)有幾個方面必須具備，即業(yè)務(wù)規(guī)劃、客戶洞察、產(chǎn)品支撐、應(yīng)用集成和開發(fā)、實施能力，擁有了這些因素，呼叫中心系統(tǒng)走向成功就會水到渠成。
1、 業(yè)務(wù)規(guī)劃
業(yè)務(wù)規(guī)劃是根據(jù)企業(yè)的運營機制，定位呼叫中心提供的業(yè)務(wù)范圍。過去，企業(yè)將呼叫中心更多的定位于客戶服務(wù)中心，即以提供客戶服務(wù)作為呼叫中心的核心目標,衡量工作的最重要指標是接通率。現(xiàn)在，呼叫中心開始邁入了呼叫價值創(chuàng)新的時代，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的客戶互動中心或客戶接觸中心。服務(wù)型的呼叫中心，可以為客戶提供咨詢和信息服務(wù)、售后支持。營銷型呼叫中心主要做產(chǎn)品市場推廣、電話銷售和客戶維系等，還有外包型的呼叫中心。不同的業(yè)務(wù)規(guī)劃，將會形成不同的系統(tǒng)建設(shè)需求，如服務(wù)型主要是呼入電話、咨詢和投訴的處理，營銷型的重點是調(diào)查問卷、商機管理等，外包型則主要是考慮如何選擇合適的服務(wù)提供商及如何協(xié)調(diào)相互的關(guān)系等。
流程規(guī)劃是呼叫中心系統(tǒng)成功運行的一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，要發(fā)揮設(shè)備和軟件的作用，必須要清楚每一次客戶的互動和向該客戶提供服務(wù)所需要的步驟，什么樣的服務(wù)流程才能卓有成效的服務(wù)于客戶。分析客戶服務(wù)的每一步的業(yè)務(wù)，就可以獲知對軟件的要求，這就是“功能點分析”，而提供服務(wù)和功能必須建立一套清晰的業(yè)務(wù)流程和服務(wù)模式，如不同渠道、不同客戶分類就對應(yīng)不同的服務(wù)處理和不同的服務(wù)等級。
2、客戶洞察
基于企業(yè)的目標開展卓有成效的客戶接觸，需要呼叫中心系統(tǒng)能夠針對客戶數(shù)據(jù)，對客戶價值進行分析和判斷，輔助坐席代表設(shè)計個性化的服務(wù)、維系、營銷策略，從而使呼叫中心的有限資源，能夠發(fā)揮出最大的效力。完整、準確、即時、個性化的客戶資料是進行有效客戶洞察的基礎(chǔ)，企業(yè)需要整合分散在各個信息系統(tǒng)中的客戶數(shù)據(jù)，如客戶的基本資料、消費歷史數(shù)據(jù)、個性化信息、服務(wù)接觸數(shù)據(jù)、營銷數(shù)據(jù)等，在建立客戶數(shù)據(jù)模型的基礎(chǔ)上，形成統(tǒng)一的客戶視圖。
客戶資料不僅僅是企業(yè)的財富，更是企業(yè)籍以持續(xù)經(jīng)營創(chuàng)新的重要資產(chǎn)。隨著客戶導(dǎo)向理念不斷融入企業(yè)的經(jīng)營管理活動中，眾多的企業(yè)已經(jīng)在客戶資料的建立和利用方面做出了不懈努力。但企業(yè)也面臨著客戶資料不完整的挑戰(zhàn)，不但客戶個性化的資料極其匱乏，基本客戶資料也大多殘缺不全，同時也缺乏有效的客戶資料的更新手段，大量客戶數(shù)據(jù)與客戶現(xiàn)有的情況已經(jīng)大相徑庭，再加之客戶資料分散在大量不同的信息孤島中，企業(yè)實現(xiàn)客戶深入洞察依然任重道遠。
呼叫中心作為客戶與企業(yè)接觸最頻繁、最直接的渠道，恰恰可以承擔起企業(yè)客戶資料更新和完善的重任，如果企業(yè)將客戶資料的收集、完善和更新作為呼叫中心的一項重要的任務(wù)，那么呼叫中心利用長期、持續(xù)的客戶呼入和呼出接觸機會，完全可以幫助企業(yè)建立一套強大的客戶資料數(shù)據(jù)庫，從而為企業(yè)開展客戶導(dǎo)向的營銷、生產(chǎn)和經(jīng)營活動提供強大的數(shù)據(jù)保障。
3、產(chǎn)品支撐
產(chǎn)品支撐實際上可以歸結(jié)為戰(zhàn)略層面，即產(chǎn)品戰(zhàn)略，產(chǎn)品戰(zhàn)略是基于戰(zhàn)略高度對產(chǎn)品的一個前瞻性認識，產(chǎn)品戰(zhàn)略包含三層意思，產(chǎn)品戰(zhàn)略愿景、產(chǎn)品線戰(zhàn)略和新產(chǎn)品開發(fā)。為什么會提產(chǎn)品戰(zhàn)略的問題呢，或者說產(chǎn)品開發(fā)和技術(shù)開發(fā)能有多少區(qū)別呢，在一個項目建設(shè)中，作為一個單純項目來講，技術(shù)開發(fā)往往都會有全新的發(fā)現(xiàn)，因此難以預(yù)計開發(fā)所需時間的長短，所以技術(shù)開發(fā)任務(wù)的計劃完成日期與其說是一種承諾，不如說是一種目標。項目的建設(shè)者會為此憂心不已，擔心這樣的目標是否能夠?qū)崿F(xiàn)。而產(chǎn)品戰(zhàn)略能夠提供事先的產(chǎn)品開發(fā)，預(yù)測市場和技術(shù)的變化，同時按需求程度確定技術(shù)開發(fā)的優(yōu)先次序，有效規(guī)避技術(shù)風險，當然，為了避免產(chǎn)品與客戶需求脫節(jié)，在實現(xiàn)技術(shù)的同時，依據(jù)客戶的需求和需要的產(chǎn)品開發(fā)很重要，客戶驅(qū)動才是最佳的產(chǎn)品策略。
