我國(guó)信息化建設(shè)在近年來(lái)取得了顯著成就，OA辦公系統(tǒng)也得到了越來(lái)越多的重視。如今，OA辦公系統(tǒng)不僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì)議安排、文獻(xiàn)檢索、電子表格等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理和交換過(guò)程，更是科學(xué)的管理思想在先進(jìn)的技術(shù)手段下的物化。如何讓OA辦公系統(tǒng)蘊(yùn)含的管理思想在企業(yè)中成功落地，實(shí)施是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
在行業(yè)內(nèi)成功應(yīng)用率排第一的萬(wàn)戶在OA辦公系統(tǒng)實(shí)施上無(wú)疑最有發(fā)言權(quán)。自1998年成立以來(lái)，萬(wàn)戶已為三千多家企業(yè)和政府提供了軟件技術(shù)服務(wù)，其中包括解放軍某部、伊利集團(tuán)、東風(fēng)汽車、西藏電信、北京住房公積金管理中心、松下、信誠(chéng)人壽、榮事達(dá)、美特斯邦威、萬(wàn)科房產(chǎn)、美菱、江淮汽車、古井集團(tuán)、安徽省人民政府等，其優(yōu)秀的產(chǎn)品是成功應(yīng)用的根本，而完善的實(shí)施是有力保障。如何讓OA辦公系統(tǒng)得到更好的實(shí)施，萬(wàn)戶對(duì)廣大用戶給出了以下建議：
領(lǐng)導(dǎo)重視
在萬(wàn)戶看來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)重視是辦公自動(dòng)化工作能夠有序推進(jìn)的根本。在企業(yè)OA辦公系統(tǒng)安裝、培訓(xùn)、試運(yùn)行、和正式運(yùn)行的過(guò)程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予極大關(guān)注和指導(dǎo)，帶頭參加培訓(xùn)和使用OA辦公系統(tǒng)。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合，明確專人對(duì)接，加快了辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與推進(jìn)，并組織部門員工主動(dòng)參與培訓(xùn)。通過(guò)集中學(xué)習(xí)，個(gè)人自學(xué)等形式，既可以提高干部員工的計(jì)算機(jī)和OA辦公系統(tǒng)的操作使用能力，又增強(qiáng)了干部員工的信息化意識(shí)，推進(jìn)組織信息化建設(shè)的進(jìn)程。
硬件投入
硬件投入是OA辦公系統(tǒng)能夠有效推進(jìn)的基礎(chǔ)。為進(jìn)一步提高企業(yè)的辦公自動(dòng)化水平，企業(yè)應(yīng)為各部門配齊辦公電腦及相關(guān)辦公設(shè)備，甚至需要為管理人員配備智能移動(dòng)終端，讓移動(dòng)辦公普及開來(lái)。同時(shí)，為有效推進(jìn)辦公自動(dòng)化工作，企業(yè)還應(yīng)為OA辦公系統(tǒng)配備專門的系統(tǒng)管理員，具體負(fù)責(zé)企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的日常維護(hù)工作。在此基礎(chǔ)上，每個(gè)部門最好再指定一名部門管理員，由企業(yè)集中進(jìn)行培訓(xùn)，再由部門管理員對(duì)本部門人員進(jìn)行傳授，確保了辦公自動(dòng)化工作有效推進(jìn)。
制度健全
制度健全是辦公自動(dòng)化工作能夠穩(wěn)步運(yùn)行的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)建立健全與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的相關(guān)管理制度，規(guī)范辦文流程;明確相關(guān)表單的審批程序;明晰用戶的權(quán)限、責(zé)任和義務(wù)。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)出臺(tái)文件管理、存檔以及系統(tǒng)管理等方面的文件，如明確規(guī)定除對(duì)外申報(bào)材料，內(nèi)部文件一律不得再以紙質(zhì)文件印發(fā)，通過(guò)企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化工作的有效管理，保證了辦公自動(dòng)化工作的持續(xù)推進(jìn)。
分步實(shí)施
一般用戶都覺得，既然付了這么多錢，那便多要些東西，所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。但萬(wàn)戶建議，為了確保項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及實(shí)施和推廣的效率，務(wù)必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如郵件系統(tǒng)、企業(yè)的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡(jiǎn)單的流程等。
用戶培訓(xùn)
培訓(xùn)有兩個(gè)方面：一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對(duì)軟件所使用工具的熟練程度將對(duì)系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識(shí)，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
在當(dāng)前大的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，眾多企業(yè)都希望運(yùn)用信息化手段來(lái)提升競(jìng)爭(zhēng)力，OA辦公系統(tǒng)成為首選。但選擇了一個(gè)滿意的OA辦公系統(tǒng)之后，項(xiàng)目的實(shí)施便變得十分關(guān)鍵。連續(xù)3年獲得中國(guó)軟件協(xié)會(huì)優(yōu)秀軟件產(chǎn)品稱號(hào)的萬(wàn)戶正是在提供優(yōu)秀產(chǎn)品之后，在實(shí)施上用心為用戶著想，才能讓OA辦公系統(tǒng)在用戶日常運(yùn)營(yíng)中得到成功應(yīng)用，發(fā)揮出了最大價(jià)值。
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