數據整合包括數據清理和數據管理。數據清理和數據管理是每個成功的CRM計劃的重要組成部分，并且應該在CRM計劃開始時就要進行。為服務好客戶，企業應該及時清理垃圾數據、整合外部系統資源，已達到消除信息孤島、及時響應外界變化的能力。
數據清理從理論上來講非常簡單，只需快速清除你所有的數據庫事務即可，但實際執行起來卻不容易。
在現實世界中的云系統中，你可能有幾十個松耦合的數據庫。企業通常需要在幾秒鐘內更新一次數據庫，但在某些情況下：如周末系統刷新或季末報告等事務可能會持續一個小時甚至更長時間。
因此，在松耦合的云系統中，企業首先要做的是確保所有終端系統上有任何事務的時間戳，并確保您的業務邏輯，明白該怎么做以防你在幾個小時后又有一個“新”的更新。
時間戳對于如交易，支付，或轉讓等事務來說很實用。但是，對于我們的通常不會有太大的核算內容的核心系統CRM是不適用的。
這是因為，CRM與其他企業級應用軟件不同，它對數據標準要求不同。因為CRM系統內數據較敏感，涉及到客戶資料，且數據更新頻繁，一些個別的數據可能會創下一天更新數次的記錄。因此，筆者認為，當更新CRM表時，光有時間戳標記是不夠的，CIO應當設置訪問CRM表權限，并設定驗證規則或編碼機制等限制條件以防數據可能發生改變。
對于CRM系統來講，更新數據時還需要考慮到外部系統，業界認為做好的做法是對CRM表做反平衡控制。例如，當企業開拓市場，建立一個新的銷售渠道時，企業可能就有必要建立一個“新”的賬戶，但這個賬戶其實有可能已經存在您的CRM系統中。而企業的外部系統可能會顯示出與你已有賬戶不同的名稱。這樣可能會出現三個問題：
1、你不能確定CRM系統中的Joe Bigshot和外部系統中的Joe Biggs-Haute是否相同
2、你不能確定CRM系統中的 joe.bigshot＠gmail.com和外部系統中的 joebigshot＠company.com是否相同
3、你不能確定新數據是好于還是差于舊數據，尤其是當你合并來自外部系統數據庫的數據。
鑒于上述三點，簡單更新現有記錄可能是一次對數據破壞行為。因此，筆者建議你故意創建一個重復的記錄。創建記錄時，為便于進行后續評估和數據核對，可把創建的記錄發送到您的銷售業務部門或會計部門。通常情況下，新的記錄將成為你已創建主關系記錄的孩子，這樣外部系統可以繼續更新 “副本”數據。
重復的記錄創建好后，我們需要對CRM與外部系統的數據進行整合。筆者認為，當合并故意創建重復記錄的記錄時，你需要采取一些狡猾的技巧。傳統的合并常規記錄通常采取靜態規則（如“最近更新”或“最好的數據質量”）。由于合并的通常是紀錄，而不是字段，因此，你可能會丟失部分字段內容，如一個新的電話號碼或電子郵件地址。
為找回這會這些丟失的字段內容，筆者建議企業按照標準合并規則，做一個長期的文本字段，復制 “備用字段”到丟失的字段內容。長期的文本字段可串聯使用“XML-Lite的”樣式（例如，“使OtherPhone:800-555-1212，AssistantEmail：joan＠didion.com”）的額外的數據位。有一個更加明確的“額外”的數據位能讓更精確的找回丟失的數據。
總之，確保CRM數據庫里增加有價值的數據，而不是盲目地肯定這是最新的最新值才是解決之道。因為有時候，最晚更新的數據不一定是最好的。
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