自2019年底新型冠狀病毒肺炎突至,持續至今已經三個月有余,疫情已經蔓延至上百個國家和地區。全球各國都采取了強有力的遏制措施,以減緩并扭轉疫情蔓延。但是隨著新冠疫情進入常態化,“一動不如一靜”的生活方式對全球經濟也造成了一定的影響。為了防止經濟進一步下滑,全球各國開始積極推動企業復工復產。

疫情之下復工復產:企業面臨合規風險

面對復工復產,企業都很小心謹慎,嚴格遵照國家疫情規范進行生產活動,避免近距離交流和接觸,利用各種通訊會議軟件系統進行遠程辦公,將相關業務流程、產品測試等工作轉移到線上完成。疫情影響之下,用戶對遠程辦公有了更新的認知度,對于線上辦公軟件有了更高的認可度。

然而,為了盡快促進企業效益的提升,企業優先把大部分財力和精力投入到直接產生價值的生產環節,之后才會是在企業IT系統和辦公軟件的購買上,這就造成了員工所使用的辦公系統、專業軟件過期未續買,產生合規問題;同時軟件制造商,因為疫情致使用戶購買欲望下降,市場萎縮,所以不得不加大對客戶使用其軟件的合規遵從性審計工作,開始在IT界自行以軟件合規審計方式監管用戶使用,來確保企業可以為所使用的IT技術、軟件買更多訂單,防止客戶少買多用或者盜用之類的情況,致使企業頻繁接到來自軟件制造商的合規審核,甚至造成經濟損失。

在Ivanti全球服務的客戶中,疫情期間關于企業軟件合規審計問題的處理事件達到高峰,原來關于軟件許可、合規的問題,十個客戶中只有兩家可能會涉及,現在十家中竟有八九家客戶向Ivanti咨詢這類問題。越來越多的企業反饋他們正面臨著軟件廠商的合規審計,更有部分客戶已經收到來自軟件廠商的通知函或律師函,尤其是使用Adobe和AutoDesk旗下的一系列大型專業軟件的企業,如果按照歐美的上市公司的標準進行審計,幾乎所有公司都可能有不同程度的違規情況。這給IT管理造成了巨大的挑戰。

避免被合規審計打中,企業IT需要洞察力

軟件合規審計并不是新問題,但在疫情期間尤為突顯,不得不引起企業的高度重視。因此,在接到供應商合規審計通知前,制定相關的合規審計的應對工作尤為重要,提前發現軟件問題、收集相關數據,甚至主動與供應商進行協定,有助于企業消除合規問題,順利通過審計。

首先,企業IT管理需要一種洞察力,來透視各個供應商手里的這把審計的“槍”,比如明確其瞄準的是AutoCAD 2019版還是2013版,是Adobe Photoshop的某個版本,還是其它的軟件。當企業具有了軟件洞察能力之后,就可以提前避開軟件合規的大坑,避開針對你的這把“槍”。

解決了IT洞察力問題,就能解決軟件合規問題。

企業需要一種能夠將所有辦公系統和軟件進行可視化管理的工具,包括對員工所安裝的軟件信息、軟件列表、軟件清單透明可見。通過這樣的軟件洞察力,企業就可以對整個公司所使用的軟件數量、軟件廠商、軟件使用者、軟件使用次數了如指掌,當軟件許可證缺少時,就能夠及時補上,給企業穿上防彈衣,可以主動躲開攻擊你的方向,不被軟件廠商合規審計的槍打中。

同時,企業還可以借助成熟的大數據、人工智能技術,利用數據分析明確哪些軟件收費,哪類軟件免費。Ivanti認為,通過數據分析服務,我們還可以通過匯總海量軟件的收費信息,包括驅動程序類型、注冊信息、使用痕跡等,形成軟件特征庫,然后自動識別出哪些是需要收費的軟件,讓企業更有針對性地對軟件進行歸類,或禁止運行或升級重裝,甚至直接卸載,減少人工操作的遺漏或失誤。這也是減少合規審計問題的一項重要措施。

此外,類似的數據分析工具還要具有一些軟件管理的輔助功能,例如,企業可以自定義表格,填寫員工是否有安裝使用某種軟件的特權信息,然后批量導入,讓系統自動管理員工安裝軟件的權限,防止沒有許可的濫安裝,或者有許可的不安裝這樣的資源浪費現象;再如,該數據分析還可以幫助企業管理設備維保信息,通過與員工使用的設備資產編碼、序列號關聯,監測設備維保過期的時間,盡早地發出維保警告,及時進行續費服務。確保企業業務的良好運行。

企業IT管理水平仍待提升

Gartner的一項資產管理報告也表明,由于企業對IT資產管理不完善,經常實施臨時策略和流程來管理IT資產的整個生命周期,缺乏全局性的IT資產管理生命周期流程管理的機制,不僅增加了企業IT管理成本,還帶來了軟件合規和影子IT的風險。

與此同時,Ivanti的IT資產管理和IT服務管理的調查還顯示,1600多名IT人員中超過一半的受訪者每周還花費許多時間為已過保修期的資產提供支持;三分之一的受訪者覺得他們每周花在庫存/資產協調上的時間太多了;63% 的 IT 人員希望能將 ITSM 和 ITAM 整合起來以便更好地了解其 IT 資產。

由此或見,IT管理水平與企業能否順利通過軟件廠商審計有著直接關系,企業需要具備完整的軟件管理體系,包括對軟件安裝使用的監測、軟件許可證分配與回收的處理、軟件安裝權限的管控,以及軟件資產狀況的展現。

Ivanti在IT服務管理領域深耕多年,對IT資產管理有著獨到的見解和深刻的洞察。2019年Gartner軟件資產管理工具魔力四象限,Ivanti成功躋身于利基者象限。Gartner認為,Ivanti的“統一的IT”方法,包括用于UEM、ITSM和安全性的產品,十分契合軟件資產管理工具客戶的需求。

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作者：Ivanti(中國)首席架構師 羅琦