4、應(yīng)用集成
呼叫中心軟件不是一個孤立的系統(tǒng)，呼叫中心本身也不能實現(xiàn)客戶所有的業(yè)務(wù)流程，這里涉及到呼叫中心與其他系統(tǒng)的集成問題，這些系統(tǒng)之間只有實現(xiàn)無縫的連接，才能發(fā)揮呼叫中心的最大作用。如果從一個產(chǎn)品的角度看過去，在呼叫中心系統(tǒng)的周邊會存在一些相關(guān)系統(tǒng)，如其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)(第三方應(yīng)用)、定制化應(yīng)用部分和產(chǎn)品預(yù)置的一些應(yīng)用模塊，系統(tǒng)之間的集成能力將是決定呼叫中心業(yè)務(wù)開展能否順利的關(guān)鍵因素。
應(yīng)用集成要體現(xiàn)一個很好的接口能力，呼叫中心系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的集成，可以包括數(shù)據(jù)集成、流程集成以及界面集成等等，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息的快速傳遞。通過合適的接口方式，如WebService方式、消息中間件方式、API接口方式、文件方式等等，可以達到這樣的目的。
應(yīng)用系統(tǒng)還有一個與語音平臺如何結(jié)合的問題，跨平臺的能力支持可以保證應(yīng)用軟件的靈活性,無論是傳統(tǒng)的ACD平臺，還是統(tǒng)一多媒體的處理平臺，應(yīng)用系統(tǒng)要體現(xiàn)很好的“適應(yīng)”能力。
5、開發(fā)實施能力
首先，針對企業(yè)內(nèi)部信息分散，數(shù)據(jù)分系統(tǒng)存放的常見情況，在建設(shè)呼叫中心之前應(yīng)當先考慮實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程相關(guān)信息的整合。其次，呼叫中心從投建到驗收只是第一個階段，未來的改進和提升需要在使用過程中不斷摸索，因此企業(yè)應(yīng)當制定分階段上線的規(guī)劃。第三，常見呼叫中心的部署架構(gòu)有集中式、單點分布式、虛擬組網(wǎng)式等多種，企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自身的業(yè)務(wù)模式和未來的業(yè)務(wù)擴展性作綜合考慮，而不能人云亦云或一概而論。
呼叫中心的建設(shè)是一個復(fù)雜的工程，實施能否成功取決于幾個重要的因素，即人、項目過程(流程)和技術(shù)因素。在人的因素中，經(jīng)驗是一個重要的衡量值，有過成功或類似項目經(jīng)驗的人，會更好的把握項目實施的重點，從而降低實施風險，項目帶頭人的經(jīng)驗和能力是需要看重的，但項目團隊的能力發(fā)揮更重要，也就是如何把一個人的能力轉(zhuǎn)變成團隊的能力，是發(fā)揮人的因素的核心。在項目過程方面，建立一整套嚴格的實施方法論會保證項目的順利推進，項目策劃、系統(tǒng)準備、聯(lián)調(diào)測試、上線驗收，項目收尾這些階段需要清晰定義，比如項目策劃的階段，需要明確客戶的需求，達成項目目標。當然也要看執(zhí)行能力，實施流程重在執(zhí)行力。人對技術(shù)的把握貫穿于整個項目過程，幾個因素的良性整合才是實施能力的體現(xiàn)。
綜上所述，雖然業(yè)務(wù)規(guī)劃、客戶洞察、產(chǎn)品支撐、應(yīng)用集成、開發(fā)實施能力這五個因素并不是呼叫中心系統(tǒng)的全部，但是他們是呼叫中心系統(tǒng)建設(shè)和運行的關(guān)鍵點，從這些角度出發(fā)去考慮系統(tǒng)，就奠定了一個成功呼叫中心系統(tǒng)的基礎(chǔ)。
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