你的公司是否有四個以上的部門?是否已經成立超過了五年?大部分中層管理人員是不是不得不花很多時間工作?我敢打賭這些部門沒有使用業務流程自動化系統來跨越部門障礙。這是一個操作失誤，為這樣做減少了公司各種系統實際可以帶來的價值。好消息是這樣的公司立刻就可以使用已有工具來消除孤島。

不是你，而是我

公司一般都是起源于特定和特殊職責的相關個人建立的簡單機構，以此為基礎發展壯大。發展的早期，合作原則是互相幫忙完成任務或者解決問題，這時的流程是完全自由散漫的。但是隨著工作量的增加，會分成單獨的部門并使用相應的技術。人們之間之前那樣的交互會變得越來越少，整個組織協作性變差。這樣，獨立孤立的部門便出現了，甚至大家都想著使用自己部門的流程來各自優化效率。

在部門孤島，大家都會這么想：“其他人都不做我們做的事情，所以我們為什么要做呢?”但是從公司整體來看，這就導致了不連接的流程和基礎架構支持的泛濫，這種獨立文化的泛濫導致無法實現高效的工作，當然也無法達到公司期望的績效和收益。

以我過去幾個月的親身經歷的三種情況來詳細說明。出現問題的公司分布在很多不同的領域(兩個屬于管理很好的，一個不是)，地域各異，運營范圍也很不一樣。但是，這三個公司的記錄和規范工作人員都十分抓狂，因為他們想要找到、查看、獲取并且整理所有部門的資料，在截止日期之前完成審計目標。他們迫切需要一些技術能幫助自動化這個在整個公司內查詢的過程。

完成未完成的工作

這樣的技術的確存在，它就是BPM和工作流，這兩種技術被綁定在一起因為它們之間密切相關。要想成功使用這種技術必須先要理解它，通常，一個流程的結束會啟動另外一個流程，它會繼續完成第一個流程留下的工作。因此，我們其實需要創建一種統一的方式。

比如，當某個部門購買新的軟件包時，會觸發財務事件來完成支付，并且在許可證管理數據庫里創建一個條目確保滿足供應商要求。即使在部門獨立思想盛行的組織里，也需要這么去做。

問題是，在各自隔離的情況下，可能沒有自動化的方法來幫助部門經理獲取所需的支付賬單(假設他只需要一個)。也很可能，需要打個電話給財務來解決這個問題，但是很有可能這時根本沒人會想到去更新不能自動連接的許可證系統。

要解決這樣的流程問題正是投資BPM的主要原因，從公司角度來看，完成這些工作非常直接。但是當所有互相隔離的技術不去，或者不能，互相連接時，公司應該怎么去實現上述自動化?

使用元數據

傳統技術需要花費時間和資金自己編程將不同的系統集成起來，使得系統之間可以互相通信。不幸的是，很多應用(特別是老應用)，不是為此而構建的，或者需要花費很多資源才能將其打通。

我推薦嘗試使用BPM和元數據來將公司整合成一個整體。

好消息是：幾乎所有系統都有一定程度的元數據支持，BPM可以使用這些元數據來推進流程。以上述軟件購買為例，許可證系統可以通過監控財務應用的狀態改變，檢測到創建了新的購買訂單，然后讀取“供應商”字段，檢查是否是已知軟件供應商。當完成注冊之后，可能給部門經理發送郵件匯報詳情，至此跨越多個業務部門的流程便完成了。

是不是顯得有些笨重?當時是，大多數現代方法可以更加優雅得完成這些任務。重點是即使BPM只在公司的一個地方部署，元數據也能全部工作了。

行動起來

最后，也可能是最重要的一點：如果你遇到了文章開頭提到的問題，而且公司內已經在某些地方實施了BPM。這就非常好，因為這意味著可能不需要額外投資任何新技術，就可以開始打破部門鴻溝了。

要想達到這個目標，需要啟用BPM系統，我之前說的那三個公司不可思議地沒有這么去做。我猜可能那個部門買BPM軟件是為了它的其他功能，公司里其實沒有人想到要用BPM功能，也沒有想到將它的功能擴展到這個部門之外。

因此如果你的公司有部門鴻溝，我會鼓勵你開始嘗試使用BPM和元數據來幫助你的企業成為有機的整體。這是能夠最大化軟件價值的方式，而且公司內負責規范的人員會很快愛上它。