虛擬協作可能是遠程工作中最困難的一方面。不同工作風格、不匹配的期望、糟糕的技術甚至不良的舉止都可能阻礙有效的協作，并使長期遠程工作的前景令人望而生畏。員工可以自己構建個人的工作空間，但是如果員工的遠程工作取決于與團隊成員合作，則還必須采用更好的虛擬協作實踐。
遠程協作的最佳實踐
人們需要了解阻礙虛擬協作的一些不良習慣，并采用在家遠程工作如何成為更好的隊友和領導者的技巧：
(1)設定明確的期望
Wizeline公司首席技術官AníbalAbarca說，“員工在家遠程工作，彼此遠離，不能像以前在辦公室或自助餐廳見到對方。因此在遠程工作的虛擬協作中需要找到共同點和合適的交流時間。員工根據他們的工作責任和個人需求進行調整，投入更多的時間和精力來實現團隊和個人之間的通信至關重要。圍繞預期的響應時間設定清晰的期望值，可以幫助員工在工作責任和個人需求之間設定界限。”
他指出，遠程工作并不意味著缺席會議。意識到這一點特別重要，也非常困難。在參加長時間的Zoom視頻會議之后，有些人變得難以集中精力完成檢查電子郵件或其他任務。有時他們在視頻會議中彼此見面變得很不自在，并且不愿意打開自己的視頻。制定一些準則和禮儀將有助于提高生產力和協作。
(2)保持簡單
遠程工作策略專家、Remote Forever公司創始人Molood Ceccarelli說，“遠程通信的有效性與簡單性直接相關，也就是使用盡可能少的工具來獲得所需的所有信息的能力。”人們往往認為，如果同事需要更多信息，他們總是可以保持聯系并要求打開視頻會議軟件討論此事。例如，一位前端開發人員實施一個項目，該項目顯示“按鈕顏色更改”，卻沒有其他信息，這名開發人員將不得不使用聊天工具聯系他的同事解釋這個問題，最后卻發現更多信息實際上來自客戶支持團隊的電子郵件中。”
她說：“因此，異步通信反而有效地進行交流。當你使用任何工具向其他人傳達信息時，先要整理好自己的想法并傳送信息，而不是將這些信息在不同渠道以比較零碎的形式發送給他們。因此需要花費一些時間收集信息、鏈接和圖像，并將它們整理之后存放或傳輸到一個地方。這使其他人能夠減少尋找數據的時間，節省寶貴的時間，并提高效率。”
(3)停止與別人聊天
Techloris公司首席執行官Shayne Sherman說：“我認為視頻會議最糟糕的習慣是人們在開會期間聊天。由于網絡延遲問題和連接不良，這是可以理解的，但是我認為這是人們需要考慮的事情。如果由一名主管主持會議，那么其他員工最好在聊天中鍵入他們想發言的內容。可以使用“舉手”功能或聊天框中的簡單表情符號，讓主持會議者知道誰想發言。如果每個員工都采用這種做法，召開的虛擬會議將更加順利。”
(4)減少干擾
麻省理工學院開放式學習高級主管Erdin Beshimov說，“在視頻會議中，需要關閉通知信息，否則容易受到干擾，降低工作效率。此外需要更多地進行一對一通話，而不是采用Zoom視頻進行通話，例如邊散步邊打電話，就會集中注意力，并更好地協作。人們可以通過視頻會議互動協作，但打電話在傾聽的同時也可以思考和集中注意力。現代社會的許多創新理念都是通過通話中構思出來的。”
他說：“如果集中注意力，那么就可以通過打電話進行溝通。可以嘗試這樣的技巧：給自己指定一個時間段來完全集中注意力(例如30分鐘或1小時)，集中精力完成一項任務。員工與同事之間開展合作也要全力以赴，不要分心。例如，如果通過Zoom進行視頻通話，則需要充分參與，這樣也會縮短會議時間。”
(5)消除背景噪音
Goaltry公司首席執行官Ethan Taub說，“背景噪音對視頻會議來說是一個主要問題。大多數人都會保持麥克風靜音，但有時可能會忘記，因此需要采用一種可以檢測并只有在音量高于一定水平時激活麥克風的服務，這樣可以自行調整。麥克風只有在檢測到發言時才會激活。當然，最好的選擇是找到一個安靜的空間參加視頻會議。”
(6)遏制不斷的干擾
What-In-Tech創始人、富士通公司高級IT項目經理Kaelum Ross說，“IT工作者低估了即時消息通知或Zoom視頻會議即興邀請的干擾程度。對于工作場所的研究表明，工作人員在注意力受到干擾之后需要5至20分鐘的時間才能完全集中精力。在繁忙的IT環境中，這些中斷每小時可能會發生幾次。”
他說：“我們要求員工在日歷中標注需要完成的重要任務，并確保更少地使用Zoom視頻會議，因此顯著減少這種情況的發生。我們鼓勵團隊更改即時消息上的通知狀態(刪除聲音、彈出窗口和燈光)。對于艱巨的任務，我們也使用“‘請勿打擾’模式。這三件事使團隊在看待工作日和舒適完成任務的能力方面有了顯著改善。當然，高優先級的事情需要立即引起注意，但是我們只關注緊急情況下的通話(不依賴即時消息)。”
(7)投資更好的協作技術
Coffeeble公司首席執行官兼創始人Thomas Fultz說，“員工在參加視頻會議之前，需要檢查他們的設備是否正常，因為發出嘶嘶聲的麥克風或者模糊不清的網絡攝像頭都不利于召開富有成效的會議。如果每個人都有合適的設備，那么每次視頻會議都可以專注于工作內容，而不是其他事項。”
(8)超越視頻思考會議協作
WikiLawn總裁Dan Bailey說，“Zoom會議疲勞是一個現實問題。我認為，解決這一問題的最佳方法是引入其他協作方式，而不僅僅是通過視頻會議進行討論。例如，我們使用虛擬白板來討論問題。對于視頻會議協調者來說，讓所有人參與并獲得反饋也是一個好主意。主管可以提前給出會議主題，以便員工有機會提出自己的想法，然后讓每個人都有發言的機會。”
(9)及時回復
LTHR Shaving公司聯合創始人Timmy Yanchun說，“實際上，虛擬交流與隨時在辦公室與他人進行溝通有很大不同。要成為一名更好的溝通者，需要記住必須及時回復。如果在一段時間內未閱讀任何消息，可能會阻礙項目的完成。因為溝通與生產力密切相關，現在有這么多人員在遠程工作，可能需要更好地了解一些內容。因此需要及時回復，甚至要進行解釋，以確保收件人理解答復。”
(10)進行反思并勇于改變
凱捷公司技術未來負責人Sarah Pope說，“為了在2021年成為更好的虛擬合作者，很多人于2020年在虛擬協作方面積累了一些經驗和教訓。如果還沒有回顧一下與團隊成員的合作方式(溝通渠道、團隊會議、工作方式、包容性和期望)，那么現在是塑造并確立新常態的時候。”
她說：“對2020年發生的情況進行回顧，是找出更好的工作實踐并推動新突破的最好方法。盡管員工與同事或領導不在現場進行的一些討論可能會具有挑戰性，但其結果和改進是值得的。”
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