幾年的信息化發(fā)展歷程，使得OA依靠穩(wěn)定的安全性、通訊的便捷性、人性化的監(jiān)管性等優(yōu)勢在廣大企業(yè)中迅速普及，辦公自動化系統(tǒng)在眾多企業(yè)中己成為內(nèi)部的管理運作核心，為企業(yè)發(fā)展起著不可估量的作用。面對琳瑯滿目的協(xié)同產(chǎn)品，如何把好選型關(guān)，找到最適合自己企業(yè)的軟件是值得CIO們思考的問題。企業(yè)OA的選型更應(yīng)關(guān)注以下五大因素，這樣方可保證OA系統(tǒng)在企業(yè)中良性健康運行。
易用性
由于大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，每一代人對操控性的概念和需求。比如60后的領(lǐng)導(dǎo)對電腦操作不熟練，70后喜歡用鍵盤，而80、90后喜歡用觸摸屏操作，眾口難調(diào)，給軟件的選擇帶來了新的難題。企業(yè)信息化需要讓組織全體員工包括領(lǐng)導(dǎo)都真正參與進來，尤其是日常辦公中必不可少的協(xié)同OA軟件，易用性仍然是選型中的首要因素。市場上很多軟件操作起來復(fù)雜異常，通常僅教會企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費很長一段時間，更不要說讓企業(yè)全體上下熟練運用。很多企業(yè)就因為操作太復(fù)雜無法全員化使用而最終放棄。
移動性
據(jù)調(diào)查顯示，在全球范圍內(nèi)有32%的員工在工作中依賴超過一個以上的移動設(shè)備。就協(xié)同OA軟件而言，大部分應(yīng)用在于協(xié)作和溝通，移動化可以極大提高工作效率。由此可見，移動協(xié)同OA的應(yīng)用需求十分旺盛。因此，在企業(yè)的軟件選型過程中，移動性也必將成為重要的考慮因素。這樣企業(yè)員工可以不受時間和空間的限制，利用碎片時間進行任務(wù)處理，保證業(yè)務(wù)的隨機處理性。
擴展性
與企業(yè)現(xiàn)有ERP、CRM、HR、財務(wù)等系統(tǒng)相融合集成，是OA系統(tǒng)的大勢所趨。這是因為OA系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成為企業(yè)信息化辦公的中樞系統(tǒng)，由于OA系統(tǒng)面向管理者的特點，越來越多的企業(yè)開始把信息化的目光轉(zhuǎn)移到協(xié)同管理領(lǐng)域，并將打破信息孤島、應(yīng)用孤島、資源孤島，構(gòu)建統(tǒng)一辦公門戶作為信息化建設(shè)的一項重要任務(wù)，這時候就需要平臺之間的整合集成。或許，未來OA將發(fā)展成所有系統(tǒng)的桌面形式。
穩(wěn)定性
軟件產(chǎn)品的穩(wěn)定性和成熟度，是衡量軟件優(yōu)劣的一個重要指標，也是反映OA軟件廠商實力差距的一個例證。如果某軟件廠商是成立不久的OA軟件廠商，其OA軟件便不可能具有較高的穩(wěn)定性和成熟度。因為軟件的穩(wěn)定性和產(chǎn)品的成熟度，是在用戶不斷反饋應(yīng)用體驗之后，再通過企業(yè)自身不斷改進，這是一個循序漸進的進程，屬于長期的過程。反之，如果沒有一定時間和行業(yè)背景的沉淀，就妄談自身產(chǎn)品具有很高的穩(wěn)定性和成熟度，那無疑是一種言不由衷的謊言。
流程管理
流程管理是OA系統(tǒng)最重要的核心。因為OA系統(tǒng)的核心作用就是解決多人員、多部門間的高效協(xié)同辦公問題，而這個工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個OA系統(tǒng)，也正因為強大的流程管理，OA系統(tǒng)才能夠真正實現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用。
OA系統(tǒng)中，流程管理以事務(wù)性流程居多，即非業(yè)務(wù)性流程。但部分研究院、事業(yè)型單位、中小企業(yè)等也在通過OA系統(tǒng)管理大量的業(yè)務(wù)流程。集成業(yè)務(wù)流程管理，也是OA系統(tǒng)發(fā)展的一個重要趨勢。之所以出現(xiàn)這種情況，是因為這些企業(yè)缺乏適合自己的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而通過對OA系統(tǒng)中的流程管理進行改造，來實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理是一個行之有效的辦法，既實現(xiàn)了辦公、業(yè)務(wù)一體化管理，又非常的便利，成本也很低。
技術(shù)發(fā)展日新月異，要求協(xié)同OA軟件選型必須跟得上技術(shù)和需求的潮流，才能讓先進的信息技術(shù)為我所用，提升管理效率。而不能與時俱進的產(chǎn)品，無論看起來功能多豐富，性價比多高，都可能造成與企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的不配套，無法達到提升效率的目的。因此，OA軟件的實用功能能否滿足企業(yè)自身的需求。只有目標明確，反復(fù)對OA軟件進行準確而詳盡的分析，才能選好OA的型。選對了產(chǎn)品，用透了軟件的功能，才能實現(xiàn)找對門做對事，才能夠走好企業(yè)信息化的第一步。
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