發生的疫情和在家工作(WFH)的模式所導致最顯著的IT趨勢之一是，協作工具(如視頻會議系統)的使用量急劇增加。
研究機構Gartner公司于2020年6月發布的一份調查報告表明，全球2020年基于云計算的網絡會議產品的支出將增長24%，達到41億美元;今年發生的疫情擴展了遠程工作場所的應用規模，從而使遠程協作工具在2020年迅速擴大了用戶群。
從員工聯系和生產率的角度來看，更多使用協作工具是一種積極的發展。遠程工作的員工可以輕松地與同事、客戶、業務伙伴和其他人保持聯系并共享內容。然而，當組織失去對其使用的應用程序和平臺的數量和類型的控制時，就會出現問題。
工具的擴散帶來風險和效率低下
這些產品大多數都是基于云計算的，因此易于部署。實際上，任何組織、團體甚至個人都可以下載在線會議應用程序并開始使用它，而不需要IT主管或業務經理的批準。
即使是那些已經為員工應該使用的視頻會議和協作平臺制定了計劃和政策的組織，也可能發現其員工已經使用其他協作工具和平臺。
IDC公司高級研究分析師Rich Costello表示：“如今，我在很多組織中看到多個供應商提供的視頻會議和協作平臺產品，業務終端用戶自然非常注重消費者，他們更喜歡利用直觀、易于使用、提供更好用戶體驗的協作工具和應用程序。這也適用于遠程工作場所。”
IT和云服務提供商Carousel Industries公司統一通信和協作副總裁Tony McQueen表示，該公司的很多客戶都在運行兩個或三個協作系統。
McQueen說：“有些組織可能擁有兩個以上會議軟件，并且擁有完全不同的技術。組織面臨的挑戰是這些解決方案都有自己的安全方法、報告工具和故障排除步驟。對于組織而言，要想獲得單一的控制平臺來確定其解決方案的實際使用方式以及他們是否真正認識到投資回報率，非常具有挑戰性。”
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確實，多種基于云的工具的激增可能給IT團隊帶來很多挑戰。Costello說：“IT部門非常關注能否有效地監視和管理這些協作工具，尤其是在安全性和合規性漏洞方面。”
Gartner公司高級首席分析師Megan Fernandez表示，擁有多種會議和協作工具的一些主要問題與成本和系統的全面采用有關。
Fernandez說，“通過使用多種協作工具和平臺，組織將在某種程度上需要為重疊的服務支付費用。例如，某個協作解決方案能夠支持外部會議，但沒有另一個協作解決方案那么好。組織將為使用的這兩個解決方案支付費用，這需要多個許可證，因此花費更多的資金。”
Fernandez表示，如果作為節省成本措施，而將服務應用在一部分員工，那么就會發現該組織可能不會獲得大量的折扣。擁有500個注冊用戶的組織可能會享受25%的折扣，擁有1000用戶的組織可能會享受40%的折扣，擁有1000個用戶以上的組織可能會獲得50%的許可證折扣。批量折扣為組織降低成本提供了一個重要途徑。
Fernandez說：“關于全面采用，如果協作平臺得到廣泛的使用，則協作平臺會更好地工作，如果只有組織中的少數用戶正在使用該解決方案，則很難體驗到協作帶來的好處。”
GetVoIP公司是一家云計算通信咨詢機構，致力于幫助其客戶選擇視頻會議提供商和協作工具。該公司發現，其客戶難以整合其擁有的所有不同平臺以獲得最大收益。
該公司創始人兼首席執行官Reuben Yonatan表示：“由于他們無法確定應優先考慮的平臺以及其他工具的使用方式，因此最終只能使用每個平臺的一小部分功能，而無法獲得所有好處。”
GetVoIP公司最近為其客戶端視頻會議、協作和VoIP部署了一個平臺。Yonatan說，這個視頻會議平臺提供了VoIP，這意味著客戶端只需要采用兩個系統就可以完成工作。
如何應對挑戰
如果組織發現自己面臨這種情況，他們應該怎么做?限制員工使用未指定的視頻會議和協作工具可能會導致他們不滿和強烈反對。另一方面，采取“一切皆有”的方法可能會導致混亂。
IDC公司的Costello說：“我認為，IT團隊在這方面需要具有一定程度的靈活性。這些未指定的工具由于特定原因而被最終用戶使用，因此IT和組織必須認識到這一點，并努力理解它們在員工中如此受歡迎的原因。”
假設許多組織將選擇一種更靈活的方法，則他們需要采取步驟來確保這些平臺的成功。
(1)了解有關所使用工具的所有信息
組織需要了解有關所使用工具的所有信息。首先，IT部門應著眼于調查員工正在使用哪些工具和平臺。這可能意味著進行內部審核，甚至只是簡單的業務部門調查，以確定員工正在使用哪些協作和會議服務。
作為這項工作的一部分，IT需要確定組織中使用的任何協作工具的產品擁護者，并與他們進行溝通。這些擁護者可以幫助IT部門了解為什么這些協作工具在業務終端用戶中很受歡迎。
他說：“業務部門內的產品擁護者也可以協助IT部門完成調查過程，提供他們自己的反饋，并就調查對象、提出相關問題等提供指導。”
Costello說，在調查過程中，IT團隊需要識別并解決已部署的協作解決方案的安全性和合規性漏洞。他補充說，同樣重要的是要使協作軟件保持最新狀態，包括升級和其他發行版。
Gartner公司的Fernandez指出，了解已經使用的平臺的全部功能也很重要。其中的一部分包括從供應商那里獲取協作平臺路線圖，以獲取有關未來產品發布的見解。 Fernandez解釋說，在某些情況下，功能增強可能會消除對滿足特定要求的其他平臺的需求。
她說：“例如，在未來的版本中，視頻會議解決方案支持的并發用戶數量不斷增加，這可能會消除獲取單獨解決方案以滿足大型會議用例的需求。”
(2)視頻會議或協作工具的選擇
GetVoIP公司建議組織從采用一個視頻會議或協作工具開始，并且只在掌握第一個工具的使用方法之后才添加到其中。Yonatan說：“這樣，他們將了解第一個工具可以做的所有事情，并在集成第二個工具之后以實現最大利益。”
許多基于云計算的協作和會議供應商正在努力簡化其平臺與其他工具和平臺的集成。作為學習過程的一部分，組織應該研究系統的集成能力。
Yonatan說：“一個協作平臺是否可以輕松地與其他協作平臺集成應該是選擇工具時的首要考慮因素之一。這很方便，并且節省時間。”
(3)可以靈活一些，但不要太靈活
Yonatan表示，組織應該強調使用員工認可的平臺，但也要給員工一些探索的余地。他說：“在他們這樣做的時候，他們可能會找到一種更適合的工具，這將使組織受益。但是，由于安全原因，需要給予一些回旋余地。如果認為一些工具可能會危害組織信息的安全性，則應該嚴厲禁止。”
(4)制定明確的政策并培訓用戶
Fernandez表示，IT和業務主管應該主動概述具體的協作用例以及希望員工利用這些服務的方式。他們應該對員工進行培訓，以推廣使用協作工具的最佳實踐。
(5)監視使用情況并做好適應的準備。
Fernandez說，“利用分析和儀表板工具，深入了解協作工具的實際使用情況。 如果某些解決方案的使用率較低，需要了解原因，并將這些信息納入組織正在進行的規劃和投資決策中。”
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