作為協同辦公的工具，OA時刻處理著人機交互，其易用性尤其不能輕視，并且已經成為成熟協同產品的重要標志。國內優秀的協同辦公廠商萬戶表示，協同辦公系統的易用性是先進復雜的技術平臺和“用戶導向模式”支撐下的靈活易用。只有在真正滿足了用戶功能需求的基礎上，才可以讓協同辦公系統順暢的融入企業，追求不斷完美的用戶體驗需求，最終實現真正的易用性。

面對現實的組織結構，公司對系統易用性的高要求不言而喻。

首先，企業信息化需要讓全體員工包括領導都真正參與進來，尤其是日常辦公中必不可少的協同辦公系統。然而，公司內部員工年齡層跨度較大，在60、70、80、90后同處一個辦公室的情況下，計算機水平參差不齊，在對新事物的理解和接受速度上也不一致。

其次，系統是否易用直接決定了公司培訓成本的高低。操作復雜的協同辦公系統意味著更高的培訓成本。其中包含時間成本、財務成本、人工成本、硬件成本等等。而且，易用性不高的系統僅教會企業決策者一方熟悉掌握就需要花費很長一段時間，更不要說讓企業全體上下熟練運用。很多企業就因為系統操作太復雜無法全員推廣使用致使項目半途而廢。

于是，企業對系統的易用性的呼聲也越來越高，其中協同辦公系統的易理解性、易學習性、易操作性均成為企業CIO選型中不可輕視的重要因素。

一、OA系統的易理解性

首先是對產品的前期理解，包括產品的介紹、宣傳資料。如今，許多廠商對自我產品包裝過度，美其名曰時尚前衛，洋洋灑灑一大篇，讓用戶越看越朦朧。萬戶網絡一貫堅持用最簡練的語言闡釋最真實的產品，萬戶認為，產品資料關鍵在于言簡意賅，語言直白，用簡練的文字讓用戶最快讀懂、了解產品才是王道。

其次是對功能名稱和圖標的理解和熟識。系統功能的名稱和圖標應該簡單、明了、沒有歧義、容易理解，而不是讓用戶去猜測它的真實作用。萬戶網絡秉持根據具體應用情況為客戶量身打造符合其使用習慣的功能名稱和圖標，便于客戶的操作使用。

二、OA系統的易學習性

容易學習是用好軟件的第一步。易學習性高的協同辦公系統要求員工進入操作界面后一目了然，能夠直觀、快速的找到自己所需要的功能菜單，并能方便地完成操作。而系統使用手冊多出自專業人員之手，大量的專業術語使得計算機水平本不高的用戶無法理解，造成晦澀難懂的尷尬局面。萬戶網絡始終站在用戶的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細致、邏輯清晰，盡量避免專業術語，每一步操作步驟清楚、細致，讓用戶輕松獲得幫助。

其次，易用的協同辦公系統允許管理員在最短的時間內完成系統的安裝、初始設置、用戶錄入以及權限分配，進行培訓后，保證用戶在最快的時間里熟練使用常用功能，不僅降低技術人員日后的重復工作，更為企業節省大量的學習成本。這也是萬戶網絡始終堅持的原則，將繁雜交給自己，將簡便留給客戶。

三、OA系統的易操作性

操作的易用性主要體現在軟件的界面設計合理、操作簡單以及人機交互界面友好等。易操作的協同辦公系統各項功能設計直接，爭取經過簡單培訓，讓企業員工直接上手操作，無需過多的依賴操作手冊和培訓。與此同時，現在的協同辦公系統功能越來越多、越來越細化，在不斷強化功能應用的同時，也一直在追求操作效率的最大化。通過盡可能地減少操作頁面、簡化工作流程，不斷提高易操作性，來提升企業工作效率，節約人力成本。例如，在萬戶網絡ezOFFICE（www.whir.net）流程中，采用圖形化、可拖拉式的方式進行流程定義，流程建模直觀、簡潔。在具體操作上，爭取最簡便的流程和步驟，在一個界面完成整體操作。

眾所周知，協同辦公系統產生的初衷就是為了將繁雜的紙質傳統辦公簡便化，快捷化，也只有容易操作的協同軟件，才能做到真正高效的辦公助手。綜上所述，協同辦公系統的易用性在應用中舉足輕重，也越來越成為企業CIO在選型時不可輕視的重要考慮因素。