不斷創新辦公系統能力，實現無紙化辦公，既是企業降本增效的需要，也是企業提高勞動生產率的重要一環。日前，在各有關單位的共同努力下，長鋼OA協同辦公系統開始試運行，8月1日將正式上線。
此前，長鋼一直采用傳統紙質辦公方式，公司每年公文超過5000份，紙質審批效率不高，存檔及查詢不方便。據公司供應處統計，2014年公司范圍內所有單位的A4幅面打印紙招標采購量達800箱，每箱單價190元，合計152000元；A3幅面打印紙招標采購量達500箱，每箱單價為200元，合計100000元；每年打印機硒鼓及硒鼓粉消耗約60000元；打印機購置及維修費約140000元；上述四項總計為452000元。
為了實現公司公文流轉、行政類審批、知識文檔和信息發布的高效管理，打造電子化協作辦公的管理模式，降低運營成本，提升公司管理水平，公司提出建設OA系統。該系統主要功能有公司內部信息門戶、公文應用、電子審批、會議管理、信息發布、知識管理、移動辦公等七方面。系統上線后，通過實現無紙化辦公，上述費用可降低80%，即直接降本361600元/年。
從去年年底開始，長鋼相關處室對工程方案開始研討和設計，今年3月公司對該工程進行了立項。之后，長鋼和首鋼自動化信息技術有限公司分別負責采購系統的硬件和軟件，并同步對各單位辦公系統人員實施了培訓。
據了解，該系統上線后，一是可提高戰略及組織執行能力，使管理行為可視化，過程信息可塑化，時間控制精細化。二是可整合信息與數據資源，與其他異構管理系統整合，打破組織信息孤島，建立完整而有效的信息數據庫。三是可降低組織運營成本，即無論何時、何地、以何種方式均可進行業務處理，節約通訊成本、辦公成本等。四是可建立敏捷組織，能以個體職工為節點提高整體團隊工作效率，縮短信息對稱時間，提高決策效率。
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