在實施準備階段,企業必須充分了解實施ERP對企業的深遠影響,進行科學地論證,并需要咨詢公司或開發商的協助。企業與咨詢公司或開發商應本著互惠互利和相互信任的精神,以科學的ERP理論為指導,以企業的現實情況和長遠發展目標為依據,對企業實施ERP的規模和模式作出準確,客觀的定位。同時,為了避免上述風險的發生,可采取以下控制策略:
(1)企業自我論證
成立領導機構負責ERP實施過程中的各種事務。在該機構的統一協調下,企業首先自行實施ERP可行性論證,明確實施ERP的目標和計劃,并下定決心全力實施。企業根據自身經營的客觀需求,結合以往的信息化經驗和經營管理的歷史數據,客觀分析企業ERP實施規模和步驟,確保ERP系統適合企業自身管理經營特點。
(2)實行咨詢單位與開發商選擇的分離
為了避免出現定位不準確,企業不應聘用同一單位進行ERP實施咨詢服務和系統開發。企業應先獲得具有一定資質和實力的咨詢公司的指導,修正企業實施ERP的目標和計劃。咨詢公司在深入了解企業的實際經營管理情況后,按照ERP系統實施的科學規律,幫助企業制定科學的實施方案。企業結合咨詢公司的實施方案,在充分論證實施ERP的規模和步驟等具體方案后,再選擇開發商。
(3)企業采取招標方式選擇開發商
為了提高實施ERP的效率和降低成本,企業應采用招標方式選擇開發商。通過驗證開發商的資質和綜合實力,比較開發商們提供的ERP實施方案和技術實力,著眼于長遠合作的目標,公正選擇有利于企業實施ERP的合作伙伴。在選擇開發商時,應與各個開發商充分交流,了解開發商的技術實力,信譽,管理能力以及實施的項目情況,并進行綜合比較,結合企業領導層的意見,選擇最適合的開發商。
(4)二次論證
企業選擇開發商的過程也是企業不斷完善自身ERP系統需求的過程。在這個過程中,企業比較各個開發商提供的實施方案和實施意見,結合開發商對企業提供的各種ERP系統實施技術支持,修正或補充實施ERP的目標和計劃,制定出更符合企業實際情況的ERP系統實施方案。
(5)加強合同管理
企業與開發商或咨詢公司之間主要通過簽訂的合同來相互制約,企業應在合同的簽訂過程中,充分利用自己的主動優勢,本著有理,有利,有節的態度,最大程度地保障自己的利益,做到合同細致,靈活,責任明確,公正和客觀,并保障開發商的合法利益。企業與開發商簽訂的合同需要做到專業,合法,并且符合行業規范,由專業人員進行合同的編寫和檢驗,防止出現合同失誤。
ERP實施準備階段的工作將直接影響到ERP實施的成敗,企業要以科學的態度和嚴謹求實的作風,本著對企業長遠發展負責的態度,踏實開展各種準備工作,盡量避免ERP實施過程中各種風險的發生。